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Conditions générales et déclaration de confidentialité

Le devoir de vigilance à l'égard de la clientèle est obligatoire pour les cabinets opérants dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent. L'envoi de la lettre de mission, en incluant les conditions générales, et son approbation par les clients sont des étapes essentielles à la mise en marche d’une relation de travail. 

Conditions générales et déclaration de confidentialité

Dans le cadre du devoir de diligence à l'égard des clients, il est essentiel que ceux-ci reçoivent et approuvent la lettre de mission, les conditions générales et la déclaration relative à la protection de la vie privée. Souvent, les conditions générales et la déclaration de confidentialité sont envoyées séparément par courrier électronique. Il est possible de le faire plus facilement et de manière plus professionnelle grâce à RegLab. 

Une fois que le client a rempli tous les détails, il peut immédiatement accepter la lettre de mission qui lui aura été envoyée en amont, avec les conditions générales et la déclaration de confidentialité en ne cochant qu’une seule case. Il est cependant important de mentionner que l'envoi au client des conditions générales et de la déclaration de confidentialité avec la lettre de mission est facultatif dans l’application RegLab.  

Une fois que le client a rempli tous les détails, il peut immédiatement approuver - à l'aide d'une case à cocher - la confirmation de la commande, les conditions générales et la déclaration de confidentialité. Par ailleurs, l'envoi des conditions générales et de la déclaration de confidentialité avec la confirmation de commande est facultatif dans RegLab.

Les conditions générales et les déclarations de confidentialité peuvent être disponibles dans différentes langues. Dans RegLab, ces documents peuvent être téléchargés de manière centralisée. Un client anglais recevra alors les conditions générales en anglais, alors qu’un client français les recevra en français. 

En automatisant le processus, vous envoyez une image professionnelle au client. Vous pouvez également voir dans le fichier si, et quand, le client a accepté les conditions générales et la déclaration de confidentialité. 

Que se passe-t-il si les conditions générales changent ?

Il est commun de faire évoluer les conditions générales d’un cabinet, et ces modifications sont possibles au sein de l’application. Toutefois, la modification des conditions générales qui s'appliquent à des contrats déjà conclus ne peut pas se faire automatiquement. Dans ce cas, vous devez faire approuver les contrats modifiés à nouveau par le client. 

Dans RegLab, vous pouvez télécharger les nouvelles conditions générales. Celles-ci peuvent être envoyées aux nouveaux clients dans le cadre de la lettre de mission. Vous pouvez également choisir d'envoyer ces conditions générales modifiées aux clients existants et demander leur approbation directement. 

 

Engagement Letter

Peut-on inclure la déclaration de confidentialité dans les conditions générales ?

Non, vous ne pouvez pas « cacher » une déclaration de confidentialité dans les conditions générales. En effet, le contenu de cette déclaration doit être facilement accessible. Si vous devez le chercher dans un autre document, il n'est pas considéré comme accessible. En bref, la déclaration de confidentialité doit toujours faire l'objet d'un document distinct. 

Les conditions générales sont-elles obligatoires dans le cadre de LBC ?

La lettre de mission fait partie du contrôle LBC/FT. Les conditions générales, quant à elles, ne relèvent pas de cette obligation. Néanmoins, il est conseillé de rédiger et de faire approuver des conditions générales au client. Même si elles ne sont pas obligatoires, elles vous permettront d'éviter de nombreux problèmes avec vos clients. En effet, elles indiquent clairement les règles du cabinet concernant les services à fournir. Vous pouvez vous y référer en cas de désaccord avec un client.  

RegLab

Vos dossiers LBC/FT sont-ils à jour ?  

Lors d'un audit, le superviseur examinera la manière dont vous gérez vos dossiers LBC. Dans cet article, nous expliquons quelles parties sont contrôlées par le superviseur et comment maintenir votre politique LBC à jour.  

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