Skip to content

Rapportage toezichthouder: voorbereid op een controle

Komt de toezichthouder langs? Dan wil je niet zoeken. Dan wil je laten zien: dit is hoe wij aan de Wwft voldoen. Duidelijk, actueel en alles op één plek. Want wie overzicht heeft, houdt de regie over de Wwft-naleving.

Waarom is goede rapportage voor de toezichthouder essentieel?

Toezichthouders willen overzicht. Geen losse documenten of vage toelichtingen, maar duidelijke rapportages waarmee je in één oogopslag laat zien hoe jouw kantoor de Wwft toepast. Zowel op kantoorniveau als per individueel dossier.

Doe je het Wwft-proces nog handmatig? Dan is het lastig om precies te laten zien waar de risico’s zitten en hoe deze zijn onderzocht. Heb je geen data voorhanden, dan kun je ook geen onderbouwde antwoorden geven. 

Heb je je dossiers digitaal op orde? Dan heb je met één klik een compleet overzicht. Inclusief risicoprofielen. Daarmee laat je niet alleen zien hoeveel Wwft-dossiers je hebt, maar ook hoe je deze monitort. Dat stemt een toezichthouder gunstig. 

Wie zijn de Wwft-toezichthouders?

Over wie hebben we het nu eigenlijk als we het hebben over de toezichthouders, kortom aan wie moet je tijdens een controle rapporteren? Dit ligt eraan in welke beroepsgroep je actief bent. Een paar voorbeelden:

  • Bureau Financieel Toezicht (BFT)
    Voor accountants, belastingadviseurs en notarissen.

  • Bureau Toezicht Wwft (Belastingdienst)
    Voor makelaars, taxateurs en verkopers van en tussenpersonen in zaken van grote waarde, pandhuizen en domicilieverleners.

  • De Nederlandsche Bank (DNB)
    Voor banken, kredietinstellingen, wisselinstellingen, elektronische geldinstellingen, betaalinstellingen, levensverzekeraars, trustkantoren en verhuurders van safes en kluizen.
  • Kansspelautoriteit (KSA)
    Voor speelcasino’s.

  • Nederlandse orde van advocaten (lokale deken)
    Voor advocaten.

  • Stichting Autoriteit Financiële Markten (AFM)
    Voor banken en financiële dienstverleners die bemiddelen in levensverzekeringen, beleggingsondernemingen, beleggingsinstellingen en instellingen voor Collectieve Belegging en Effecten (ICBE).

Al deze toezichthouders concentreren zich tijdens een bezoek voornamelijk op de naleving van de meldingsplicht en het uitvoeren van (verscherpte) cliëntenonderzoeken. Kom je de Wwft-verplichtingen niet na, dan kunnen Wwft-toezichthouders een sanctie, dwangsom of boete opleggen. In hele extreme gevallen schakelen zij het OM in voor strafrechtelijke vervolging. Kortom, het is essentieel dat je de juiste informatie voorhanden hebt en snel inzichtelijk kunt maken.

Wat wil je tijdens een Wwft-audit laten zien?

De toezichthouder toetst of jouw beleid én praktijk aansluiten bij de Wwft. Daarom is het belangrijk om de volgende zaken op orde te hebben:

Actueel en schriftelijk Wwft-beleid 
Het is van cruciaal belang dat je in het beleid omschrijft hoe je Wwft-afwegingen maakt. Neem in jouw Wwft-beleid de risicobereidheid van jouw kantoor op en leg het gehele werkproces, van het identificeren van nieuwe cliënten tot het melden van ongebruikelijke transacties, vast. Zorg dat je minimaal eens paar jaar het beleid doorneemt en updatet. 

 

Wwft-administratie 
De kern van elke Wwft-controle is je cliëntendocumentatie. De toezichthouder bekijkt enkele willekeurige dossiers en beoordeelt of je binnen die dossiers aan de Wwft-verplichtingen voldoet. Voer altijd een cliëntonderzoek uit, sla de documentatie, bevindingen en risicobeoordelingen op en voldoe aan de meld- en opleidingsplicht. 

 

Wwft of niet? 
Toon aan hoe je hebt beoordeeld of een zaak onder de Wwft valt. Zonder deze documentatie kan de toezichthouder dieper op de beoordeling ingaan. Een overzicht waarin je per dossier inzicht geeft, werkt in je voordeel. 
Monitoring van lopende dossiers 
De toezichthouder verlangt steeds vaker een strikte monitoring op alle lopende zaken. Tijdens een controle wil de toezichthouder inzien dat je voortdurend in de gaten houdt of een dossier van kleur verandert en wat je op dat moment doet om alsnog een Wwft-uitvraag te doen. 

Specifiek voor advocaten: Voda en de deken

Alleen de Voda volstaat niet

Als advocaat werk je volgens beroepsregels van de Verordening op de advocatuur (Voda), maar dat alleen is niet voldoende. De Wwft stelt aanvullende eisen. Zorg dus dat je beide regelgevingen goed toepast én vastlegt. Zeker aangezien de toezichthouder ook graag inziet hoe het aantal Voda-zaken zich verhoudt ten opzichte van het aantal Wwft-zaken. 

Wwft-rapportage voor de deken

De deken vraagt voorafgaand aan een bezoek regelmatig om een compleet overzicht van je dossiers. Dit moet je normaal gesproken handmatig invullen. 

Gelukkig kun je in de RegLab-applicatie dit overzicht met één klik genereren. Het overzicht staat meteen in het juiste format en bevat de opgevraagde informatie. Alleen eventuele meldingen van verdachte transacties voeg je zelf toe. Dat bespaart tijd én gedoe.

Rapportage voor de Deken

Kies voor gemak met RegLab

Werk je in een andere beroepsgroep dan de advocatuur? Ook dan kun je met RegLab eenvoudig voldoen aan de rapportage-eisen van jouw toezichthouder. Wil je weten hoe je zelf een CSV- of Excel-bestand vanuit RegLab draait en wat je er precies mee kunt?

Neem contact op >

Klaar voor een controle van de deken

RegLab maakt de Wwft eenvoudig. Download met één klik een ingevuld CSV- of Excel-document voor de toezichthouder vanuit de RegLab-applicatie.

Klik. Download. Klaar.

RegLab

Dossiers op orde?

Tijdens een controle wordt gekeken hoe je binnen de Wwft jouw dossiers administreert. In dit artikel lichten we toe welke onderdelen de toezichthouder controleert en hoe je jouw Wwft administratie op orde krijgt.

Lees het artikel