En una situación así, ¿quién es realmente tu cliente?
La gran pregunta en relación con la lucha contra el blanqueo de capitales es: si recibes un encargo a través de otra empresa, ¿quién es el cliente final? ¿A quién identificas?
- ¿Nadie?
- ¿La firma que lo remite?
- ¿O el propio cliente para quien se está gestionando el asunto?
La respuesta: siempre el cliente real, la persona que presentó el asunto.
Sin contacto con el cliente real, ¿qué hacer ahora?
Recibes los documentos, escribes una recomendación, pero no tienes contacto directo con el cliente real. Sería extraño pedir información relacionada con PBC al cliente de repente, lo entendemos.
Lo que vemos en la práctica es que las empresas piden a la firma que remite que proporcione los documentos que tienen y lo dejan ahí. Desgraciadamente, según la legislación, eso no es suficiente.
Sigues siendo responsable
Puede resultar incómodo pedir una copia de identificación o documentos de la empresa a través de intermediarios. Sin embargo, debes realizar tú mismo la evaluación de clientes sujetos a PBC. Puedes utilizar la información recopilada por la otra empresa, pero debes:
- comprobar si la información está completa, actualizada y correcta;
- evaluar si existen riesgos asociados a la prestación del servicio;
- Anota que has realizado la comprobación tú mismo.
Nuestro consejo: envía un correo electrónico con todos los Documentos requeridos a la firma que la remite. Tu persona de contacto allí puede subir o enviarte toda la información que necesites para tu comprobación AML. Si falta algo, puede pedirle al cliente la información que falte.
Como empresa, sigues siendo responsable de garantizar que la información esté completa y actualizada. Puedes utilizar la investigación de la otra empresa, pero debes comprobar que la información sea correcta y evaluar el riesgo basándote en los servicios prestados al cliente final.
Excusas comunes
En la práctica, a menudo escuchamos argumentos o excusas: "Trabajamos con esta empresa, redactamos rápidamente algún consejo y olvidamos que también tenemos que hacer investigación PBC" : 'Pero la factura y la carta de compromiso están a nombre de esa firma, ¿no es ese cliente mío?'
Desafortunadamente, esa es la parte que interactúa y, según la normativa de PBC, no el cliente final que también tienes que identificar y filtrar. Créednos, esto ocurre muy a menudo en la práctica. Así que no te avergüences si haces lo mismo. A veces, el trabajo de PBC simplemente no compensa, por ejemplo, la hora de trabajo que has realizado o el consejo que has escrito o dado. Nosotros también lo entendemos.
Sin embargo, la realidad es que no se te permite trabajar para ese cliente sin la investigación PBC.Por tanto, es importante ser consciente de esta obligación y señalarla a las empresas con las que trabajas. Puedes culpar a la legislación por esto, y si es una empresa con sede en la UE, deberían tener las mismas obligaciones.
Cuantas más veces paséis por un proceso PBC, más fluido será. Empieza siempre con un aviso previo. Indica que debes cumplir con la legislación contra el blanqueo de capitales y que pronto pedirás toda la información a la empresa. Estríctamente hablando, solo puedes empezar a trabajar una vez que se haya completado la comprobación PBC.
El software de PBC lo facilita
Afortunadamente, puedes usar software de PBC como RegLab. La ventaja de esto es que no tienes que solicitar tus documentos KYC por correo electrónico, comprobarlos para verificar que estén completos y guardarlos o volver a escribirlos. Con RegLab, envías un enlace con información a la empresa que la remite. Luego suben toda la información a un único lugar seguro. Esta es una forma muy fácil de usar y eficiente para colaborar con otras firmas dentro del marco PBC. ¿No estás seguro de si trabajar con software PBC es adecuado para tu empresa? No dudes en solicitar una demostración.
La única excepción
Hay una excepción. ¿Estás escribiendo consejos generales para la firma que la remite? Por ejemplo, sobre cómo funciona el sistema fiscal nacional, que la firma remitente quiere usar para varios clientes. En ese caso, puedes considerar a la firma que la remite como un cliente. Sin embargo, esto solo se aplica si tu asesoramiento no está dirigido a un cliente o entidad específica.
Esa es realmente la única excepción... Y una excepción no puede convertirse en el estándar.
