Kunt u mij uw Wwft-administratie laten zien?

Drie onderdelen van de Wwft-controle

Bij een controle bekijkt de toezichthouder je Wwft-administratie op drie onderdelen:

1. Beoordeling van enkele cliëntdossiers

2. Meldplicht en cliëntenonderzoek

3. Opdrachtbevestiging

Deze drie onderdelen zijn hieronder verder toegelicht.

#1: Beoordeling van enkele cliëntdossiers

Tijdens de controle moet je minimaal twee dossiers aanleveren. Tot op heden kon je deze dossiers van tevoren voorbereiden. In de praktijk betekende dit vaak: met man en macht ad hoc werken aan het up to date krijgen ervan. Maar toezichthouders kiezen steeds vaker zelf, ter plekke, enkele willekeurige zaken. Dat betekent: álle dossiers moeten te allen tijde op orde zijn.

Tijdens een controle wordt gekeken hoe je binnen de Wwft jouw dossiers administreert. Gebeurt dit in een fysieke map of aan de hand van ondersteunende software zoals RegLab? Uit recente controles blijkt dat het steeds belangrijker wordt om als kantoor uniform en consistent een Wwft-administratie te voeren. Dit betekent dat elke advocaat of medewerker, in elke sectie, op dezelfde manier te werk moet gaan. Als tijdens een controle blijkt dat sectie A de Wwft-beoordeling anders vastlegt dan sectie B, kan dat aanleiding zijn voor nader onderzoek door de toezichthouder.

#2: Meldplicht en cliëntenonderzoek

Waar wordt bij een controle dan vooral naar gekeken? De kern van elke Wwft-controle is je cliëntendocumentatie. Dit houdt ook in dat onderliggende documentatie actueel moet zijn. Om aan te tonen dat dossiers continu worden gemonitord, zijn oude uittreksels en ID’s binnen een doorlopend dossier niet wenselijk. Een risicoprofiel en vastlegging van het type onderzoek zijn noodzakelijk en de omschrijving van die profielen in het beleid onmisbaar.

Startpunt voor cliëntonderzoek en de meldplicht is het Wwft-beleid: het document waarin je vastlegt hoe jouw kantoor met de Wwft omgaat. Hierin staat vermeld welke type cliënten jouw kantoor heeft, wat de ‘risk appetite’ is en hoe het Wwft-proces verloopt. Ook staan er zaken in vermeld zoals: welke informatie er per cliënt wordt opgevraagd en met welke regelmaat en wanneer welke type onderzoek wordt opgestart. Denk ook aan de omschrijving van de risicoprofielen en wanneer vereenvoudigd of verscherpt onderzoek nodig is. In het volgende artikel behandelen we, aan de hand van vraag drie, het belang van een beleid in meer detail.

Er is in veel gevallen wel een goed kantoorbeleid aanwezig, maar vraagt de toezichthouder je dit in de praktijk te laten zien, dan laten veel kantoren verstek gaan. Juist bij een controle, en specifiek op dit onderdeel, wil de toezichthouder zien hoe je jouw beleid in de praktijk brengt. Dat doet hij onder andere door de omgang met de meldplicht en het praktisch cliëntonderzoek te controleren.

Kantoren hebben nu eenmaal te maken met mogelijke ongebruikelijke transacties inzake de Wwft. Is er een vermoeden van een dergelijke transactie dien je melding te maken bij de FIU. Uit jouw Wwft-administratie moet je kunnen aantonen dat je een serieuze afweging hebt gemaakt. Dit is voor standaard zaken niet moeilijk, maar wat als je te maken hebt met een Politiek Prominent Persoon (PEP)? Je dient ook in deze gevallen uitvoerig vast te leggen waarom het geen probleem is om de dienstverlening voort te zetten — of juist te stoppen. Ook dat hoort in je administratie te staan.

#3: Opdrachtbevestiging

Veel advocaten sturen een opdrachtbevestiging uit per mail. Deze verzonden opdrachtbevestiging en het akkoord per e-mail van cliënten, belanden dan vaak in de persoonlijke mailbox. In veel gevallen is er geen centrale plek waar deze worden opgeslagen. Laat staan of er iemand is die bijhoudt of de opdrachtbevestiging überhaupt getekend retour gekomen is.

Onze tip: zorg ervoor dat deze opdrachtbevestigingen centraal worden opgeslagen. Wijs iemand aan die dit controleert en beheert. Dit kun je handmatig inrichten, maar met de Wwft-software van RegLab automatiseer je het hele proces — inclusief opvolging.

Tip uit de praktijk

Hans Urlus (Shareholder en advocaat Greenberg Traurig LLP) zegt het volgende: "Vergis je ook niet in het belang van menselijke bewustwording. Een beleid en de tools zijn onmisbaar, maar het is de advocaat zelf die de afweging moet maken op basis van de mogelijke risico’s van een transactie of zaak. Daarom staan educatie en bewustwording bij ons hoog op de agenda. Met interne opleidingen, minimaal iedere zes maanden, geven wij concrete invulling aan de open norm: Wwft. Software helpt bij het creëren van deze bewustwording. Het maakt mensen bewust van het Wwft-proces en de Wwft-check. Maar het belangrijkste blijft ons motto: 'De Wwft-instelling; dat is de advocaat'."

Lees het gehele interview met Hans Urlus. 

Conclusie

Niet ad hoc maar consequent bijhouden en monitoren is het sterke advies om van een nood een deugd te maken. Het komt niet sterk over als je, net voor een controle, al jouw dossiers op orde moet brengen. Niet alleen ziet de toezichthouder dat alles de week ervoor in orde is gemaakt, ook betekent dit dat er ineens veel resources moeten worden vrijgemaakt. Of je het Wwft-proces automatiseert of niet, maak Wwft onderdeel van jouw werkproces. Zorg dat je niet pas begint als je een brief ontvangt, begin vandaag nog. Dat kan heel simpel door samen te gaan zitten met een specialist en de eerste stappen samen te formuleren.