Hoe implementeer je de Wwft in de bedrijfscultuur?

In de praktijk zien we dat veel kantoren dezelfde valkuilen tegenkomen. Beleidsdocumenten bestaan wel, maar worden niet gevolgd. Taken liggen vaak bij ondersteunend personeel dat gegevens kan verzamelen, maar niet beoordelen. En als partners of management het belang niet uitdragen, doet de rest dat ook niet. Zo ontstaat onduidelijkheid over verantwoordelijkheden, blijven meldingen uit en loopt het kantoor risico.

Zelfs de beste software lost dat niet op. Pas als iedereen begrijpt waarom de regels er zijn en welke rol hij of zij speelt, wordt naleving vanzelfsprekend.

Zo krijg je iedereen mee in het Wwft-proces 

Draagvlak creëren begint met bewustwording. Erken dat naleving soms lastig is, maar leg ook uit waarom het moet. Maak bijvoorbeeld risico’s concreet door voorbeelden van toezicht of sancties te delen.

Daarna volgt gezamenlijke verantwoordelijkheid. Laat zien dat Wwft-naleving niet iets is van de complianceafdeling alleen, maar van iedereen. Breng een positieve boodschap: zo werken wij en zo helpen we onszelf vooruit. Dat werkt alleen als directie en management het goede voorbeeld geven en de naleving zichtbaar ondersteunen.

Als derde stap volgt een duidelijke taakverdeling. Een goed Wwft-proces is helder en werkbaar. Iedereen weet welke stap hij of zij uitvoert. Wie maakt een cliënt aan? Wie beoordeelt de documenten? Wie geeft uiteindelijk de goedkeuring? De eindverantwoordelijke professional houdt vervolgens de controle.

Omgaan met weerstand

Nieuwe processen of software, zoals RegLab, kunnen in eerste instantie wrijving veroorzaken. Medewerkers ervaren het als extra werk of missen duidelijkheid over hun rol. Begrip tonen helpt al heel wat, maar duidelijke richtlijnen zijn minstens zo belangrijk. 

Voorkom weerstand door het proces zorgvuldig te introduceren: 

• Leg uit waarom de tool of het nieuwe proces nodig is en welk probleem je ermee oplost. 
• Laat zien hoe het nieuwe proces fouten vermindert en tijd bespaart. 
• Zorg voor training en begeleiding zodat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht.

De Wwft is geen keuze, maar de manier waarop je deze naleeft kun je wel zo werkbaar mogelijk maken. Benadruk dus de positieve punten van een nieuw proces of tooling. Digitalisering en een gebruiksvriendelijke tool zoals RegLab maken het proces eenvoudiger, sneller en minder foutgevoelig. Een groot deel van het werk wordt zo uit handen genomen. Zo wordt de Wwft niet alleen nageleefd, maar ook werkbaar gemaakt. 

Houd de Wwft levend

Cultuur verander je niet met één beleidsdocument. Blijf het onderwerp actueel houden met kwartaalupdates en praktijkvoorbeelden. Maar maak het onderwerp ook interactief, bijvoorbeeld met een jaarlijkse live training in plaats van een digitale verplichting. 

Benoem daarnaast één Wwft-verantwoordelijke die veranderingen binnen de Wwft en sancties volgt en intern communiceert. Zo blijft de Wwft op de agenda en wordt het onderdeel van de bedrijfscultuur. Er ontstaat meer bewustwording en begrip. 

Zo weet je of het werkt 

Tot slot: monitor naleving structureel. Met interne controles, audits of periodieke check-ins wordt snel duidelijk of processen goed worden gevolgd. Zo kun je tijdig bijsturen en voorkom je dat naleving een papieren werkelijkheid blijft.