Doorbelasten van kosten: zo pak je het aan

Druk wegnemen  

Aangezien de regels omtrent de Wwft telkens strenger worden, is er sprake van een toenemende administratieve last en kostenpost. Een manier om wat van deze extra druk weg te nemen, is het doorbelasten van de kosten.  

Je geeft dan van tevoren aan hoeveel tijd je kwijt bent aan de onboarding, administratie, monitoring, etc. De cliënt weet wat hij of zij kan verwachten en jij werkt efficiënter. Bovendien ben je er dan zelf ook zeker van dat je geen extra kosten kwijt bent aan de Wwft-verplichtingen. Dat klinkt goed toch?  

Een nadeel? De implementatie kan nog best lastig zijn. Er zijn namelijk (nog) geen geschreven regels voor het doorbelasten van de Wwft-kosten. Je moet het proces dus volledig zelf uitdenken. Wat belast je precies door? En, hoe maak je het duidelijk naar de cliënt? In dit artikel geven we je het antwoord.

Vermijd verkapte prijsverhogingen

De Wwft-verplichtingen zijn nou eenmaal doorlopend en hier moet veel tijd en energie in worden gestoken. En, laten we eerlijk zijn. De kantoren die de kosten nog niet doorbelasten, doen dit soms indirect toch wel. Kantoren schalen het bedrag dan onder de kantoorkosten of noteren een uurtje extra, maar dat is eigenlijk een verkapte prijsverhoging.    

Vanuit het perspectief van de cliënt ben je het meest gebaat bij duidelijkheid en transparantie. Het is daarom beter om een vast bedrag voor de onboarding te vragen. Je kan dit bedrag natuurlijk aanpassen naar het risiconiveau dat je bij deze cliënt verwacht. Vervolgens kun je een jaarlijkse fee vragen voor de monitoring.  

Communiceer die kosten altijd vooraf. Zet ze in de opdrachtbevestiging, de algemene voorwaarden en apart op de factuur. Dat voorkomt discussie achteraf en geeft de cliënt helderheid. De cliënt weet precies wat hij of zij kan verwachten.

Angst voor cliëntverlies? Niet nodig

Dan is er nog een andere reden waarom nog niet veel kantoren de Wwft kosten doorbelasten. Er is namelijk altijd de kans dat de potentiële cliënt naar de concurrent stapt wanneer jij wel de Wwft-kosten doorbelast en jouw concurrent niet.   

In de werkelijkheid valt dit echter wel mee. Aangezien er steeds meer andere partijen de kosten doorbelasten naar de cliënt, is er een grote kans dat de cliënt het wel vaker is tegengekomen. Bij de bank bijvoorbeeld. Transparantie wordt gewaardeerd en versterkt je professionele uitstraling. 

Het succesverhaal van KC Legal

Om deze angst nog verder weg te nemen en te laten zien dat het doorbelasten van kosten voordelig kan zijn, spraken we met Friggo Kraaijeveld, partner bij KC Legal. Hij geeft aan dat de cliënt dankzij de doorbelasting opgevoed wordt om tijdig informatie aan te leveren en te zorgen dat alles op orde is. De cliënt weet namelijk dat hij of zij ervoor betaalt. Hierdoor kan het kantoor efficiënter werken en de cliënt beter van dienst zijn. Het doorbelasten van kosten is dus niet alleen eerlijker, maar kan ook leiden tot betere samenwerking en hogere klanttevredenheid. Dit zorgt weer voor meer professionaliteit.   

KC Legal maakt gebruik van een onboardingstarief en een jaarlijks tarief voor de monitoring. “Afhankelijk van het verwachte risicoprofiel, betaalt de cliënt vooraf een vast tarief. Daarnaast rekenen wij een jaarlijkse fee. Eigenlijk werkt dit heel goed,” aldus Friggo. Hij benadrukt wel dat het echt belangrijk is om de kosten fair te houden en deze te laten variëren afhankelijk van de complexiteit van de zaak. Ook moeten de kosten van tevoren worden gecommuniceerd, bijvoorbeeld in de opdrachtbevestiging en op de factuur.  

Wat kan ik precies doorbelasten? Enkele voorbeelden:   

• Inzet van experts, bijvoorbeeld een externe compliance officer. 
• Inzet van een Wwft-tool, bijvoorbeeld de RegLab applicatie.  
• Gemaakte uren voor onboarding en/of monitoring.
   

Samenwerking met andere kantoren  

Werk je wel eens samen met een ander kantoor? Dan doe je allebei een Wwft-onderzoek. Ook dan kun je de kosten die je voor de Wwft maakt, doorbelasten. 

Indien akkoord van de cliënt, mag je informatie met elkaar delen. Let op: je moet nog wel zelf alle informatie checken. Aangezien je waarschijnlijk veel informatie van de andere partij ontvangt, ben je minder uren kwijt aan de onboarding en administratie. Je kan er dan voor kiezen om de kosten die je anders wel maakt, deze keer niet door te belasten of de kosten met de andere partij te splitsen. Dat is wel zo eerlijk voor de cliënt.   

Voordelen voor jou en je cliënt

Het doorbelasten van Wwft-kosten vraagt wat voorbereiding, maar levert veel op: 

• Jouw kantoor blijft winstgevend 
• Je toont dat je voldoet aan de Wwft en daarmee eventuele reputatieschade voorkomt 
• De cliënt ziet dat je zorgvuldig werkt 
• De cliënt krijgt duidelijkheid over de kosten 
• De samenwerking wordt efficiënter en professioneler