UBO-register en terugmeldplicht

Wat is een UBO?  

Een UBO (Ultimate Beneficial Owner) is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een organisatie. Dit kan iemand zijn die (in)direct meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of eigendomsbelang heeft. Ook personen die op een andere manier feitelijke controle uitoefenen, vallen hieronder. In ons artikel over UBO's leggen we meer uit over de UBO’s per rechtsvorm.  

Wat als niemand meer dan 25% belang heeft? 

Dan wijs je een pseudo-UBO aan. Dit zijn meestal de statutaire bestuurders of personen met een hogere leidinggevende functie. Bij vennootschappen komt dit minder vaak voor, maar bij stichtingen en verenigingen juist vaker. In ons artikel over pseudo-UBO's vind je praktische tips voor de identificatie van pseudo-UBO's. 

Let op: bij de ingang van de AMLR medio 2027 zal het UBO-begrip wijzigen. Een persoon met 25% of meer eigendom of zeggenschap wordt dan als UBO beschouwd (nu is dat meer dan 25%). 

Wat is het UBO-register en waarom bestaat het?

Het UBO-register wordt beheerd door de Kamer van Koophandel en valt onder de Handelsregisterwet. Het doel: witwassen, fraude en terrorismefinanciering tegengaan. Sinds 2020 is registratie van UBO’s verplicht. Niet registreren kan leiden tot boetes of sancties. 

Twee UBO-registers in Nederland 

1. UBO-register voor juridische entiteiten. Voor bedrijven, stichtingen en verenigingen. De meeste organisaties moeten zich hierin registreren. Op de KVK-website vind je per rechtsvorm de verplichtingen en uitzonderingen. 

2. UBO-register voor trusts en vergelijkbare juridische constructies. Gericht op trustkantoren en juridische constructies zoals fondsen voor gemene rekening. Trustees die in Nederland wonen of gevestigd zijn, of buiten de EU wonen maar een Nederlandse zakenrelatie hebben, moeten zich registreren. 

Voor Wwft-instellingen 

Als poortwachter ben je verplicht om de identiteit van de UBO vast te stellen bij nieuwe zakelijke relaties. Je onderzoekt wie het uiteindelijke eigendom of zeggenschap over de cliënt heeft. Dit kan blijken uit aandelen, stemrechten, eigendomsbelangen of andere controlemechanismen. Als niemand meer dan 25% belang heeft, wijs je een pseudo-UBO aan. 

Terugmelden UBO-register 

Sinds 1 oktober 2024 ben je verplicht om discrepanties tussen het UBO-register of gewaarmerkte UBO-uittreksel en jouw eigen vaststelling van de UBO te melden bij de KVK. Voorbeelden van meldingen: 

• Ontbrekende UBO’s 
• Personen die onterecht als UBO geregistreerd staan 
• Onjuist belang of grootte van het belang 

Voor het terugmelden heb je een KVK-account en toestemming nodig. Hoe je die aanvraagt, lees je op de website van de KVK. 

Let op: Toezichthouders controleren actief en nemen overtredingen serieus. Niet voldoen aan de terugmeldplicht kan leiden tot sancties, zoals boetes. 

Voor organisaties en trusts 

De meeste organisaties zijn verplicht om de UBO’s correct in te schrijven in het UBO-register. Op de website van het Ondernemersplein lees je meer over de uitzonderingen. Houd rekening met strikte termijnen: inschrijven moet binnen zeven dagen na oprichting of wijziging. 

Hoe schrijf je een UBO in? 

De tekenbevoegde van de organisatie of een notaris kan de UBO inschrijven bij de KVK. Voor trusts en soortgelijke constructies geldt dat de beheerder (trustee) verantwoordelijk is. 

Wat gebeurt er als je UBO-gegevens niet correct registreert?  

Kantoren zijn verplicht om de UBO-gegevens correct te registreren en bij te werken in het geval van wijzigingen. Wanneer een kantoor de UBO niet, niet op tijd, onvolledig of met verkeerde informatie doorgeeft, kunnen er juridische gevolgen ontstaan. Het is daarom van belang om voortdurend te zorgen voor accurate en actuele UBO-registratie.