Errores comunes
A veces surgen errores durante la identificación de un nuevo cliente. Algunos abogados piensan que la identificación solo se aplica a los archivos sujetos a PBC. Esto no es cierto. Como abogado, siempre deberías identificar a tu (potencial) cliente. Además, cada cliente debería ser evaluado según las listas de sanciones.
A continuación se muestra una lista de toda la información necesaria para completar la identificación lo antes posible. Como puedes ver en la lista siguiente, identificar a una entidad jurídica va un poco más allá de la de una persona física. Esto tiene que ver con la complejidad, los posibles accionistas y los beneficiarios finales (UBOs).
Información requerida
Persona Física
- Nombre
- Dirección
- Copia de identificación
- Declaración PEP
Entidad jurídica
- Extracto Cámara de Comercio
- Gráfico estructural de los accionistas
- Representante
- Nombre
- Copia de identificación
- Poder notarial
- Titularidad Real
- Nombre
- Dirección
- Copia de identificación
- Declaración PEP
El organigrama de la estructura accionaria debe detallarse hasta los grupos de interés finales, los titulares reales. No olvides incluir los porcentajes de acciones. También solicita el nombre y la dirección de las personas autorizadas, incluyendo una copia de identificación. Nota: no se trata solo de identificar a alguien. También necesitas verificar que todos los datos sean correctos.
Además, en el caso de una entidad jurídica, es importante para los archivos PBC que dispongas de una declaración PEP (Persona Políticamente Expuesta por sus Vías Políticos) de las personas implicadas. Si no utilizas software de PBC, debe completarse y enviar una declaración PEP. A menudo, esta declaración se incluye en el formulario de titularidad real.
Tipo: Software PBC
Si realizas la identificación y verificación de clientes manualmente, es probable que te encuentres con dificultades al revisar listas de sanciones y países de alto riesgo. Es casi imposible filtrar manualmente a todas las personas. La lista nacional de sanciones es manejable, pero buscar en la lista europea requiere más trabajo. Sin embargo, estás obligado a hacerlo ya que, en todos los asuntos que hagas, en principio no se permite mantener negocios con personas sancionadas.
El software de PBC ofrece una solución. Las listas de sanciones se comprueban automáticamente y se puede enviar un enlace de identificación del software al cliente para que pueda introducir sus datos personales y no tengas que hacer las preguntas desagradables para identificarlo.
Además, se te notificará si te faltan documentos o información importante del cliente. Algunos campos en el expediente del cliente son obligatorios. El cliente no puede continuar sin subir documentos existentes. De este modo, no se olvida nada, ni siquiera la comprobación obligatoria de las listas de sanciones y los países de riesgo.
Papel del supervisor
Durante una inspección, el supervisor examina críticamente si el expediente está completo. La estructura de sanciones significa que, por cada elemento que falte en el expediente, puedes ser multado. Además, mostrar solo los documentos obligatorios no es suficiente. Tienes que escribir una breve evaluación con cada expediente, llamada perfil de riesgo. Más sobre esto en una futura entrada del blog.
Para concluir: con RegLab, tienes fácil acceso a la pista de auditoría. Muy útil durante una visita de supervisor. Puedes mostrar exactamente quién, qué, cuándo y qué acciones se realizaron dentro del archivo. Como esto hace que la auditoría sea más fluida, tienes una conversación completamente diferente con el supervisor. Siempre vas diez puntos por delante si puedes mostrar rápidamente lo conforme que eres.
