Verscherpt of een regulier cliëntenonderzoek?

Hoe bepaal je de risicoclassificatie?

Voordat je met de diensten start, onderzoek je jouw cliënt. Dat staat vast. Maar hoe uitgebreid onderzoek je jouw cliënt dan? Startpunt: informatie opvragen. In dit artikel lees je welke informatie je precies moet opvragen: benodigde documenten.  

Aan de hand van de aangeleverde informatie en het interne risicobeleid bepaal je namelijk het risicoprofiel van de cliënt en daarmee het type cliëntonderzoek dat je uitvoert: 

• Standaard/gemiddeld risicoprofiel: regulier cliëntenonderzoek 
• Laag risico risicoprofiel: vereenvoudigd cliëntenonderzoek 
• Hoog risico risicoprofiel: verscherpt cliëntenonderzoek 

Let op: Je doet het cliëntonderzoek vóór de start van jouw diensten, legt de cliëntgegevens vast nadat je deze verifieert en bewaart de gegevens voor vijf jaar. 

Wanneer kies je voor regulier cliëntenonderzoek? 

Dit type onderzoek is het uitgangspunt. Je verifieert de identiteit van je cliënt en legt dit vast. Gaat het om een rechtspersoon? Dan stel je ook de UBO vast: de uiteindelijke belanghebbende met meer dan 25 procent van de aandelen of stemrechten. 

Je legt vast wat het doel van de zakelijke relatie is en controleert of er tussentijds signalen zijn die opnieuw onderzoek vragen. Soms kijk je ook naar de bron van de middelen die bij de zakelijke relatie of transactie gebruikt worden.  

Is de cliënt vertegenwoordigd door iemand anders? Dan leg je ook die identiteit vast. Wanneer alles klopt, rond je het onderzoek af.

Wanneer is verscherpt cliëntenonderzoek verplicht?

Een verscherpt onderzoek voer je uit als er een hoog risico op witwassen of terrorismefinanciering is of vermoed wordt. Bijvoorbeeld wanneer een cliënt een PEP is. Of als er sprake is van complexe of ongebruikelijk grote transacties zonder duidelijk economisch of rechtmatig doel.  

Ook wanneer een cliënt gevestigd is in een land dat door de Europese Commissie als risicoland is aangewezen, kies je voor een verscherpt onderzoek. De Europese richtlijnen geven daarnaast extra risicofactoren, zoals de aard van de transactie of het gebruikte leveringskanaal. 

Een verscherpt onderzoek betekent dat je strenger naar de achtergrond en reputatie van je cliënt kijkt. Je doet bijvoorbeeld onderzoek naar de herkomst van de middelen die bij een transactie betrokken zijn. Je legt alles vast, zodat je zeker weet dat je niet samenwerkt met partijen die een groot risico vormen. 

Wanneer volstaat een vereenvoudigd cliëntenonderzoek? 

Bij een laag risico kan een vereenvoudigd cliëntenonderzoek voldoende zijn. Dit geldt bijvoorbeeld voor beursgenoteerde ondernemingen waarbij de UBO al bekend is, of voor overheden en overheidsinstellingen. Je beoordeelt altijd of dit verantwoord is, want ook bij een vereenvoudigd onderzoek moet je voldoende gegevens hebben om het risico te kunnen inschatten.

Wat schrijf je per type onderzoek op? Praktijkvoorbeelden

Welke vorm van cliëntenonderzoek je ook kiest, je moet altijd vastleggen waarom dit passend is. Een korte motivatie volstaat, zolang deze duidelijk aantoont dat je de juiste afweging hebt gemaakt. Hieronder een paar voorbeelden:

• Vereenvoudigd onderzoek
  ‘’Cliënt is 100% dochter van een beursgenoteerde onderneming in de VS. De beurs is SEC gereguleerd. Derhalve wordt geen UBO opgevoerd en is een vereenvoudigd onderzoek passend.’’
  
  
• Regulier onderzoek 
  "Er is geen aanleiding om vereenvoudigd/verscherpt onderzoek te verrichten.
  
  
• Verscherpt onderzoek
  "Cliënt is gevestigd in een hoog risicoland en heeft een internationale structuur. De reden voor de opbouw van de complexe aandeelhoudersstructuur is bekend en plausibel. Een verscherpt onderzoek wordt daarom passend geacht."