Kantoorverhuurders en de Wwft: Wat zijn je verplichtingen?

Val je als kantoorverhuurder onder de Wwft?

Of een kantoorverhuurder onder de Wwft valt, is afhankelijk van de rol die je als verhuurder vervult. Een verhuurder die rechtstreeks, zonder tussenkomst van een derde partij, zijn kantoorruimte verhuurt, valt in de meeste gevallen niet onder de Wwft. Wordt voor de verhuur een makelaar, rentmeester of andere bemiddelaar ingeschakeld, dan rusten de Wwft-verplichtingen in beginsel op die bemiddelaar en niet op de verhuurder zelf.

Dat betekent echter niet dat verhuurders geen verantwoordelijkheid hebben. Ook zonder directe Wwft-plicht kan het verstandig zijn om huurders zorgvuldig te screenen, bedrijfsgegevens te controleren en alert te zijn op ongebruikelijke situaties. Steeds meer vastgoedorganisaties doen dit vanuit risicobeheer, compliance-eisen van financiers of vanwege sanctiewetgeving.

Domicilieverlening: een belangrijke uitzondering

Voor kantoorverhuurders is er wel één belangrijke uitzondering om rekening mee te houden. Wanneer je namelijk niet alleen kantoorruimte verhuurt, maar ook een vestigingsadres of postadres ter beschikking stelt én daarbij aanvullende diensten verleent, zoals het ontvangen en doorsturen van post, kan er sprake zijn van domicilieverlening. Domicilieverleners worden onder de Wwft aangemerkt als trust- en vennootschapsdienstenverleners, omdat dergelijke dienstverlening een verhoogd risico op misbruik van vennootschapsstructuren met zich mee kan brengen; in dat geval kunnen wél Wwft-verplichtingen gelden. Verhuurders die dergelijke diensten aanbieden, doen er daarom verstandig aan te beoordelen of zij onder het Wwft-toezicht vallen.

Drie aandachtspunten voor professionele verhuurders

Hoewel de meeste kantoorverhuurders niet rechtstreeks onder de Wwft vallen, zijn er wel enkele belangrijke aandachtspunten die bijdragen aan verantwoord vastgoedbeheer.

• Het vaststellen van de identiteit van de huurder
• Het opvragen van een recent KvK uittreksel,
• Het controleren van bedrijfsactiviteiten
• Het verkrijgen van inzicht in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van een onderneming
• Het beoordelen of het voorgenomen gebruik van de ruimte aansluit bij de activiteiten van de huurder.
  
  

• Wijzigingen in bedrijfsactiviteiten.
• Signaleren wanneer het gebruik van de ruimte afwijkt van de gemaakte afspraken.
• Extra aandacht hebben voor onduidelijke betalingsconstructies of betalingen via derden.
• Vastleggen van relevante documentatie en correspondentie.
  
  

• Ondoorzichtige bedrijfsstructuren
• Ondernemingen waarvan de activiteiten moeilijk te achterhalen zijn
• Huurders die terughoudend zijn met het verstrekken van basisinformatie
• Complexe internationale eigendomsstructuren zonder duidelijke reden
• Gebruik van de kantoorruimte dat niet aansluit bij de opgegeven bedrijfsactiviteiten
• Zorg voor een vaste procedure bij de acceptatie van nieuwe huurders
• Controleer bedrijfsgegevens en identificeer de contactpersonen
• Leg vast welke informatie wordt verzameld en beoordeeld
• Evalueer periodiek of bestaande huurrelaties nog aansluiten bij het oorspronkelijke risicoprofiel
  

De gevolgen van onvoldoende onderzoek

Voor verhuurders ligt het grootste risico vaak niet in het overtreden van de Wwft, maar in het onbewust faciliteren van fraude, criminaliteit of andere integriteitsproblemen. Daarom is het voordelig om te werken met een gestructureerde aanpak:

• Zorg voor een vaste procedure bij de acceptatie van nieuwe huurders
• Controleer bedrijfsgegevens en identificeer de contactpersonen
• Leg vast welke informatie wordt verzameld en beoordeeld
• Evalueer periodiek of bestaande huurrelaties nog aansluiten bij het oorspronkelijke risicoprofiel
  

Zeker weten dat je geen risico's over het hoofd ziet?

De meeste kantoorverhuurders vallen niet rechtstreeks onder de Wwft. Toch wordt het steeds belangrijker om te weten met wie u zakendoet. Door huurders zorgvuldig te screenen, bedrijfsactiviteiten te controleren en alert te blijven op ongebruikelijke situaties, kunnen risico's aanzienlijk worden beperkt. Want voorkomen, is beter dan herstellen.

Heb je vragen over de toepassing van de Wwft, huurdersscreening of integriteitsonderzoek binnen vastgoed? De specialisten van RegLab helpen je graag bij het beoordelen van risico's en het inrichten van een passend complianceproces.