Registro UBO e obbligo di segnalazione

Che cos’è un UBO?

Un UBO è la persona fisica che, in ultima istanza, possiede o esercita il controllo su un’organizzazione. Di norma si tratta di chi detiene più del 25% del capitale sociale, dei diritti di voto o di altre partecipazioni. Rientrano anche le persone che esercitano il controllo in altre modalità. Nel nostro articolo sugli UBO spieghiamo quali UBO identificare a seconda della forma giuridica.

Cosa succede se nessuno detiene più del 25%?

In questo caso si individua un pseudo-UBO. Si tratta di solito degli amministratori o dei soggetti con funzioni di vertice. Questo accade meno frequentemente nelle società di capitali, ma più spesso in fondazioni e associazioni. Nel nostro articolo sugli pseudo-UBO troverete indicazioni pratiche per la loro identificazione.

Attenzione: Con l’entrata in vigore del nuovo regolamento europeo antiriciclaggio (AMLR) a metà 2027, la definizione di UBO cambierà: una persona con il 25% o più di partecipazione o controllo sarà considerata UBO (oggi è più del 25%).

Cos’è il registro UBO e perché esiste?

In Italia, il registro UBO è gestito dalla Camera di Commercio tramite il Registro delle Imprese, in conformità al Decreto Legislativo 231/2007 e successive modifiche in materia di antiriciclaggio. L’obiettivo è prevenire il riciclaggio, le frodi e il finanziamento del terrorismo. La registrazione degli UBO è obbligatoria e la mancata registrazione può comportare sanzioni amministrative.

Per gli enti antiriciclaggio

Come soggetto obbligato, dovete verificare l’identità degli UBO nelle nuove relazioni d’affari. Occorre accertare chi detiene il controllo effettivo sul cliente. Questo può risultare da azioni, diritti di voto, partecipazioni o altri meccanismi di controllo. Se nessuno detiene più del 25%, si nomina un pseudo-UBO.

Segnalazione al registro UBO

Siete tenuti a comunicare eventuali discrepanze tra il registro UBO o un estratto certificato e le vostre verifiche interne degli UBO. La comunicazione avviene tramite i canali ufficiali della Camera di Commercio. Esempi di segnalazioni:

• UBO mancanti
• Persone erroneamente registrate come UBO
• Quote o diritti errati

Attenzione: le autorità di vigilanza (ad esempio UIF) controllano attivamente e considerano le violazioni gravi. Il mancato rispetto dell’obbligo di segnalazione può comportare sanzioni pecuniarie.

Per organizzazioni e trust 

La maggior parte delle organizzazioni è obbligata a registrare correttamente gli UBO nel registro. Le eccezioni sono disciplinate dalla legge. Tenete conto di scadenze rigorose: l’aggiornamento dei dati deve avvenire entro 30 giorni dalla costituzione dell’ente o da ogni modifica rilevante.

Come registrare un UBO?

La registrazione viene effettuata dal legale rappresentante dell’organizzazione o da un notaio. Per i trust e strutture simili, il trustee è responsabile della comunicazione.

Cosa succede se i dati UBO non sono corretti?

Gli studi professionali e le organizzazioni devono garantire che i dati degli UBO siano corretti e aggiornati. La mancata, ritardata o errata comunicazione può comportare conseguenze legali e finanziarie. È quindi fondamentale mantenere una registrazione accurata e aggiornata.