Wwft-monitoring van cliënten: verplicht, maar hoe doe je dat efficiënt?

Waarom is Wwft-monitoring verplicht? 

De Wwft schrijft voor dat je jouw cliënten periodiek opnieuw moet screenen. Dit geldt met name voor cliënten waarvoor je doorlopend werkzaamheden verricht. Het doel: signaleren of er wijzigingen zijn in de identiteit, het risicoprofiel of de betrokkenheid bij sanctielijsten. Dit is van cruciaal belang om te voorkomen dat jouw kantoor bewust of onbewust betrokken raakt bij witwassen of terrorismefinanciering. 

Belangrijk: de wet schrijft niet concreet voor hoe vaak je cliënten moet monitoren. Wel moet jouw kantoor dit zelf vastleggen in het Wwft-beleid, afgestemd op de risicoprofielen.  

Welke monitoringstermijnen zijn gebruikelijk? 

Omdat de wet geen harde richtlijnen geeft, kiezen veel kantoren voor onderstaande praktische en werkbare termijnen: 

• Hoog risicoprofiel: jaarlijks monitoren
• Medium risicoprofiel: eens per twee jaar
• Laag risicoprofiel: eens per drie jaar 

Deze termijnen zijn zowel gangbaar als haalbaar en worden vaak door toezichthouders als voldoende beschouwd, mits goed vastgelegd in het beleid. 

Wat moet je monitoren? 

Tijdens de monitoring controleer je of de gegevens van de cliënt nog actueel en correct zijn.  

Denk aan: 

• Identificatiegegevens 
• Risicofactoren 
• Wijzigingen in bedrijfsstructuren
• Betrokkenheid bij sanctie- of risicolijsten 

Met Wwft-software zoals RegLab kun je dit proces automatiseren. Bij het openen van een nieuw dossier wordt automatisch een nieuwe identificatielink meegestuurd. De cliënt checkt de gegevens, past deze indien nodig aan en accordeert de juistheid. Zo houd je altijd een up-to-date dossier. 

Hoe pak je monitoring praktisch aan? 

Veel kantoren worstelen ermee om monitoring structureel in te bouwen. Uit de praktijk blijkt dat dit vaak wordt vergeten of te tijdrovend wordt gevonden. Daarom adviseren wij: 

1. Kies een vast moment in het jaar waarop alle lopende dossiers worden gecontroleerd.
2. Maak een uitdraai van cliëntenlijsten, inclusief de laatste screeningsdatum.
3. Begin bij cliënten met een hoog risicoprofiel en werk door naar de lagere risicoprofielen.
4. Communiceer de termijnen en monitoringsdata duidelijk richting medewerkers zodat iedereen weet wanneer een screeningsronde plaatsvindt.  

Wat als cliëntgegevens wijzigen? 

Wijzigingen in cliëntgegevens kunnen directe gevolgen hebben voor het risicoprofiel. Zo kan een cliënt ineens worden aangemerkt als PEP, waardoor het risicoprofiel van medium naar hoog gaat. Ook kan een wijziging in de aandeelhoudersstructuur aanleiding geven tot extra onderzoek. Met Wwft-software zie je deze wijzigingen direct terug in het dossier. Zonder software zul je dit handmatig moeten uitvragen, wat foutgevoeliger en tijdrovender is. 

Wwft-software en monitoring: de voordelen 

Reglab biedt naast automatische monitoring nog een extra compliance feature: 

• Doorlopende screening op sanctielijsten: cliënten worden continu gecontroleerd op betrokkenheid bij risico- of sanctielijsten
• Directe rapportages: met één klik heb je een overzicht van cliënten die geraakt worden door nieuwe of gewijzigde sancties
• Praktijkvoorbeeld: stel dat Rusland van een sanctielijst wordt gehaald. Met Reglab zie je in één oogopslag welke dossiers hierbij betrokken zijn 

Uitbesteden van monitoring: een slimme optie 

Heb je zelf geen tijd of capaciteit om monitoring structureel op te pakken? Dan kun je dit proces ook uitbesteden aan een compliance service. Veel kantoren kiezen hiervoor omdat tijd schaars is, monitoring vaak wordt vergeten en specialistische kennis ontbreekt. Met een compliance service krijg je inzicht in je cliëntenportefeuille, ondersteuning bij de monitoring én een plan voor structurele naleving van de Wwft.