Wat is een UBO en hoe werkt het UBO-register?

Wat is een UBO (Ultimate Beneficial Owner)? 

Een UBO is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een organisatie. Dit kan bijvoorbeeld iemand zijn die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of eigendomsbelang heeft, maar ook iemand die op een andere manier feitelijke controle uitoefent. Volgens de Wwft moet elke instelling die onder deze wet valt de UBO identificeren en verifiëren. 

UBO per rechtsvorm 

De definitie van een UBO verschilt per type organisatie: 

B.V. en N.V. 

• Natuurlijke persoon die direct of indirect > 25% economisch belang heeft of zeggenschap uitoefent.
• Beursgenoteerde vennootschappen zijn uitgezonderd. 

Stichtingen en verenigingen 

• Natuurlijke persoon met > 25% eigendomsbelang,
• of > 25% stemrechten bij statutenwijziging,
• of feitelijke zeggenschap. 

V.O.F., C.V. en rederijen 

• Natuurlijke persoon met > 25% eigendomsbelang of stemrechten bij belangrijke besluiten. 

Kerkgenootschappen 

• In het geval van een kerkgenootschap is dit weer anders. Hier zijn de UBO’s de natuurlijke personen die bij ontbinding van het kerkgenootschap als rechtsopvolger in het statuut van het kerkgenootschap zijn benoemd.
• En in het geval van natuurlijke personen met een kleiner belang? Ook zij kunnen als uiteindelijk belanghebbende worden aangemerkt. Bijvoorbeeld in het geval dat zij op andere wijze de uiteindelijke zeggenschap over een cliënt hebben.  

Trusts 

• Meerdere UBO’s: oprichters, trustees en begunstigden.
• Alleen de trustee (of vergelijkbare rol) mag de registratie doen.
• Voor trusts is een ander register dan het bestaande UBO-register beschikbaar. 

Let op: Ook personen met een kleiner belang kunnen als UBO worden aangemerkt als zij feitelijke zeggenschap hebben.  

UBO identificeren volgens de Wwft 

Als Wwft-instelling ben je verplicht de identiteit van de UBO vast te stellen en te onderzoeken wie het uiteindelijke eigendom of zeggenschap over de cliënt heeft. Dat kan blijken uit aandelen, stemrechten, eigendomsbelangen of andere middelen van controle. 

Wat is het UBO-register? 

Het UBO-register wordt beheerd door de Kamer van Koophandel en is gebaseerd op de Handelsregisterwet. Het register heeft tot doel witwassen, fraude en terrorismefinanciering tegen te gaan door inzicht te geven in de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) van juridische entiteiten. Sinds 2020 zijn ondernemingen verplicht hun UBO’s in het register te registreren. Het niet (juist) registreren kan leiden tot boetes of andere handhavingsmaatregelen. 

Sinds november 2022 is het UBO-register niet langer openbaar toegankelijk voor derden. Alleen bevoegde instanties en Wwft-instellingen met een gerechtvaardigd belang hebben toegang tot het register. De onderneming zelf heeft altijd toegang tot haar eigen UBO-gegevens. 

Op grond van de Wwft zijn Wwft-plichtige instellingen verplicht om de UBO’s van hun cliënten vast te stellen en een gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register in het cliëntdossier op te nemen. Nu het UBO-register niet voor alle instellingen rechtstreeks toegankelijk is, kan dit in de praktijk tot knelpunten leiden. Om deze reden geldt vanaf 1 augustus 2024 een overgangsregeling voor Wwft-instellingen die (nog) geen directe toegang hebben tot het UBO-register. 

Op basis van deze overgangsregeling moet het gewaarmerkte UBO-uittreksel worden opgevraagd bij de cliënt. De cliënt vraagt dit uittreksel zelf op bij de Kamer van Koophandel. Een bevestigingsmail van de KvK is daarbij niet langer voldoende. 

De overgangsregeling geldt uitsluitend voor nieuwe dossiers. Voor bestaande cliënten geldt dat, indien vóór 1 augustus 2024 met een bevestigingsmail van de KvK is vastgesteld dat er een UBO is geregistreerd, geen aanvullend gewaarmerkt uittreksel hoeft te worden opgevraagd. 

Het gewaarmerkte uittreksel uit het UBO-register dient uitsluitend als bewijs dat één of meer UBO’s in het register zijn opgenomen. Dit ontslaat de Wwft-instelling niet van de verplichting om zelf vast te stellen wie de uiteindelijke belanghebbenden zijn, op basis van eigen en onafhankelijk onderzoek. 

De Wwft-instelling moet daarbij controleren of de in het UBO-register opgenomen UBO’s overeenkomen met de uit het cliëntenonderzoek verkregen informatie. Indien sprake is van een discrepantie tussen het UBO-register en de bevindingen uit het eigen onderzoek, geldt een terugmeldplicht. 

In dat geval moet de Wwft-instelling de geconstateerde afwijking melden bij de Kamer van Koophandel. Zolang de discrepantie niet is opgehelderd, kan dit aanleiding geven tot verscherpt cliëntenonderzoek en – indien daartoe aanleiding bestaat – het nemen van verdere Wwft-maatregelen. 

Wie moet UBO’s registreren? 

• Niet-beursgenoteerde B.V.’s en N.V.’s
• Verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid (met onderneming)
• Verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid
• Onderlinge waarborgmaatschappijen
• Stichtingen en coöperaties
• Maatschappen, V.O.F.’s en C.V.’s
• Rederijen
• Europese vennootschappen (SE, SCE)
• Europese economische samenwerkingsverbanden (EESV) met zetel in Nederland 

Terugmeldplicht bij afwijkende gegevens 

Ontdek je dat de gegevens van je cliënt niet overeenkomen met het UBO-register? Dan geldt de terugmeldplicht: binnen 1 week melden. De organisatie moet daarna zelf de gegevens corrigeren. 

Gevolgen bij niet-naleving 

Het niet naleven van de UBO-registratieplicht kan leiden tot bestuursrechtelijke sancties, zoals boetes, maar ook tot strafrechtelijke vervolging.

Veelgestelde vragen over UBO en het UBO-register 

1. Wat betekent UBO?
   UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, ofwel uiteindelijk belanghebbende.
2. Wanneer moet ik een UBO registreren?
   Registratie is verplicht voor alle entiteiten die onder de Handelsregisterwet vallen, tenzij ze zijn vrijgesteld (zoals beursvennootschappen).
3. Hoe controleer ik een UBO?
   Via officiële documenten, eigendomsstructuren en een uittreksel uit het UBO-register bij de KvK.
4. Wat gebeurt er als ik geen UBO registreer?
   Je riskeert boetes, sancties en mogelijk strafrechtelijke vervolging.

RegLab 

Ben jij ook veel tijd kwijt aan een Know Your Customer (KYC) en Customer Due Diligence (CDD) beleid om de verplichtingen uit de Wwft na te leven? Ondanks de frustraties die ze oproepen, worden de CDD-principes steeds belangrijker. RegLab helpt organisaties bij het snel, veilig en met gemak voldoen aan de Wwft.