Nella pratica vediamo che molti studi incontrano gli stessi ostacoli. Le policy esistono, ma non vengono seguite. I compiti sono spesso affidati al personale di supporto, che può raccogliere i dati ma non valutarli. E se i partner o il management non promuovono l’importanza della compliance, nemmeno il resto dello studio lo farà. Questo crea incertezza sulle responsabilità, le segnalazioni non vengono effettuate e lo studio si espone a rischi.
Nemmeno il miglior software può risolvere questo problema. Solo quando tutti comprendono perché esistono le regole e quale ruolo svolgono, la compliance diventa naturale.
Come coinvolgere tutti nel processo AML
L’adesione parte dalla consapevolezza. Riconoscete che la compliance può essere complessa, ma spiegate anche perché è necessaria. Rendete i rischi concreti, ad esempio condividendo casi di vigilanza o sanzioni.
Segue poi la responsabilità condivisa. Mostrate che la compliance AML non è solo un compito del reparto compliance, ma riguarda tutti. Comunicate un messaggio positivo: è così che lavoriamo ed è così che miglioriamo. Questo funziona solo se il consiglio di amministrazione e il management danno il buon esempio e sostengono visibilmente la compliance.
Il terzo passo è una chiara suddivisione dei compiti. Un buon processo AML è chiaro e gestibile. Ognuno sa di cosa è responsabile. Chi crea il cliente? Chi valuta i documenti? Chi fornisce l’approvazione finale? Il professionista con responsabilità finale mantiene il controllo.
Gestire le resistenze
Nuovi processi o software, come RegLab, possono inizialmente creare attriti. I dipendenti possono percepirli come lavoro extra o non avere chiarezza sul proprio ruolo. Mostrare comprensione aiuta molto, ma sono altrettanto importanti linee guida chiare.
Prevenite le resistenze introducendo il processo con attenzione:
- Spiegate perché lo strumento o il nuovo processo è necessario e quale problema risolve.
- Mostrate come il nuovo processo riduce gli errori e fa risparmiare tempo.
- Offrite formazione e supporto affinché tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro.
La conformità AML non è facoltativa, ma potete rendere il modo in cui la applicate il più gestibile possibile. Sottolineate gli aspetti positivi di nuovi processi o strumenti. La digitalizzazione e una soluzione intuitiva come RegLab rendono il processo più semplice, veloce e meno soggetto a errori. Questo alleggerisce notevolmente il carico di lavoro. In questo modo, l’AML non solo viene rispettato, ma diventa anche gestibile.
Mantenere l’AML al centro dell’attenzione
Non si può cambiare la cultura con un solo documento. Mantenete il tema attuale con aggiornamenti trimestrali ed esempi pratici. Rendete inoltre l’argomento interattivo, ad esempio con una formazione annuale in presenza invece di un obbligo digitale.
Inoltre, nominate un responsabile AML che monitori le evoluzioni normative e le sanzioni e le comunichi internamente. In questo modo l’AML rimane all’ordine del giorno e diventa parte della cultura aziendale. Si crea anche una maggiore consapevolezza e comprensione.
Come capire se funziona
Infine, monitorate la compliance in modo strutturale. Controlli interni, audit o verifiche periodiche mostrano rapidamente se i processi vengono seguiti correttamente. Questo vi consente di intervenire tempestivamente ed evitare che la compliance rimanga solo sulla carta.
