Updaten van Wwft-beleid: de drie meest gemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

Wat hoort er in een Wwft-beleid? 

Veel kantoren maken de fout om een beleid te verwarren met een stappenplan. Een Wwft-risicobeleid bevat géén lijstje met acties, maar beschrijft onder andere: 

• De risk appetite van jouw kantoor
• Het volledige Wwft-werkproces
• Wanneer je welk risicoprofiel toepast  

Het startpunt van je Wwft-beleid is of je wel of niet te maken hebt met de Wwft-wetgeving. Zit je voor je gevoel niet binnen de Wwft-sfeer, dan kan het toch zijn dat een gewoon dossier, gedurende de looptijd, verschiet van kleur. Dan beland je wel in de Wwft-sfeer en is het zaak dat je jouw beleid erbij kunt pakken.   

Daarnaast beschrijf je in het beleid welke sectoren je cliënten vertegenwoordigen en hoe je risico’s beoordeelt. Dit is een essentieel onderdeel van de Wwft en wordt vaak vergeten. 

Zorg dat je beleid aansluit op de actuele Wwft-wetgeving 

Een goed beleid moet altijd in lijn zijn met de wetgeving die op dat moment geldt. Neem het UBO-register als voorbeeld. Sinds de invoering van het UBO-register zijn organisaties verplicht om een UBO-controle uit te voeren. Kloppen de gegevens van de cliënt niet met de gegevens in het register, dan moet je dit terugmelden. Zulke wettelijke verplichtingen horen expliciet in jouw beleid te staan. 

Hoe vaak moet je jouw Wwft-beleid updaten? 

Een Wwft-beleid is een levend document. Het moet periodiek worden herzien om aan te sluiten bij actuele wet- en regelgeving. Elke maand bijwerken is overdreven, maar minimaal één keer per jaar herzien is noodzakelijk. Plan daarom vaste evaluatiemomenten in. Zo voorkom je dat je beleid achterhaald raakt op het moment dat de toezichthouder aanklopt. 

De drie meest gemaakte fouten bij Wwft-beleid

1. Het beleid verdwijnt in de lade 

Veel kantoren schrijven een beleid, maar kijken er daarna nooit meer naar om. De toezichthouder controleert echter steeds strenger. Cruciale onderdelen ontbreken vaak, zoals de controle op sanctielijsten en risicolijsten. Vergeet ook niet de verplichte periodieke screening op basis van de Sanctiewet en de checks rondom PEP’s.

2. Geen beleid maar een stappenplan

Een stappenplan is géén beleid. Een Wwft-beleid gaat verder en beschrijft het hele werkproces, inclusief een risicoanalyse en de risk appetite van jouw kantoor. Hierin leg je bijvoorbeeld vast welke soorten cliënten je hebt, uit welke sectoren zij afkomstig zijn en welke zaken zij aandragen. 

Stel: je kantoor is gespecialiseerd in crypto. Dan betekent dit niet automatisch dat al je cliënten een hoog risicoprofiel hebben. Dat moet je toelichten in je beleid. Voor een kantoor dat slechts af en toe een crypto-dossier behandelt, ligt dit juist anders: daar kan zo’n cliënt wel een hoog risicoprofiel krijgen.

3. Uitzondering wordt de standaard

Sommige kantoren willen uitzonderingen opnemen, bijvoorbeeld om vereenvoudigd cliëntenonderzoek te doen. Het risico hiervan is dat de uitzondering al snel de norm wordt. Helemaal geen onderzoek doen is nooit toegestaan. Houd er rekening mee dat de toezichthouder hier scherp op let en dat je uitzonderingen niet als standaard mag vastleggen. Hij of zij zal zeker de vraag stellen: ‘Beschikt uw kantoor over een op schrift gesteld risicobeleid en zo ja, mag ik deze even zien?’ Wees hierop voorbereid. 

Maak van je Wwft-beleid een levend document 

Een actueel Wwft-beleid is onmisbaar en vormt vaak het startpunt van het gesprek met de toezichthouder. Schrijf jouw beleid zorgvuldig uit en update het minimaal één keer per jaar op basis van de actuele wetgeving. 

Wil je sparren over je beleid of hulp bij het schrijven en actueel houden ervan? Ontdek dan onze Compliance as a Service. Daarmee ondersteunen we kantoren bij het opstellen, implementeren en onderhouden van hun Wwft-beleid.