La legislación sobre privacidad, como el RGPD, exige una base legal para el tratamiento de datos personales. La legislación PBC es un ejemplo de esta base legal legal. Como entidad sujeta a los requisitos de PBC, procesas datos personales de clientes, representantes y titulares beneficiarios para la debida diligencia obligatoria del cliente. En este caso, la legislación PBC proporciona la base legal y, por tanto, tiene prioridad sobre el RGPD.
¿Qué datos debo solicitar?
Esto depende del tipo de cliente. Debe solicitarse información diferente al identificar a personas físicas y personas jurídicas. En nuestro artículo sobre los documentos que debes obtener, los detallamos.
¿Cómo debería solicitar los datos personales?
Los datos personales pueden solicitarse de diversas maneras: por correo electrónico, en persona o utilizando software de cumplimiento PBC. Al solicitar dicha información, ten en cuenta que se refiere a datos sensibles, como documentos de identidad. Por tanto, debes asegurarte de que siempre se transmitan a través de un entorno o conexión segura.
¿Cómo deberías almacenar los datos personales?
Has realizado la debida diligencia de clientes sujetos a PBC. Ahora estás obligado a conservar el archivo. Es importante que esto se haga de forma segura. Pero ¿dónde deberías guardar un archivo que contenga información sensible, como una copia de un documento de identidad?
Los datos personales pueden registrarse y almacenarse de diferentes maneras. Vemos que muchas empresas siguen solicitando documentos de identidad por correo electrónico y también los almacenan allí. Sin embargo, esto tiene desventajas. Los datos pueden perderse fácilmente, dispersarse entre múltiples cuentas de correo electrónico o ser difíciles de recuperar.
¿Quieres evitar esto? Entonces considera el software de cumplimiento PBC. Usando software como RegLab, puedes recibir y almacenar los datos en un entorno seguro. Esto facilita el cumplimiento tanto de los requisitos PBC como del RGPD.
¿Cuánto tiempo debes conservar los datos personales?
La legislación PBC establece un periodo de retención de cinco años. Este periodo comienza en la fecha de la transacción o al final de la relación comercial.
Es importante almacenar los asuntos PBC por separado de otros datos. Esto ayuda a mantener una visión general y facilita la eliminación de los datos tras cinco años. Cuando todo se almacena juntos, se vuelve más difícil controlar si el periodo de cinco años ha expirado y si los asuntos contienen datos relacionados con PBC.
Transparencia en el procesamiento de datos
Según el RGPD, también está obligado a informar a las personas sobre el tratamiento de sus datos personales. Esto se aplica no solo a sus propios clientes, sino también a terceros, como beneficiarios finales. Esto se puede hacer fácilmente incluyendo una cláusula PBC en su carta de compromiso.
Por favor, tenga en cuenta: los sujetos de los datos siempre tienen derecho de acceso y pueden solicitar una copia de sus datos.
¿Más información?
¿No tienes claro qué datos puedes o no solicitar o conservar? ¿No sabes cuál es la mejor manera de solicitar y/o verificar los datos? Nuestros especialistas en cumplimiento pueden asesorarte.
