Wwft-verplichtingen bij samenwerking tussen kantoren: wie moet je identificeren?

Wie is in zo’n situatie eigenlijk jouw cliënt? 

Grote vraag in relatie tot de Wwft is: als jij via een ander kantoor een opdracht krijgt, wie is dan de uiteindelijke cliënt? Wie identificeer je? 

• Niemand? 
• Het verwijzende kantoor? 
• Of de echte cliënt, voor wie het dossier loopt?

Het antwoord: altijd de uiteindelijke cliënt, degene die de zaak in heeft gediend.  

Geen contact met eindcliënt, wat nu? 

Je krijgt de stukken, schrijft een advies, maar je hebt geen direct contact met de eindcliënt. Dan is het vreemd om uit het niets Wwft-gerelateerde informatie bij de cliënt op te vragen, dat snappen wij ook.  

Wat we vervolgens in praktijk zien gebeuren is dat kantoren aan het verwijzende kantoor vragen om de stukken die zij hebben aan te leveren en het er verder bij te laten. Helaas is dat volgens de wetgeving niet voldoende. 

Jij blijft verantwoordelijk 

Misschien voelt het ongemakkelijk om via-via om een kopie ID of bedrijfsdocumenten te vragen. Toch moet jij het Wwft-cliëntenonderzoek zelf uitvoeren. Je mag gebruikmaken van de informatie die het andere kantoor verzamelde, maar je moet: 

• controleren of de gegevens compleet, actueel en correct zijn; 
• beoordelen of er risico’s zijn bij de dienstverlening; 
• zelf vastleggen dat je de check hebt gedaan. 

Ons advies: stuur de mail met alle aan te leveren stukken aan het verwijzende advocatenkantoor toe. Jouw contactpersoon kan vanuit daar alle informatie die jij nodig hebt voor je Wwft-check uploaden of toesturen. Mist er iets, dan kan hij of zij de cliënt vragen om de ontbrekende informatie.  

Je blijft hierbij als kantoor wel zelf verantwoordelijk voor de volledigheid en actualiteit. Je mag gebruikmaken van het onderzoek van het andere kantoor, maar moet zelf controleren of de gegevens kloppen en een risico afweging maken op basis van de geleverde diensten voor de uiteindelijke cliënt. 

Veelgehoorde excuses 

Goed, zo zou het moeten gaan. In de praktijk krijgen we vaak deze argumenten c.q. excuses: ‘We hebben een samenwerking met dit kantoor, schrijven snel een advies en vergeten dat we ook Wwft-onderzoek moeten doen.’ Of: ‘Maar de factuur en opdrachtbevestiging staan op naam van dat kantoor, dan is dat toch mijn cliënt?’  

Helaas, dat is de engagement partij en volgens de Wwft niet de uiteindelijke cliënt die je behoort te identificeren en te screenen. Geloof ons, in de praktijk gebeurt dit heel vaak. Schaam je dus vooral niet als jij het ook zo doet. Soms weegt het Wwft-werk gewoon echt niet op tegen bijvoorbeeld het uurtje werk dat je levert of het advies dat je hebt geschreven of gegeven. Ook die begrijpen we. 
 
Toch blijft het feit dat je zonder de Wwft-gegevens niet voor die cliënt mag werken. Het is daarom belangrijk om je van deze verplichting bewust te zijn en de kantoren waarmee je samenwerkt hierop te wijzen. Hierbij kun je de schuld bij de wetgeving neerleggen en als het een kantoor is dat is gevestigd in de EU, zouden zij dezelfde verplichtingen moeten hebben.  

Hoe vaker je samen een Wwft-proces doorloopt, hoe vlotter het zal gaan. Begin altijd met een vooraankondiging. Geef aan dat je moet voldoen aan de Wwft en dat je het kantoor binnenkort om alle informatie vraagt. Strikt genomen mag je pas aan de slag als de Wwft-controle is afgerond. 

Wwft-software maakt het makkelijker 

Gelukkig kun je gebruikmaken van Wwft-software zoals RegLab. Voordeel daarbij is dat je niet via de mail je KYC-documenten hoeft op te vragen, te controleren op volledigheid en hoeft op te slaan of over te typen. Via RegLab stuur je een link met informatie naar het verwijzende kantoor. Vervolgens uploadt zij alle informatie naar één centraal beveiligde plek. Dit is een erg vriendelijke en efficiënte manier om binnen de Wwft-sfeer samen te werken met andere kantoren. Twijfel je of het werken met Wwft-software iets voor jouw kantoor is? Vraag dan gerust eens een demo aan.

De enige uitzondering

Er is één uitzondering. Schrijf je een algemeen advies voor het verwijzende kantoor? Bijvoorbeeld over de werking van het Nederlandse belastingstelsel dat het verwijzende kantoor voor diverse cliënten wil gebruiken. Dan mag je het verwijzende kantoor zelf als cliënt beschouwen. Maar: dit geldt alleen als jouw advies níet voor een concrete cliënt of entiteit bedoeld is. 

Dat is dan ook echt de enige uitzondering… En een uitzondering kan niet de standaard worden.