01/06/2026
In een recente tuchtzaak bleek dat een notaris cliëntinformatie van vaste cliënten niet per dossier vastlegde. De informatie werd uitsluitend bewaard in een centrale, fysieke map op kantoor. In afzonderlijke dossiers werd vervolgens alleen naar deze map verwezen, zonder dat het cliëntonderzoek voor de specifieke opdracht werd gedocumenteerd. Volgens de tuchtrechter voldoet deze werkwijze niet aan de eisen die voortvloeien uit de poortwachtersrol van de notaris.
Het BFT benadrukt naar aanleiding van deze uitspraak het belang van een zorgvuldige en transparante dossiervoering. Kantoren moeten per dossier kunnen aantonen dat zij aan hun verplichtingen uit de Wwft hebben voldaan. Daarom moet uit ieder dossier blijken welke controles zijn uitgevoerd, welke informatie is verzameld en welke afwegingen daarbij zijn gemaakt. Alleen dan is achteraf inzichtelijk hoe het cliëntonderzoek tot stand is gekomen en kan tijdens een toezichtonderzoek worden aangetoond dat aan de wettelijke vereisten is voldaan.