Wann brauchen Sie eine/-n Compliance-Beauftragte/-n?
Rechtsanwälte/-innen sind nach dem GwG grundsätzlich nicht verpflichtet, eine/-n Geldwäschebeauftragte/-n zu bestellen, da § 7 Abs. 1 GwG auf Rechtsanwälte/-innen keine Anwendung findet. Die Rechtsanwaltskammern haben jedoch eine entsprechende Anordnung erlassen, wonach Rechtsanwälte/-innen eine/-n Geldwäschebeauftragte/-n sowie eine/-n Stellvertreter/-in zu bestellen haben, wenn in der eigenen Praxis mehr als insgesamt 30 Berufsangehörige oder Berufsträger/-innen sozietätsfähiger Berufe gemäß § 59c Abs. 1 Nrn. 1-3 BRAO tätig sind (Anlage 1).
Diese/-r Beauftragte muss in der Lage sein, unabhängig vom Vorstand zu arbeiten. Was ist mit kleineren Kanzleien? Bei der Ernennung eines/-r Compliance-Beauftragten, ob vorgeschrieben oder nicht, sollte eine Anwaltskanzlei nicht nur auf ihre Größe achten, sondern auch auf die Art ihrer Dienstleistungen. Wenn zum Beispiel eine kleinere Kanzlei eine relativ große Anzahl von Hochrisikomandanten/-innen betreut, muss auch diese Kanzlei eine/-n Compliance-Beauftragte/-n ernennen. In den vorangegangenen Artikeln dieser Reihe erfahren Sie, wie Sie feststellen sollten, ob Ihre Angelegenheiten oder Akten unter das GwG fallen. Das Screening und die Annahme von Kunden/-innen ist eine Sache, die richtige Auslegung eine andere. Wir erläutern, wie Sie entsprechend den Wünschen und Anforderungen der Aufsichtsbehörde vorgehen können, und zwar anhand der folgenden vier Aspekte.
1. Denken Sie an die entsprechenden Rollen und Aufgaben
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Position des Compliance-Beauftragten sorgfältig durchdacht wird. Denken Sie sich diese Rolle aus und bereiten Sie den Arbeitsablauf vor. Denken Sie an diese beiden Fragen:
- Wie weit geht diese/-r Beauftragte bei der Beratung und was meldet er oder sie?
- Wann leiten die Mitarbeitenden Ihrer Dienststelle eine Akte an den/die Compliance-Beauftragte/-n weiter und was sind die nächsten Schritte?
Dies sind alles Fragen, die Sie beantworten müssen. Wenn Sie neu in dieser Position sind, sprechen Sie mit anderen Unternehmen, die bereits eine/-n Compliance-Beauftragte/-n haben, oder ziehen Sie eine/-n Spezialisten/-in hinzu. RegLab kann nicht nur bei der Ausgestaltung der Rolle helfen, sondern sich möglicherweise auch um deren Umsetzung kümmern. Mehr über die Unterstützung durch RegLab können Sie hier lesen.
2. Nehmen Sie die Position in Ihre Risikopolitik auf
Sobald die Position und die genaue Rolle innerhalb des Arbeitsprozesses der Geldwäschebekämpfung festgelegt sind, ist es wichtig, diese Position und den Namen des/-r Compliance-Beauftragten in die Risikopolitik aufzunehmen. Wenn Sie noch keine Risikopolitik haben, finden Sie in diesem Artikel Tipps und eine kostenlose Checkliste für die Ausarbeitung einer Risikopolitik.
3. Stellen Sie sicher, dass der/die Compliance-Beauftragte ernst genommen wird
Die Ernennung eines/-r Compliance-Beauftragten ist nicht gleichbedeutend mit der Umsetzung der Geldwäsche-Risikopolitik – Dafür wird das gesamte Büro benötigt. Stellen Sie sicher, dass diese/-r Beauftragte Unterstützung und ein Mandat von der Geschäftsleitung erhält. Die Leute denken oft: "Der/Die Compliance-Beauftragte wird einfach nur ein paar Akten prüfen." Das ist falsch. Compliance-Beauftragte müssen in der Lage und berechtigt sein, kritisch zu sein, und sie müssen die Möglichkeit haben, die Mitarbeitenden für die Geldwäschebekämpfung und den Arbeitsprozess zu sensibilisieren.
4. Stellen Sie dem/-r Compliance-Beauftragten die richtigen Werkzeuge zur Verfügung
Stellen Sie sicher, dass ein/-e Compliance-Beauftragte/-r Zugang zu den richtigen Werkzeugen hat. Wenn er oder sie alle Aktivitäten manuell durchführen muss und keine Daten für Berichte zur Verfügung stehen, ist es schwierig, Maßnahmen zu ergreifen. Investieren Sie in unterstützende Tools, damit der/die Compliance-Beauftragte seine/ihre Arbeit effizienter erledigen und sich auf Daten (und nicht auf einzelne Dateien) konzentrieren kann.
Die Erfahrung von Florent
Wir haben Klaske Glebbeek, Wissensmanagerin bei der Anwaltskanzlei Florent, nach ihren Erfahrungen bei der Besetzung der Stelle des Compliance-Beauftragten gefragt.
"Bei der Erfüllung der AML-Anforderungen geht es um verschiedene Aspekte. Zunächst einmal braucht man eine Richtlinie, aber diese muss auch umgesetzt werden. Eine AML-Software erleichtert unseren Anwälten/-innen, den AML-Prozess zu verfolgen. Letztlich sind es aber die Anwälte/-innen selbst, die das Risikoprofil abwägen müssen. Dies erfordert einerseits eine Sensibilisierung in Form von Schulungen, aber auch in Form einer kontinuierlichen Überwachung und Anpassung. Genau dabei hilft uns der Compliance Officer – in unserem Fall eine externe Compliance Beauftragte von RegLab."
Der/Die Compliance-Beauftragte prüft Akten und bespricht Unklarheiten und Lücken mit den beteiligten Mitarbeitenden von Florent. Er/Sie ist auch der/die Ansprechpartner/-in, wenn sich herausstellt, dass eine Akte ein erhöhtes Risiko birgt. Klaske kommentiert das mit einem zufriedenen Lächeln: "Wir hatten kürzlich ein Audit der niederländischen Anwaltskammer (NOvA), das auch das AML umfasste, und wir haben mit Bravour bestanden, auch dank der Software von RegLab und der Compliance-Beauftragten."
Vorteile der Einstellung eines Compliance-Beauftragten
Für viele Unternehmen ist die Einstellung eines/-r Compliance-Beauftragten eine Art Pflicht. Nun, aus rechtlicher Sicht ist das auch der Fall. Wir möchten Sie jedoch bitten, diese Funktion als eine Möglichkeit zu sehen, Ihr Büro zu erweitern. Dies gilt umso mehr im Hinblick auf eine verantwortungsvolle Geschäftstätigkeit. Ein/-e gute/-r Compliance Officer beeinflusst das Verhalten des gesamten Büros in positiver Weise. Deshalb möchten wir diesen Artikel mit den Vorteilen der Einstellung eines/-r Compliance-Beauftragte/-n abrunden.
- Professionelles Auftreten gegenüber Vorgesetzten, Dritten und Kunden/-innen.
- Größere Kontrolle über den AML-Prozess und die Möglichkeit, den Fortschritt zu überwachen.
- Verbesserte Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips.
- Einhaltung aller Versicherungsanforderungen.
- Geringerer Verwaltungsaufwand für den/die Anwalt/Anwältin.
- Stets auf dem neuesten Stand der AML-Prozesse und Risikopolitik und in Übereinstimmung mit der aktuellen Gesetzgebung.
- Bereitstellung von Schulungen und Wissensaustausch – nun ein öffentliches Gut.
