Geen contact met eindcliënt
Grote vraag in relatie tot de Wwft is: als jij via een ander kantoor een opdracht krijgt, wie is dan de uiteindelijke cliënt? Ga jij het verwijzende kantoor identificeren, doe je niks of vraag je het kantoor om alle info die zij over de eindcliënt heeft toe te sturen? Kijk, de uiteindelijke cliënt is de eindcliënt, degene die de zaak in heeft gediend. Krijg je werk toegespeeld dan heb jij vaak geen contact met die eindcliënt. Dan is het vreemd om uit het niets Wwft gerelateerde informatie bij de cliënt op te vragen, dat snappen wij ook. Wat ik vervolgens in praktijk zie gebeuren is dat kantoren aan het verwijzende kantoor vragen om de stukken die zij hebben aan te leveren en het er verder bij te laten. Helaas is dat volgens de Wwft wetgeving niet voldoende.
Zelf verantwoordelijk
Je bent verplicht om de uiteindelijke cliënt, dus degene voor wie je het advies schrijft of voor wie je juridische diensten verleent, te identificeren. Hoe doe je dat als je geen contact hebt? Het opvragen van een kopie ID en andere documenten is dan een beetje ongemakkelijk en misschien zelfs ongewenst. Ons advies is: stuur de mail met alle aan te leveren stukken aan het verwijzende advocatenkantoor toe. Jouw contactpersoon kan vanuit daar alle informatie die jij nodig hebt voor je Wwft check uploaden of toesturen. Mist er iets, dan kan hij of zij de cliënt vragen om de ontbrekende informatie. Je blijft hierbij als kantoor wel zelf verantwoordelijk voor de volledigheid en actualiteit. Je mag gebruikmaken van het onderzoek van het andere kantoor, maar moet zelf controleren of de gegevens kloppen en een risico afweging maken op basis van de geleverde diensten voor de uiteindelijke cliënt.
Argumenten
Goed, zo zou het moeten gaan. In de praktijk krijg ik vaak deze argumenten c.q. excuses: ‘We hebben een samenwerking met dit kantoor, schrijven snel een advies en vergeten dat we ook Wwft onderzoek moeten doen.’ Of: ‘Maar de factuur en opdrachtbevestiging staan op naam van dat kantoor, dan is dat toch mijn cliënt?’ Helaas, dat is de engagement partij en volgens de Wwft niet de uiteindelijke cliënt die je behoort te identificeren en te screenen. Geloof me, in de praktijk gebeurt dit heel vaak. Schaam je dus vooral niet als jij het ook zo doet. Soms weegt het Wwft werk gewoon echt niet op tegen bijvoorbeeld het uurtje werk dat je levert of het advies dat je hebt geschreven of gegeven. Ook die begrijpen we.
Toch blijft het feit dat je zonder de Wwft gegevens niet voor die cliënt mag werken. Het is daarom belangrijk om je van deze verplichting bewust te zijn en de kantoren waarmee je samenwerkt hierop te wijzen. Hierbij kun je de schuld bij de wetgeving neerleggen en als het een kantoor is dat is gevestigd in de EU, zouden zij dezelfde verplichtingen moeten hebben. Hoe vaker je samen een Wwft-proces doorloopt, hoe vlotter het zal gaan. Begin altijd met een vooraankondiging. Geef aan dat je moet voldoen aan de Wwft en dat je het kantoor binnenkort vraagt om alle informatie. Strikt genomen mag je pas aan de slag als de Wwft controle is afgerond.
Wwft software
Gelukkig kun je gebruikmaken van Wwft software zoals RegLab. Voordeel daarbij is dat je niet via de mail je KYC documenten hoeft op te vragen, te controleren op volledigheid en hoeft op te slaan of over te typen. Via RegLab stuur je een link met informatie naar het verwijzende kantoor. Vervolgens uploadt zij alle informatie naar één centraal beveiligde plek. Dit is een erg vriendelijke en efficiënte manier om binnen de Wwft sfeer samen te werken met andere kantoren. Twijfel je of het werken met Wwft software iets voor jouw kantoor is? Vraag dan gerust eens een demo aan.
Enige uitzondering
Er is een uitzondering, namelijk als je een algemeen advies schrijft voor het verwijzende kantoor. Bijvoorbeeld over de werking van het Nederlandse belastingstelsel dat het verwijzende kantoor voor diverse cliënten wil gebruiken. Zodra jouw werk niet is gericht op een persoon of entiteit dan mag je het kantoor als cliënt aanmerken. Maar dat is dan ook echt de enige uitzondering… En een uitzondering kan niet de standaard worden.
