Termijnen bepalen
Tijdens het onboarden van een nieuwe cliënt voer je een Wwft onderzoek uit. Vaak blijft het daarbij. Volgens de Wwft-wetgeving dien je echter de cliënten waarvoor je continu werk verricht regelmatig te monitoren. Helaas wordt hieraan geen eisen gesteld. En dat maakt het behoorlijk lastig. Wel is het wettelijk bepaald dat je de termijnen, per laag, medium of hoog risicoprofiel, moet omschrijven en vastleggen in je Wwft-beleid. Nu vraag je je waarschijnlijk af: ‘Welke termijnen zijn gangbaar én haalbaar?’ Doorgaans zien wij, en adviseren wij, de volgende monitoringstermijnen.
- Hoog risicoprofiel: eens per jaar.
- Medium risicoprofiel: eens per twee jaar.
- Laag risicoprofiel: eens per drie jaar.
Wat moet je monitoren?
Het voordeel van werken met Wwft software zoals RegLab is dat je automatisch, bij het openen van ieder nieuw dossier onder de cliënt, een opdrachtbevestiging inclusief een nieuwe Wwft identificatielink meestuurt. Alle bekende gegevens staan dan al ingevuld.
De verantwoordelijkheid om de gegevens te controleren en te accorderen ligt bij de cliënt. Zijn er gegevens gewijzigd, dan is het aan de cliënt om dit aan te geven. Hiervan ontvang jij vervolgens een notificatie. Zowel de wijzigingen als de goedkeuring van de cliënt worden in het dossier vastgelegd. Maar, wat als er onder een bestaande cliënt geen nieuw dossier wordt geopend, bijvoorbeeld omdat een opdracht een aantal jaar loopt?
Ons advies
Heel eerlijk, in de praktijk zien wij nauwelijks kantoren die deze monitoring structureel in hun organisatie inbouwen. Omdat het toch verplicht is, maar wel behapbaar moet blijven, adviseren wij om een vast moment in een jaar te pakken waarop alle (lang)lopende dossiers gescreend worden. Maak een uitdraai van de cliënten, inclusief wanneer het laatste cliëntonderzoek is uitgevoerd. Begin bij de hoge risicoprofielen en werk zo naar de lage risicoprofielen toe. Communiceer de termijnen en de ‘monitoringsdata’ richting medewerkers. Zo zijn zij op de hoogte van het feit dat er weer een nieuwe screeningsronde op hun cliënten dient plaats te vinden.
Een andere optie is natuurlijk het uitbesteden van het monitoren. Iets dat wij, onder onze compliance service, voor diverse kantoren uitvoeren. Het meest gehoorde argument van kantoren om het monitoren uit te besteden is: geen tijd. Met onze compliance service helpen wij kantoren inzicht in hun portefeuille te krijgen en helpen wij met het schrijven van een plan voor het monitoren.
Wat als er cliëntgegevens wijzigen?
Worden er gegevens gewijzigd dan zie je deze direct terug in het dossier. Was er eerst geen PEP en nu wel, dan gaat het risicoprofiel van medium naar hoog. Dat is een teken voor de advocaat om vervolgonderzoek te starten. Heb je geen Wwft software, dan ben je verplicht hetzelfde te doen. De meeste kantoren kiezen er dan voor om dit handmatig per e-mail, aan de hand van een formulier, uit te vragen.
Extra monitoring feature RegLab
RegLab heeft nog een andere interessante functie. Op de achtergrond worden namelijk de cliënten voortdurend gescreend op aanwezigheid op risico- en sanctielijsten. Hiervan kun je eenvoudig een rapportage uitdraaien en actie ondernemen indien nodig. Stel, Rusland is van de sanctielijst af. Dan heb je binnen een handomdraai een overzicht van dossiers waar Rusland bij betrokken is.
