Worden op kantoor cursussen gevolgd op het gebied van de Wwft?

Wat is verplicht?

Ieder kantoor dat onder de Wwft valt, is verplicht om medewerkers minimaal eens per twee jaar op het gebied van de Wwft te trainen. Dat geldt voor iedereen die betrokken is bij het werkproces:

• Advocaten en partner

• Ondersteunend personeel, zoals secretariaat of administratie

• Compliance officers en Wwft-verantwoordelijken (voor hen geldt zelfs: jaarlijks verplicht)

Deze Wwft-trainingsverplichting staat in artikel 35 van de Wwft. Het doel is helder: iedereen die met de Wwft te maken heeft, moet weten hoe het werkt én waarom het belangrijk is. Training helpt om risico’s te herkennen, fouten te voorkomen en bewustwording te vergroten. Het is om die reden belangrijk dat jouw medewerkers bekend zijn met Wwft. In de beleidsregel Toezicht Wwft 2018 van de lokale dekens is er verdere invulling gegeven aan de norm uit artikel 35. 

Hoe kleed je een Wwft-training in?

Een Wwft-training dient ervoor te zorgen dat medewerkers:

• de werking en het nut van de Wwft begrijpen;
• op de hoogte zijn van laatste richtlijnen en het actuele werkproces;
• ongebruikelijke transacties herkennen; en
• een cliëntenonderzoek goed en volledig uitvoeren.

Wij adviseren om iedere training vorm te geven aan de hand van interne voorbeelden. Stem hierbij de inhoud af op het type medewerkers dat de training volgt. Wordt het secretariaat getraind, zoom dan in op wat deze medewerkers belangrijk vinden en wat van hen wordt verwacht. Probeer te veel jurisprudentie te voorkomen en zorg dat je, naast de nodige theorie, vooral praktische handvatten geeft. Is het de beurt aan de advocaten, bedenk dan dat veel advocaten het lastig vinden om te bepalen of een zaak onder de Wwft valt. Haal deze behoefte aan en bespreek de criteria. Er zijn genoeg voorbeelden uit de dagelijkse praktijk te vinden om te gebruiken.

Ons advies: train jaarlijks en bij iedere update van het beleid

De toezichthouder wil precies weten hoe vaak je traint, wat de inhoud is en hoe je dat vastlegt. Daarom is ons advies:

• Train minimaal jaarlijks

• Plan extra trainingen bij updates van het beleid

• Documenteer altijd de inhoud en deelnemers

• Bewaar deelnamebewijzen centraal

Zo laat je niet alleen zien dat je compliant bent, maar ook dat je de Wwft serieus neemt. En dat is precies wat de toezichthouder wil zien.