UBO-register en terugmeldplicht

Wat is een UBO?  

Een UBO (Ultimate Beneficial Owner) is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een organisatie. Meestal meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of eigendomsbelang. Personen die op andere manieren controle uitoefenen vallen hier ook onder. In ons artikel over UBO's leggen we meer uit over de UBO’s per rechtsvorm.  

Wat als niemand meer dan 25% belang heeft? 

Dan wijst u een pseudo-UBO aan. Dit zijn meestal de statutaire bestuurders of personen met een hogere leidinggevende functie. Bij vennootschappen komt dit minder vaak voor, maar bij stichtingen en verenigingen juist vaker. In ons artikel over pseudo-UBO's vindt u praktische tips voor de identificatie van pseudo-UBO's. 

Let op: bij de ingang van de AMLR medio 2027 zal het UBO-begrip wijzigen. Een persoon met 25% of meer eigendom of zeggenschap wordt dan als UBO beschouwd (nu is dat meer dan 25%). 

Wat is het UBO-register en waarom bestaat het?

Het UBO-register wordt in België beheerd door de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), onderdeel van de FOD Financiën, en valt onder de wet op het handelsregister. Het doel is witwassen, fraude en terrorismefinanciering tegengaan. Sinds 2020 is registratie van UBO’s verplicht. Niet registreren kan leiden tot boetes of sancties.

Voor AML-instellingen 

Als poortwachter bent u verplicht om de identiteit van de UBO vast te stellen bij nieuwe zakelijke relaties. U onderzoekt wie het uiteindelijke eigendom of zeggenschap over de cliënt heeft. Dit kan blijken uit aandelen, stemrechten, eigendomsbelangen of andere controlemechanismen. Als niemand meer dan 25% belang heeft, wijst u een pseudo-UBO aan. 

Terugmelden UBO-register 

U bent verplicht om discrepanties tussen het UBO-register of gewaarmerkte UBO-uittreksel en uw eigen vaststelling van de UBO te melden bij de KBO. Dit kan gedaan worden via de officiële website van de FOD Financiën. Voorbeelden van meldingen: 

• Ontbrekende UBO’s 
• Personen die onterecht als UBO geregistreerd staan 
• Onjuist belang of grootte van het belang 

Let op: Toezichthouders controleren actief en nemen overtredingen serieus. Niet voldoen aan de terugmeldplicht kan leiden tot sancties, zoals boetes. 

Voor organisaties en trusts 

De meeste organisaties zijn verplicht om de UBO’s correct in te schrijven in het UBO-register. Op de website van de FOD Financiën leest u meer over de uitzonderingen. Houd rekening met strikte termijnen: bijwerken van gegevens moet binnen 30 dagen na oprichting van een entiteit of een wijziging.

Hoe schrijft u een UBO in? 

De functiehouder van de organisatie of een notaris kan de UBO inschrijven bij de KVK. Voor trusts en soortgelijke constructies geldt dat de beheerder (trustee) verantwoordelijk is. 

Wat gebeurt er als u UBO-gegevens niet correct registreert?  

Kantoren zijn verplicht om de UBO-gegevens correct te registreren en bij te werken in het geval van wijzigingen. Wanneer een kantoor de UBO niet, niet op tijd, onvolledig of met verkeerde informatie doorgeeft, kunnen er juridische en financiële gevolgen ontstaan. Het is daarom van belang om voortdurend te zorgen voor accurate en actuele UBO-registratie.