UBO-Register und Rückmeldepflicht

Was ist ein UBO? 

Ein UBO (Ultimate Beneficial Owner) ist die natürliche Person, die letztlich Eigentümer oder kontrollierend befugt über eine Organisation ist. In der Regel handelt es sich um Personen mit mehr als 25 % der Anteile, Stimmrechte oder Eigentumsanteile. Auch Personen, die auf andere Weise Kontrolle ausüben, fallen darunter. In unserem Artikel über UBOs erklären wir detaillierter, welche UBOs es je nach Rechtsform gibt.

Was passiert, wenn niemand mehr als 25 % hält?

Dann weisen Sie einen Pseudo-UBO zu. Dies sind meist die gesetzlichen Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder oder Personen mit leitender Funktion. Bei Kapitalgesellschaften kommt dies seltener vor, bei Vereinen oder Stiftungen hingegen häufiger. In unserem Artikel über Pseudo-UBOs finden Sie praktische Hinweise zur Identifizierung.

Achtung: Mit Inkrafttreten der AMLR Mitte 2027 wird sich der UBO-Begriff ändern. Eine Person mit 25 % oder mehr Eigentum oder Kontrollbefugnis wird dann als UBO betrachtet (derzeit mehr als 25 %).

Was ist das UBO-Register und warum gibt es es?

In Deutschland wird das UBO-Register vom Bundesanzeiger geführt, basierend auf dem Gesetz über das Transparenzregister und die damit zusammenhängenden Vorschriften nach dem GwG. Ziel ist es, Geldwäsche, Betrug und Terrorismusfinanzierung zu verhindern. Seit der Umsetzung des GwG ist die Registrierung von UBOs verpflichtend. Eine Nichtregistrierung kann zu Bußgeldern oder Sanktionen führen.

Für GwG-Institutionen

Als Gatekeeper sind Sie verpflichtet, die Identität des UBO bei neuen Geschäftsbeziehungen festzustellen. Sie prüfen, wer das endgültige Eigentum oder die Kontrolle über den Kunden hat. Dies kann sich aus Anteilen, Stimmrechten, Eigentumsanteilen oder anderen Kontrollmechanismen ergeben. Hat niemand mehr als 25 % Beteiligung, weisen Sie einen Pseudo-UBO zu.

Rückmeldung an das UBO-Registerr 

Sie sind verpflichtet, Abweichungen zwischen dem UBO-Register oder einem beglaubigten Auszug und Ihrer eigenen Feststellung des UBOs zu melden. Dies kann über das Transparenzregister-Portal erfolgen. Beispiele für Meldungen:

• Fehlende UBOs
• Personen, die fälschlicherweise als UBO registriert sind
• Falscher Anteil oder Größe des Anteils

Achtung: Aufsichtsbehörden wie die BaFin oder Landesbehörden kontrollieren aktiv und nehmen Verstöße ernst. Die Nichtbeachtung der Rückmeldepflicht kann zu Sanktionen wie Geldbußen führen.

Für Organisationen und Trusts

Die meisten Organisationen sind verpflichtet, UBOs korrekt im Transparenzregister einzutragen. Ausnahmen sind im Gesetz geregelt. Beachten Sie strenge Fristen: Aktualisierungen müssen innerhalb von 30 Tagen nach Gründung einer Einheit oder einer Änderung erfolgen.

Wie wird ein UBO eingetragen?

Die Eintragung erfolgt in der Regel durch die gesetzlich vertretungsberechtigten Personen der Organisation (Geschäftsführer, Vorstand). Bei Trusts oder ähnlichen Konstruktionen ist der Verwalter (Trustee) verantwortlich.

Was passiert, wenn UBO-Daten nicht korrekt registriert werden?

Büros und Institutionen sind verpflichtet, die UBO-Daten korrekt zu registrieren und bei Änderungen zu aktualisieren. Wenn die Angaben fehlen, unvollständig oder fehlerhaft sind, können rechtliche und finanzielle Konsequenzen entstehen. Daher ist es wichtig, für eine kontinuierlich genaue und aktuelle UBO-Registrierung zu sorgen.