Interne GwG-Prüfung: Wie Sie die Sorgfaltspflichten gegenüber Mandanten in Ihrer Kanzlei bewerten

Warum eine interne GwG-Prüfung durchführen?

Die Ergebnisse einer externen Prüfung können mitunter alarmierend sein. Zudem lassen sich viele Mängel zwar leicht beheben, doch dann ist es oft bereits zu spät. Möchten Sie vermeiden, dass eine Aufsichtsbehörde oder ein externer Prüfer Sie darauf hinweisen muss? Dann führen Sie selbst eine interne Prüfung durch und sorgen Sie dafür, dass Sie einige „Quick Wins“ vorweisen können, wenn die Aufsicht kommt.

Gut zu wissen: Für bestimmte Kanzleien kann eine externe Prüfung verpflichtend sein. Die interne Prüfung ist davon unabhängig. Sie ist ein zusätzliches Instrument, um Ihre eigene Praxis vorzubereiten und zu verbessern.

Wie führen Sie eine interne GwG-Prüfung durch?

Schritt 1. Beginnen Sie mit den Richtlinien. Lesen Sie die GwG-Richtlinie und die Risikorichtlinie Ihrer Kanzlei. Entsprechen diese den aktuellen gesetzlichen Vorgaben? Und verstehen Sie, wie der GwG-Prozess Ihrer Kanzlei in der Praxis funktioniert?

Schritt 2. Sprechen Sie anschließend mit Kollegen, die für die Identifizierung von Mandanten im Rahmen von GwG- und Nicht-GwG-Vorschriften verantwortlich sind. Wie gehen sie dabei vor? Folgen sie dem Standardprozess? Kennen sie die Anforderungen und die internen Richtlinien? Wann haben sie zuletzt an einer GwG-Schulung teilgenommen (Schulungsverpflichtung)? 

Schritt 3. Vergleichen Sie danach die Ergebnisse der Gespräche mit der Dokumentation. Entspricht die Richtlinie dem, was die Kollegen in der Praxis tun, und stimmt der dokumentierte Prozess mit der tatsächlichen Umsetzung überein?

Schritt 4. Führen Sie anschließend eine Stichprobenprüfung der Mandate aller Kollegen durch, die Mandanten identifizieren bzw. Mandate genehmigen. Achten Sie darauf, sowohl GwG- als auch Nicht-GwG-Mandate einzubeziehen. Berücksichtigen Sie bei der Stichprobenprüfung insbesondere folgende Aspekte:

1. Mandantenidentifizierung (Vollständigkeit und Dokumentation)
2. Einordnung von Dienstleistungen, die (nicht) unter GwG fallen
3. UBO-Prüfung
4. Screening und Risikoklassifizierung mit Begründung
5. Laufende Überwachung
6. Meldung verdächtiger Transaktionen
7. Anderkonto (falls zutreffend)

Dies sind dieselben Aspekte, die auch ein externer Prüfer oder eine Aufsichtsbehörde prüfen würde.

Schritt 5. Erstellen Sie abschließend einen Bericht und besprechen Sie die Verbesserungsbereiche mit jedem Kollegen. Achten Sie darauf, den Prozess regelmäßig zu wiederholen, damit das Thema und die Verbesserungsmaßnahmen innerhalb der Kanzlei präsent bleiben.

Typische Verbesserungsbereiche

Viele Kanzleien stoßen auf ähnliche Probleme. Es ist daher gut möglich, dass einer oder mehrere der folgenden Punkte in der internen Prüfung auffallen:

• Die Begründung für ein Nicht-GwG-Mandat ist unzureichend
• Das Risikoprofil ist nicht ausreichend begründet
• Das Organigramm der Eigentums- und Kontrollstruktur fehlt in der Akte

Indem Sie diese Punkte frühzeitig erkennen und verbessern, verhindern Sie, dass eine Aufsichtsbehörde sie bei einer Prüfung beanstandet. Gleichzeitig zeigen Sie, dass Ihre Kanzlei aktiv an der Einhaltung der GwG-Vorschriften arbeitet.

Wie oft sollten Sie eine interne Prüfung durchführen?

Im Gegensatz zu externen Prüfungen sind interne Prüfungen nicht verpflichtend. Daher gibt es keinen festen Turnus, den Ihre Kanzlei einhalten muss. Dennoch empfehlen wir, mindestens einmal jährlich eine interne Prüfung durchzuführen. So stellen Sie sicher, dass Richtlinien, Prozesse und Mandate vollständig und aktuell bleiben. Bei wesentlichen Änderungen innerhalb der Kanzlei oder bei Gesetzesänderungen empfiehlt sich eine zusätzliche interne Prüfung.

Eine interne Prüfung verschafft Einblick in den Grad der GwG-Compliance innerhalb der Organisation und hilft, Verbesserungsbereiche zu identifizieren, um gesetzliche Anforderungen besser zu erfüllen. Darüber hinaus optimiert sie interne Prozesse und trägt dazu bei, Sanktionen durch die Aufsichtsbehörde zu vermeiden – insbesondere bei einem positiven Prüfungsergebnis.