Algemene voorwaarden en privacy
Algemene voorwaarden en privacy statement digitaal laten goedkeuren
Een zorgvuldige cliëntacceptatie vraagt meer dan identificatie en verificatie: ook de opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden en privacyverklaring horen erbij.
Toch worden die documenten vaak apart en handmatig per e-mail verstuurd. Dat kan slimmer.
Grip op documenten en akkoord
Met RegLab stuur je de opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden en privacyverklaring in één keer uit, samen met de verplichte Wwft- of Voda-cliëntidentificatie. Zo voorkom je losse communicatie en zorg je vanaf het begin voor een compleet cliëntdossier.
Heeft de cliënt alle gegevens voor het cliëntenonderzoek ingevuld? Dan keurt hij direct de opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden en privacyverklaring goed.
Het meesturen van de algemene voorwaarden en de privacyverklaring is optioneel, maar vaak aan te raden.
Wat je ermee wint
Alles in één keer
Je cliënt ontvangt alle documenten overzichtelijk tegelijk. Dat voorkomt losse communicatie en is prettig voor je cliënt.In de juiste taal
Je uploadt de documenten centraal in RegLab. Nederlandse cliënten krijgen de Nederlandse versie, Spaanse cliënten de Spaanse.Akkoord vastgelegd
RegLab legt automatisch vast wanneer en waarmee de cliënt heeft ingestemd. Belangrijk als er later discussie ontstaat over de afspraken.
Zijn algemene voorwaarden verplicht onder de Wwft?
Nee. De Wwft verplicht alleen tot een opdrachtbevestiging, niet tot algemene voorwaarden. Toch is het verstandig om ze te gebruiken.
Je bent er duidelijk in over de regels van je kantoor voor de dienstverlening. Daar kun je op terugvallen als je een meningsverschil krijgt met een cliënt.
Wat als de algemene voorwaarden wijzigen?
Dan upload je de nieuwe versie in RegLab. Nieuwe cliënten ontvangen automatisch de actuele voorwaarden.
Let op: gewijzigde voorwaarden gelden niet met terugwerkende kracht voor eerdere overeenkomsten. Daarvoor heb je opnieuw goedkeuring nodig. Voor bestaande cliënten verstuur je de voorwaarden daarom vanuit RegLab opnieuw, mét het verzoek om goedkeuring.
Wat moet er in de privacyverklaring staan in het kader van de Wwft?
De AVG verplicht je om in je privacyverklaring uit te leggen waarom en op welke grondslagen je persoonsgegevens verwerkt. In het kader van de Wwft doe je dat op basis van een wettelijke verplichting.
Zorg dat dit expliciet in de verklaring staat, inclusief welke gegevens je verwerkt, hoe lang je die bewaart en met wie je ze eventueel deelt, bijvoorbeeld bij een melding aan de FIU of bij een audit door de toezichthouder.
Neem een paragraaf op waarin onder andere staat:
- dat jij onder de Wwft valt;
- dat je daarom bepaalde informatie moet opvragen;
- hoe je met die gegevens omgaat.
AVG
Mag je de privacyverklaring opnemen in de algemene voorwaarden?
Nee. Een privacyverklaring mag je niet ‘verstoppen’ in de algemene voorwaarden. De AVG stelt dat cliënten duidelijk moeten weten welke gegevens je verzamelt en waarom.
- DuidelijkCliënten moeten weten welke gegevens je verzamelt en waarom.
- Eenvoudig toegankelijkMoet je ernaar zoeken in een ander document, dan geldt dat niet als toegankelijk.
- Altijd apartBied de privacyverklaring daarom altijd als apart document aan.
AMLR: one step ahead
De AMLR verandert het speelveld
Laten we samen bekijken wat dit voor jouw kantoor betekent.
“RegLab heeft ons geholpen om onze procedures te stroomlijnen.”
Veelgestelde vragen over voorwaarden en privacy
Staat je vraag er niet tussen? Stel hem gerust tijdens het kennismakingsgesprek.
Zijn algemene voorwaarden verplicht onder de Wwft?
Nee. De Wwft verplicht niet tot algemene voorwaarden. Toch is het verstandig om ze te gebruiken: ze geven duidelijkheid over de spelregels van je kantoor en kunnen veel discussies voorkomen.
Wat als de algemene voorwaarden wijzigen?
Je uploadt de nieuwe versie in RegLab en nieuwe cliënten ontvangen automatisch de actuele voorwaarden. Gewijzigde voorwaarden gelden niet met terugwerkende kracht. Voor bestaande cliënten verstuur je ze daarom opnieuw, met het verzoek om goedkeuring.
Mag je de privacyverklaring opnemen in de algemene voorwaarden?
Nee. De AVG stelt dat cliënten duidelijk moeten weten welke gegevens je verzamelt en waarom, en dat de privacyverklaring eenvoudig toegankelijk is. Bied de privacyverklaring daarom altijd apart aan.
Wat moet er in de privacyverklaring staan in het kader van de Wwft?
Een paragraaf waarin onder andere staat dat je onder de Wwft valt, dat je daarom bepaalde informatie moet opvragen en hoe je met die gegevens omgaat. Vermeld ook welke gegevens je verwerkt, hoe lang je ze bewaart en met wie je ze eventueel deelt.
Ontvangt de cliënt de documenten in de eigen taal?
Ja. Je uploadt de documenten centraal in RegLab, zodat Nederlandse cliënten de Nederlandse versie krijgen en Spaanse cliënten de Spaanse.
Verdieping in het kenniscentrum
Klaar voor de AMLR begint met één gesprek
Vrijblijvend · 30 minuten · via Microsoft Teams