Hoe heeft u de compliancefunctie vormgegeven?

Wanneer is een compliance officer verplicht?

De verplichting om een compliance officer aan te stellen, verschilt per sector en is afhankelijk van de omvang én aard van de organisatie. Dit is vastgesteld in Artikel 2d Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Hieronder volgt een overzicht per beroepsgroep:  

1. Advocatenkantoren: 

• Meer dan 50 advocaten op jaarbasis: een compliance officer is altijd verplicht.  
• Tussen 10 en 50 advocaten: verplicht als minstens 50% van de zaken per jaar Wwft-plichtige diensten betreft.
• Minder dan 10 advocaten: geen aparte compliance officer vereist; de individuele advocaten zijn zelf verantwoordelijk voor Wwft-naleving.  
  
  

2. Belastingadviseurs, notarissen en accountants:  

• Meer dan 50 werknemers op jaarbasis: een compliance officer is verplicht. 

• Minder dan 50 werknemers: een compliance officer is alsnog verplicht als uit het risicobeleid blijkt dat meer dan 75% van de cliënten of transacties een hoog risicoprofiel hebben.  
  
  

3. Beleggingsinstellingen: 

• De verplichting is afhankelijk van de aard en omvang van de instelling, zoals het aantal cliënten, het risicoprofiel en het beheerde vermogen.  

• Belangrijk: Onthoud dat de ‘aard en omvang’ van een praktijk bestaat uit meerdere factoren. Denk hierbij dus naast het aantal werknemers ook aan het aantal cliënten, risicovolle cliënten en het beheerd vermogen. Wanneer jouw cliëntenbestand relatief veel hoog risico cliënten bevat, zul je ook een compliance officer nodig hebben.  
  
  

Externe compliance officer: ook een optie 

De compliance officer hoeft niet persé intern aangenomen te worden. Je kunt de functie ook uitbesteden aan een externe specialist. Houd dan wel in de gaten dat de compliance officer voldoende onafhankelijkheid heeft, de kwaliteit waarborgt en voldoet aan het specifieke kantoorbeleid. 

Zo richt je de rol van compliance officer effectief in 

Hoe je bepaalt of jouw zaken of dossiers onder de Wwft vallen, lees je in een eerder artikel uit deze reeks. Signaleren en aannemen is één, er de juiste invulling aangeven is twee. Een goede compliance officer doet meer dan alleen controleren: hij of zij draagt actief bij aan bewustwording en naleving van de Wwft binnen het hele kantoor. Deze vier stappen helpen bij het succesvol implementeren van de functie, conform aan de wensen én eisen van de toezichthouder: 

Denk goed na over de positie van de compliance officer binnen je organisatie: 

• Wat zijn de concrete taken? 

• Wanneer worden dossiers geëscaleerd? 

• Wat wordt gerapporteerd en aan wie? 

• Hoe verloopt het volledige adviesproces?  

Dit zijn vragen waar je antwoord op moet kunnen geven. Voor de inrichting van de functie is het belangrijk om met collega-kantoren te sparren of expertise, zoals van RegLab, in te schakelen voor begeleiding hierbij. Je leest hier meer over de Wwft ondersteuning van RegLab. 

2. Verwerk de functie in het Wwft-beleid 

Zodra de rol en invulling hiervan helder zijn, neem je deze op in het formele Wwft-beleid. Belangrijk is dat je hierbij de naam van de compliance officer noteert. Nog geen Wwft-beleid? Bekijk dan onze checklist en tips voor het opstellen van een effectief Wwft-kantoorbeleid.   

3. Geef mandaat en draagvlak vanuit het management 

Een compliance officer moet kritisch kunnen en mogen zijn en de ruimte krijgen om medewerkers bewust te maken van Wwft en het werkproces. Daarom heeft een compliance officer draagvlak nodig binnen het management. Alleen dan kan hij of zij: 

• Collega’s aanspreken op naleving,  

• Risico’s signaleren en actie ondernemen, 

• Bewustwording creëren  
  
  

 4. Investeer in ondersteunende tools 

Zorg dat de compliance officer werkt met de juiste tools en software. Investeren in de juiste, ondersteunende tools zorgt voor een efficiënt werkproces en voor analyses die gebaseerd zijn op data, in plaats van losse dossiers.  

Ervaring Florent 

Klaske Glebbeek, kennismanager bij advocatenkantoor Florent, deelt haar ervaring rondom het invullen van de functie van compliance officer: 

“Voldoen aan de Wwft draait om diverse aspecten. Je hebt allereerst een beleid nodig, maar dat beleid moet ook worden uitgevoerd. Wwft Software faciliteert onze advocaten om het Wwft proces op te volgen. Maar uiteindelijk zijn het de advocaten zelf die een afweging moeten maken rondom het risicoprofiel. Daarvoor is enerzijds bewustwording nodig in de vorm van training, maar ook in de vorm van voortdurende controle en bijsturing. Precies daarbij helpt de compliance officer ons – in ons geval een externe compliance officer van RegLab.” 
 
Deze compliance officer controleert dossiers en bespreekt onduidelijkheden en hiaten met de betrokken medewerkers bij Florent. Ook is hij het aanspreekpunt als dossiers een verhoogd risico blijken te hebben. Klaske met een tevreden lach: “Onlangs hadden we een controle van de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA), waaronder ook de Wwft valt, en we zijn, mede door de software en de compliance officer, met vlag en wimpel geslaagd.”  

Wat zijn de voordelen van een compliance officer?  

Doordat de aanstelling van een compliance officer voortkomt uit wetgeving, kan het als een verplichting voelen. Toch biedt het voordelen: 

• Professionele uitstraling richting toezichthouders, cliënten en partners. 

• Beter inzicht en controle op het Wwft-proces en risicoprofielen. 

• Betere borging van het vier-ogenprincipe 

• Voldoen aan verzekeringsvoorwaarden en externe audits 

• Administratieve ontlasting van medewerkers 

• Actueel risicobeleid, altijd in lijn met de laatste regelgeving 

• Structurele kennisdeling en bewustwording over compliance