Skip to content

Algemene voorwaarden en privacy statement

Een zorgvuldige cliëntacceptatie vraagt meer dan identificatie en verificatie: ook de opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden en privacyverklaring horen erbij. Toch worden die documenten vaak apart en handmatig per e-mail verstuurd. Dat kan slimmer.

Grip op documenten en akkoord

Met RegLab stuur je de opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden en privacyverklaring in één keer uit, samen met de verplichte Wwft- of Voda-cliëntidentificatie. Zo voorkom je losse communicatie en zorg je voor een compleet cliëntdossier vanaf het begin. Voor jouw cliënt is het bovendien prettig om alle documenten overzichtelijk tegelijk te ontvangen.

De cliënt ontvangt alles overzichtelijk en in de juiste taal. Binnen RegLab kunnen deze documenten centraal worden geüpload. Nederlandse cliënten krijgen zo de Nederlandse versie, Spaanse cliënten de Spaanse. Zo blijft het proces professioneel én efficiënt. 

Heeft de cliënt alle benodigde gegevens voor het cliëntenonderzoek ingevuld? Dan kan hij direct de opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden en de privacyverklaring goedkeuren. Het meesturen van de laatste twee is optioneel, maar vaak aan te raden. 

Door het uitsturen geautomatiseerd te laten plaatsvinden, profiteer je van een professionele uitstraling richting de cliënt. Daarnaast leg je met RegLab automatisch vast wanneer en waarmee de cliënt heeft ingestemd. Dat is belangrijk voor je dossier, zeker als er later discussie ontstaat over de gemaakte afspraken. 

Zijn algemene voorwaarden verplicht onder de Wwft?

Nee. De Wwft verplicht alleen tot een opdrachtbevestiging, niet tot algemene voorwaarden. Toch is het verstandig om ze te gebruiken. Ze geven duidelijkheid over de spelregels van je kantoor en kunnen veel discussies voorkomen. Ook al is het niet verplicht, je kunt er veel gedoe met cliënten mee voorkomen. Je bent hierin namelijk duidelijk over de regels van het kantoor ten aanzien van de te leveren dienstverlening. Daar kun je op terugvallen als je een meningsverschil krijgt met een cliënt.

Wat als de algemene voorwaarden wijzigen?

Veranderen de algemene voorwaarden van jouw kantoor? Dan upload je de nieuwe versie in RegLab. Nieuwe cliënten ontvangen automatisch de actuele voorwaarden. 

Let op: je kunt gewijzigde voorwaarden niet met terugwerkende kracht toepassen op eerdere overeenkomsten. Daarvoor heb je opnieuw goedkeuring van de cliënt nodig. Voor bestaande cliënten kun je de algemene voorwaarden daarom vanuit RegLab opnieuw versturen, mét het verzoek om goedkeuring.

Opdrachtbevestiging

Wat moet er in de privacyverklaring staan in het kader van de Wwft?

De AVG verplicht je om in je privacyverklaring uit te leggen waarom en op welke grondslagen je persoonsgegevens verwerkt. In het kader van de Wwft doe je dat op basis van een wettelijke verplichting. Zorg dat dit expliciet in de verklaring staat, inclusief welke gegevens je verwerkt, hoe lang je die bewaart en met wie je ze eventueel deelt (bijvoorbeeld bij een melding aan de FIU of bij een audit door de toezichthouder).

Mag je de privacyverklaring opnemen in de algemene voorwaarden?

Nee, een privacyverklaring mag je niet ‘verstoppen’ in de algemene voorwaarden. De AVG stelt dat cliënten duidelijk moeten weten welke gegevens je verzamelt en waarom. De inhoud van het privacy statement dient bovendien eenvoudig toegankelijk te zijn. Moet je ernaar op zoek in een ander document, dan wordt dat niet gezien als toegankelijk. Daarom moet de privacyverklaring altijd apart worden aangeboden.
RegLab

Dossiers op orde?

Tijdens een controle wordt gekeken hoe je binnen de Wwft jouw dossiers administreert. In dit artikel lichten we toe welke onderdelen de toezichthouder controleert en hoe je jouw Wwft-administratie op orde krijgt.

Lees het artikel