Interne audit Wwft: zo toets je cliëntenonderzoek binnen jouw kantoor

Waarom voer je een interne Wwft-audit uit?

Het resultaat van een externe audit kan soms schrikken zijn. Daarnaast blijken veel tekortkomingen eenvoudig te verbeteren, maar dan is het al te laat. Wil je voorkomen dat een toezichthouder of externe auditor dit moet signaleren? Voer dan zelf een interne audit uit en zorg zo voor “easy wins” bij een bezoek van de toezichthouder. 

Goed om te weten: een externe audit kan voor bepaalde kantoren verplicht zijn. De interne audit staat daar los van. Het is een extra instrument om je eigen praktijk voor te bereiden en te verbeteren. 

Hoe voer je een interne Wwft-audit uit? 

Stap 1. Begin met het beleid. Lees het Wwft-beleid en het risicobeleid van jouw kantoor door. Sluit het beleid aan op de actuele wetgeving? En begrijp je hoe het Wwft-proces van jouw kantoor in de praktijk werkt? 

Stap 2. Ga daarna in gesprek met collega’s die verantwoordelijk zijn voor de cliëntidentificatie volgens de Wwft en de Voda. Hoe pakken zij dit aan? Volgen zij het standaardproces? Zijn ze op de hoogte van de vereisten en het interne beleid? Wanneer hebben ze de laatste Wwft-training gevolgd (Wwft-opleidingsverplichting)? 

Stap 3. Leg vervolgens de uitkomst van de gesprekken met collega’s naast de documentatie. Komt het beleid overeen met wat collega’s in de praktijk doen en past het proces op papier bij het proces in de praktijk? 

Stap 4. Voer dan een steekproef uit op dossiers van iedere collega die cliënten identificeert/dossiers goedkeurt. Zorg dat er zowel Wwft- als Voda-dossiers in zitten. Bij de steekproef let je op de volgende punten: 

1. Cliëntidentificatie (volledigheid en vastlegging). 
2. Classificatie van (niet-)Wwft-plichtige diensten. 
3. UBO-bepaling. 
4. Screening en risicoclassificatie met onderbouwing. 
5. Monitoring   
6. Meldingen van ongebruikelijke transacties. 
7. Derdengeldenrekening (indien van toepassing).

Dit zijn dezelfde punten waar een externe auditor of toezichthouder ook naar kijkt. 

Stap 5. Bouw als laatste stap een rapport en ga met iedere collega door de verbeterpunten. Zorg ervoor dat je het proces regelmatig herhaalt zodat de materie en verbeterpunten levend blijven in het kantoor.  

Typische verbeterpunten 

Veel kantoren lopen tegen dezelfde problemen aan en het kan dus heel goed zo zijn dat (één van) deze punten naar voren komen in de interne audit: 

• De toelichting bij een niet-Wwft dossier is onvoldoende onderbouwd. 
• Het risicoprofiel is onvoldoende onderbouwd. 
• Het organogram van de eigendoms- en zeggenschapsstructuur is niet in het dossier bijgevoegd.

Juist door dit vooraf te signaleren en te verbeteren, voorkom je dat een toezichthouder dit tijdens een controle aankaart. Ook laat je aan de toezichthouder zien dat jouw kantoor actief werkt aan de naleving van de Wwft. 

Hoe vaak voer je een interne audit uit?

Anders dan de externe audit, is de interne audit niet verplicht. Daarom is er ook niet een vast schema waar jouw kantoor zich aan moet houden. Toch raden we aan om minimaal jaarlijks een interne audit uit te voeren. Zo borg je dat beleid, processen en dossiers compleet zijn en actueel blijven. Bij grote veranderingen binnen het kantoor of bij wijziging in de wetgeving is het zinvol om een extra interne audit uit te voeren.

Een interne audit geeft inzicht in de mate van Wwft-compliance binnen de organisatie en helpt verbeterpunten te identificeren om beter aan de wetgeving te voldoen. Daarnaast optimaliseert het interne processen en voorkomt het zo sancties door de toezichthouder bij een positieve audituitkomst.