Wie Sie GwG in der Unternehmenskultur Ihrer Kanzlei verankern

In der Praxis sehen wir, dass viele Kanzleien auf die gleichen Fallstricke stossen. Richtlinien sind vorhanden, werden aber nicht eingehalten. Aufgaben liegen häufig bei unterstützenden Mitarbeitenden, die Daten sammeln können, diese jedoch nicht beurteilen dürfen. Und wenn Partner oder die Geschäftsleitung die Bedeutung von Compliance nicht vorleben, wird dies auch im restlichen Unternehmen nicht geschehen. Dies führt zu Unklarheiten bei Zuständigkeiten, Meldungen werden nicht gemacht und die Kanzlei setzt sich Risiken aus.

Selbst die beste Software kann dieses Problem nicht lösen. Erst wenn alle verstehen, warum die Regeln existieren und welche Rolle sie spielen, wird Compliance zur Selbstverständlichkeit.

Wie Sie alle in den GwG-Prozess einbinden

Akzeptanz beginnt mit Bewusstsein. Erkennen Sie an, dass Compliance manchmal schwierig sein kann, erklären Sie aber auch, warum sie notwendig ist. Machen Sie Risiken greifbar, indem Sie beispielsweise Beispiele aus der Aufsicht oder von Sanktionen teilen.

Darauf folgt die gemeinsame Verantwortung. Zeigen Sie, dass GwG-Compliance nicht nur Aufgabe der Compliance-Abteilung ist, sondern alle betrifft. Vermitteln Sie eine positive Botschaft: So arbeiten wir, und so bringen wir uns weiter. Das funktioniert nur, wenn Vorstand und Geschäftsleitung mit gutem Beispiel vorangehen und Compliance sichtbar unterstützen.

Der dritte Schritt ist eine klare Aufgabenverteilung. Ein guter GwG-Prozess ist übersichtlich und praktikabel. Jeder weiss, für welchen Schritt er verantwortlich ist. Wer legt einen Mandanten an? Wer prüft die Unterlagen? Wer erteilt die finale Freigabe? Die fachlich verantwortliche Person behält die Kontrolle.

Umgang mit Widerstand

Neue Prozesse oder Software, wie RegLab, können zunächst Reibung verursachen. Mitarbeitende empfinden sie möglicherweise als zusätzliche Arbeit oder sind unsicher über ihre Rolle. Verständnis zu zeigen hilft, aber klare Richtlinien sind ebenso wichtig.

Vermeiden Sie Widerstand, indem Sie den Prozess sorgfältig einführen:

• Erklären Sie, warum das Tool oder der neue Prozess notwendig ist und welches Problem er löst.
• Zeigen Sie, wie der neue Prozess Fehler reduziert und Zeit spart.
• Bieten Sie Schulungen und Unterstützung an, damit alle wissen, was von ihnen erwartet wird.

Die Einhaltung von GwG-Vorgaben ist nicht optional, aber Sie können die Umsetzung so praktikabel wie möglich gestalten. Betonen Sie die Vorteile neuer Prozesse oder Tools. Digitalisierung und eine benutzerfreundliche Lösung wie RegLab machen den Prozess einfacher, schneller und weniger fehleranfällig. Das nimmt Ihnen einen grossen Teil der Arbeit ab. So wird GwG nicht nur eingehalten, sondern auch handhabbar.

GwG als festen Bestandteil im Unternehmen verankern

Kultur lässt sich nicht mit einem einzigen Richtliniendokument verändern. Halten Sie das Thema mit quartalsweisen Updates und praxisnahen Beispielen präsent. Gestalten Sie es zudem interaktiv, zum Beispiel mit einer jährlichen Präsenzschulung statt einer rein digitalen Pflichtübung.

Bestimmen Sie ausserdem eine GwG-verantwortliche Person, die Änderungen im Bereich GwG und Sanktionen verfolgt und intern kommuniziert. So bleibt GwG auf der Agenda und wird Teil der Unternehmenskultur. Gleichzeitig steigt das Bewusstsein und das Verständnis im Unternehmen.

Wie Sie den Erfolg messen

Überprüfen Sie die Einhaltung von Compliance regelmässig und strukturiert. Interne Kontrollen, Audits oder periodische Überprüfungen zeigen schnell, ob Prozesse korrekt eingehalten werden. So können Sie rechtzeitig nachsteuern und verhindern, dass Compliance nur auf dem Papier existiert.