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Condizioni generali e informativa sulla privacy

L'adeguata verifica del cliente è obbligatoria per le imprese che operano nel contesto della lotta al riciclaggio di denaro. L'invio della lettera di incarico, comprensiva dei termini e delle condizioni generali e la sua approvazione da parte dei clienti sono passaggi fondamentali per l'avvio di un rapporto di servizio. 

Condizioni generali e dichiarazione sulla privacy

Nell'ambito del dovere di diligenza verso i clienti, è essenziale che questi ultimi ricevano e approvino la lettera di incarico, i termini e le condizioni e l'informativa sulla privacy. Spesso i termini e le condizioni e l'informativa sulla privacy vengono inviati separatamente via e-mail. Con RegLab è possibile farlo in modo più semplice e professionale.  

Invece di inviare separatamente, via e-mail, le condizioni generali e l'informativa sulla privacy, potete scegliere di organizzarle e inviarle insieme alla lettera di incarico nella nostra piattaforma, usando il nostro link di identificazione del cliente.

Una volta compilati tutti i dati richiesti tramite il link di identificazione, il cliente può accettare immediatamente la lettera di incarico che gli è stata inviata in anticipo, insieme ai termini e alle condizioni generali e all'informativa sulla privacy, selezionando una sola casella. È importante ricordare, tuttavia, che l'invio al cliente dei termini e delle condizioni e dell'informativa sulla privacy insieme alla lettera di incarico è facoltativo nell'applicazione RegLab.

Le condizioni generali e l'informativa sulla privacy possono essere disponibili in diverse lingue. In RegLab, questi documenti possono essere caricati a livello centrale. Un cliente inglese riceverà le condizioni generali in inglese, mentre un cliente italiano le riceverà in italiano. 

Automatizzando il processo, si dà al cliente un'immagine professionale. È inoltre possibile vedere nel file se e quando il cliente ha accettato le condizioni generali e l'informativa sulla privacy.

Cosa succede se i termini e le condizioni cambiano?

È normale che i termini e le condizioni di un'azienda cambino, e queste modifiche sono possibili all'interno dell'applicazione. Tuttavia, le modifiche alle condizioni generali che si applicano ai contratti già conclusi non possono essere apportate automaticamente. In questo caso, è necessario che i contratti modificati siano nuovamente approvati dal cliente.  

In RegLab è possibile caricare le nuove condizioni generali. Queste possono essere inviate ai nuovi clienti come parte della lettera di incarico. In alternativa, si può scegliere di inviare le condizioni generali modificate ai clienti esistenti e chiedere direttamente la loro approvazione. 

Approving the order confirmation

L'informativa sulla privacy può essere inclusa nei termini e condizioni?

No, non è possibile "nascondere" l'informativa sulla privacy nei termini e condizioni. Questo perché il contenuto dell'informativa sulla privacy deve essere facilmente accessibile. Se dovete cercarla in un altro documento, non è considerata accessibile. In breve, l'informativa sulla privacy dovrebbe sempre essere un documento separato.  

I termini e le condizioni generali sono obbligatori nel contesto della normativa antiriciclaggio?

La lettera di incarico fa parte del controllo antiriciclaggio e antiterrorismo. I termini e le condizioni generali non fanno parte del controllo antiriciclaggio. Tuttavia, è consigliabile redigere e far approvare al cliente le condizioni generali. Anche se non sono obbligatorie, vi aiuteranno a evitare molti problemi con i vostri clienti. Esse indicano chiaramente le regole dello studio in merito ai servizi da fornire. Potrete farvi riferimento in caso di disaccordo con un cliente. 

RegLab

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