En la práctica, vemos que muchas empresas se encuentran con las mismas trampas. Existen documentos de política, pero no se cumplen. Las tareas suelen estar en manos del personal de apoyo que puede recopilar datos pero no puede evaluarlos. Y si los socios o la dirección no promueven la importancia del cumplimiento, tampoco lo hará el resto de la empresa. Esto genera incertidumbre sobre las responsabilidades, no se elaboran informes y la empresa se pone en riesgo.
Ni siquiera el mejor software puede solucionar esto. Solo cuando todos comprendan por qué existen las normas y qué papel desempeñan el cumplimiento se hará evidente por sí mismo.
Cómo conseguir que todos se sumen al proceso de PBC
Crear aceptación comienza con la conciencia. Reconoce que el cumplimiento puede ser difícil a veces, pero también explica por qué es necesario. Por ejemplo, haz tangibles los riesgos compartiendo ejemplos de supervisión o sanciones.
A esto le sigue la responsabilidad compartida. Demuestra que el cumplimiento de PBC no es solo un trabajo del departamento de cumplimiento, sino de todos. Transmite un mensaje positivo: así es como trabajamos y así es como nos ayudamos a avanzar. Esto solo funciona si la junta y la dirección dan buen ejemplo y apoyan visiblemente el cumplimiento.
El tercer paso es una división clara de tareas. Un buen proceso de PBC es claro y manejable. Todo el mundo sabe de qué paso es responsable. ¿Quién crea un cliente? ¿Quién evalúa los documentos? ¿Quién da finalmente la aprobación? El profesional con la responsabilidad final mantiene el control.
Enfrentando la resistencia
Nuevos procesos o softwares, como RegLab, pueden causar inicialmente fricciones. Los empleados pueden percibirlo como trabajo extra o carecer de claridad sobre su puesto. Demostrar comprensión ayuda mucho, pero las pautas claras son igual de importantes.
Evita la resistencia introduciendo el proceso con cuidado:
- Explica por qué la herramienta o el nuevo proceso es necesario y qué problema resuelve.
- Muestra cómo el nuevo proceso reduce errores y ahorra tiempo.
- Proporciona formación y orientación para que todos sepan lo que se espera de ellos.
El cumplimiento de PBC no es opcional, pero puedes hacer que la forma en que cumples sea lo más manejable posible. Enfatiza los aspectos positivos de un nuevo proceso o herramienta. La digitalización y una herramienta fácil de usar como RegLab hacen que el proceso sea más sencillo, rápido y menos propenso a errores. Esto te quita gran parte del trabajo. De este modo, el PBC no solo se cumple, sino que también se hace manejable.
Mantén el PBC como tema de discusión
No se puede cambiar la cultura con un solo documento de política. Mantén el tema fresco con actualizaciones trimestrales y ejemplos prácticos. Pero también haz que el tema sea interactivo, por ejemplo con una sesión anual de formación en vivo en lugar de una obligación digital.
Además, nombrar a un encargado de PBC que supervise los cambios dentro del proceso y sanciones y los comunique internamente. Esto mantiene el PBC en la agenda y la convierte en parte de la cultura corporativa. También genera una mayor conciencia y comprensión.
Cómo saber si funciona
Por último, supervisa el cumplimiento en una base estructural. Las inspecciones internas, auditorías o revisiones periódicas revelarán rápidamente si los procesos se están siguiendo correctamente. Esto te permite hacer ajustes a tiempo y evitar que el cumplimiento siga siendo una realidad en papel.
