- Producten
- RegLab voor ...
- Kenniscentrum
Download de AML glossary >
Ontdek essentiële WWP-terminologie en krijg direct toegang tot een uitgebreide gids.
- Het bedrijf
- Boek een voorstelling
Hoe heeft u de compliance functie vormgegeven?
Vraag 6 van de toezichthouder
De functie van compliance officer is de afgelopen jaren sterk in opkomst. Dit is grotendeels het gevolg van de Antiwitwaswet, die grote(re) kantoren verplicht om een compliance officer aan te stellen. Ook voor kleinere kantoren kan deze verplichting gelden, afhankelijk van het risiconiveau van de cliënten en dossiers. In dit artikel leggen wij u uit wanneer een compliance officer verplicht is, hoe u deze rol effectief kan inrichten en wat de voordelen zijn voor uw kantoor.
Wanneer is een compliance officer verplicht?
De verplichting om een compliance officer aan te stellen, verschilt per sector en is afhankelijk van de omvang én aard van de organisatie. Hieronder volgt een overzicht per beroepsgroep:
1. Advocatenkantoren:
- Meer dan 50 advocaten op jaarbasis: een compliance officer is altijd verplicht.
- Tussen 10 en 50 advocaten: verplicht als minstens 50% van de zaken per jaar Antiwitwaswet-plichtige diensten betreft.
- Minder dan 10 advocaten: geen aparte compliance officer vereist; de individuele advocaten zijn zelf verantwoordelijk voor Antiwitwaswet naleving.
2. Belastingadviseurs, notarissen en accountants:
- Meer dan 50 werknemers op jaarbasis: een compliance officer is verplicht.
- Minder dan 50 werknemers: een compliance officer is alsnog verplicht als uit het risicobeleid blijkt dat meer dan 75% van de cliënten of transacties een hoog risicoprofiel hebben.
3. Beleggingsinstellingen:
- De verplichting is afhankelijk van de aard en omvang van de instelling, zoals het aantal cliënten, het risicoprofiel en het beheerde vermogen.
- Belangrijk: Onthoud dat de ‘aard en omvang’ van een praktijk bestaat uit meerdere factoren. Denk hierbij dus naast het aantal werknemers ook aan het aantal cliënten, risicovolle cliënten en het beheerd vermogen. Wanneer uw cliëntenbestand relatief veel hoog risico cliënten bevat, zult u ook een compliance officer nodig hebben.
Externe compliance officer: ook een optie
De compliance officer hoeft niet persé intern aangenomen te worden. U kunt de functie ook uitbesteden aan een externe specialist. Let er dan wel op dat de compliance officer voldoende onafhankelijkheid heeft, de kwaliteit waarborgt en voldoet aan het specifieke kantoorbeleid.
Zo richt u de rol van compliance officer effectief in
Hoe u bepaalt of uw zaken of dossiers onder de Antiwitwaswet vallen, leest u in een eerder artikel uit deze reeks. Signaleren en aannemen is één, er de juiste invulling aangeven is twee. Een goede compliance officer doet meer dan alleen controleren: hij of zij draagt actief bij aan bewustwording en naleving van de Antiwitwaswet binnen het hele kantoor. Deze vier stappen helpen bij het succesvol implementeren van de functie, conform aan de wensen én eisen van de toezichthouder:
1. Bepaal de rol en verantwoordelijkheden
Denk goed na over de positie van de compliance officer binnen uw organisatie:
- Wat zijn de concrete taken?
- Wanneer worden dossiers geëscaleerd?
- Wat wordt gerapporteerd en aan wie?
- Hoe verloopt het volledige adviesproces?
Dit zijn vragen waar u antwoord op moet kunnen geven. Voor de inrichting van de functie is het belangrijk om met collega-kantoren te sparren of expertise, zoals van RegLab, in te schakelen voor begeleiding hierbij. U leest hier meer over de AML ondersteuning van RegLab.
2. Verwerk de functie in het AML-beleid
Zodra de rol en invulling hiervan helder zijn, neemt u deze op in het formele AML-beleid. Belangrijk is dat u hierbij de naam van de compliance officer noteert. Nog geen AML-beleid? Bekijk dan onze checklist en tips voor het opstellen van een effectief AML-kantoorbeleid.
3. Geef mandaat en draagvlak vanuit het management
Een compliance officer moet kritisch kunnen en mogen zijn en de ruimte krijgen om medewerkers bewust te maken van AML en het werkproces. Daarom heeft een compliance officer draagvlak nodig binnen het management. Alleen dan kan hij of zij:
- Collega’s aanspreken op naleving,
- Risico’s signaleren en actie ondernemen.
- Bewustwording creëren
4. Investeer in ondersteunende tools
Zorg dat de compliance officer werkt met de juiste tools en software. Investeren in de juiste, ondersteunende tools zorgt voor een efficiënt werkproces en voor analyses die gebaseerd zijn op data, in plaats van losse dossiers.
Ervaring Florent
Klaske Glebbeek, kennismanager bij advocatenkantoor Florent, deelt haar ervaring rondom het invullen van de functie van compliance officer:
“Voldoen aan de Antiwitwaswet draait om diverse aspecten. U heeft allereerst een beleid nodig, maar dat beleid moet ook worden uitgevoerd. AML Software faciliteert onze advocaten om het AML-proces op te volgen. Maar uiteindelijk zijn het de advocaten zelf die een afweging moeten maken rondom het risicoprofiel. Daarvoor is enerzijds bewustwording nodig in de vorm van training, maar ook in de vorm van voortdurende controle en bijsturing. Precies daarbij helpt de compliance officer ons – in ons geval een externe compliance officer van RegLab.”
Deze compliance officer controleert dossiers en bespreekt onduidelijkheden en hiaten met de betrokken medewerkers bij Florent. Ook is hij het aanspreekpunt als dossiers een verhoogd risico blijken te hebben. Klaske met een tevreden lach: “Onlangs hadden we een controle van de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA), waaronder ook de Antiwitwaswet valt, en we zijn, mede door de software en de compliance officer, met vlag en wimpel geslaagd.”
Wat zijn de voordelen van een compliance officer?
Doordat de aanstelling van een compliance officer voortkomt uit wetgeving, kan het als een verplichting voelen. Toch biedt het voordelen:
- Professionele uitstraling richting toezichthouders, cliënten en partners.
- Beter inzicht en controle op het AML-proces en risicoprofielen.
- Betere borging van het vier-ogenprincipe
- Voldoen aan verzekeringsvoorwaarden en externe audits
- Administratieve ontlasting van medewerkers
- Actueel risicobeleid, altijd in lijn met de laatste regelgeving
- Structurele kennisdeling en bewustwording over compliance
Themadossier: volledig voorbereid op controle toezichthouder
Dit artikel maakt onderdeel uit van een reeks artikelen en downloads, waarmee u zich klaarstoomt op een bezoek van de toezichthouder. De content is gebaseerd op de veelgestelde vragen van een toezichthouder tijdens een controle. Wilt u gegarandeerd 100% AML proof ondernemen en klaar zijn voor een bezoek van de toezichthouder? In ons kenniscentrum vindt u alle veelgestelde vragen terug.