Perché effettuare un audit AML interno?
I risultati di un audit esterno possono talvolta essere allarmanti. Inoltre, molte carenze risultano facili da risolvere, ma a quel punto è già troppo tardi. Vuoi evitare che sia l’autorità di vigilanza o un revisore esterno a segnalartelo? Allora esegui tu stesso un audit interno e assicurati di avere alcuni “quick wins” pronti quando l’autorità verrà in visita.
Buono a sapersi: per alcuni studi l’audit esterno può essere obbligatorio. L’audit interno è separato da questo. È uno strumento aggiuntivo per preparare e migliorare la tua organizzazione.
Come si conduce un audit AML interno?
Fase 1. Parti dalle policy. Leggi la policy antiriciclaggio e la policy di rischio del tuo studio. Sono conformi alla normativa vigente? E comprendi come funziona nella pratica il processo di antiriciclaggio del tuo studio?
Fase 2. Successivamente, parla con i colleghi responsabili dell’identificazione della clientela in conformità alle normative antiriciclaggio e non antiriciclaggio. Come operano? Seguono il processo standard? Sono consapevoli dei requisiti e delle policy interne? Quando hanno partecipato l’ultima volta a una formazione antiriciclaggio (obbligo formativo)?
Fase 3. Confronta poi i risultati delle conversazioni con la documentazione. La policy corrisponde a ciò che i colleghi fanno nella pratica e il processo documentato riflette quello effettivamente applicato?
Fase 4. Effettua quindi un controllo a campione delle pratiche di tutti i colleghi che identificano i clienti o approvano le pratiche. Assicurati di includere sia pratiche soggette all’antiriciclaggio sia non soggette. Durante il controllo a campione, presta attenzione ai seguenti aspetti:
- Identificazione della clientela (completezza e documentazione)
- Classificazione dei servizi soggetti (o meno) alla normativa antiriciclaggio
- Valutazione del titolare effettivo (UBO)
- Screening e classificazione del rischio con adeguata motivazione
- Monitoraggio continuo
- Segnalazione di operazioni sospette
- Conto di terzi (se applicabile)
Si tratta degli stessi aspetti che verrebbero esaminati anche da un revisore esterno o da un’autorità di vigilanza.
Fase 5. Infine, redigi un report e discuti le aree di miglioramento con ciascun collega. Assicurati di ripetere il processo regolarmente, in modo che il tema e le aree di miglioramento rimangano all’attenzione dello studio.
Aree di miglioramento tipiche
Molti studi incontrano gli stessi problemi, quindi è possibile che uno o più dei seguenti punti emergano durante l’audit interno:
- La motivazione per una pratica non soggetta all’antiriciclaggio è insufficiente
- Il profilo di rischio non è adeguatamente motivato
- L’organigramma della struttura proprietaria e di controllo non è incluso nella pratica
Individuando e migliorando questi aspetti in anticipo, puoi evitare che l’autorità di vigilanza li segnali durante un’ispezione. Inoltre, dimostri che il tuo studio lavora attivamente per conformarsi alla normativa antiriciclaggio.
Con quale frequenza effettuare un audit interno?
A differenza degli audit esterni, gli audit interni non sono obbligatori. Pertanto, non esiste una frequenza fissa da rispettare. Tuttavia, consigliamo di effettuare un audit interno almeno una volta all’anno. In questo modo, policy, processi e pratiche rimangono completi e aggiornati. In caso di cambiamenti significativi all’interno dello studio o di modifiche normative, è consigliabile effettuare un audit interno aggiuntivo.
Quali sono i vantaggi di un audit AML interno?
Un audit interno fornisce una visione chiara del livello di conformità antiriciclaggio all’interno dell’organizzazione e aiuta a individuare aree di miglioramento per rispettare meglio la normativa. Inoltre, ottimizza i processi interni e contribuisce a prevenire sanzioni da parte dell’autorità di vigilanza, soprattutto in caso di esito positivo dell’audit.
