Cliëntinteractie
Wwft-identificatie met één veilige identificatielink
Met de digitale identificatielink van RegLab identificeer je cliënten op een manier die voldoet aan de Wwft én past bij een professionele cliëntbeleving.
De cliënt weet precies wat er van hem of haar verwacht wordt, terwijl jij alle informatie centraal bijhoudt in één systeem.
Wat de cliënt via de link aanlevert
Klikt de cliënt op de identificatielink, dan begint een duidelijk stappenplan in een beveiligde omgeving. Per stap staat wat nodig is en waarom. Denk aan de UBO en een eventuele PEP.
KvK-uittreksel
Het actuele uittreksel van de onderneming.Organogram
De aandeelhoudersstructuur in één overzicht.Vertegenwoordiger
Gegevens van wie namens de cliënt optreedt.UBO en PEP
Uiteindelijk belanghebbenden en eventuele politiek prominente personen.ID-bewijzen
Legitimatiebewijzen van alle betrokkenen.
Eén link. Alles geregeld.
Zodra je een nieuw dossier aanmaakt, stuur je vanuit RegLab een identificatielink naar de cliënt. Uiteraard met een begeleidende tekst, waarin een toelichting staat op de Wwft-verplichting en de inhoud van de cliëntidentificatie. De cliënt ontvangt de identificatielink samen met de opdrachtbevestiging per e-mail.
Zodra de cliënt de gevraagde gegevens heeft aangeleverd, worden deze direct gekoppeld aan het bijbehorende dossier. Geen losse bestanden, geen versnipperde communicatie, maar één overzichtelijk geheel.
De status van de cliënt houd je centraal bij. Zowel het uitsturen van de links als het beoordelen van de informatie gebeurt vanaf één plek.
Cliëntvriendelijke Wwft-identificatie met uitleg per stap
Niet jij stelt de Wwft-vragen, maar de software. Veel gebruikers vinden het prettig dat ze deze vragen niet zelf aan hun cliënt hoeven te stellen. Dat scheelt tijd, behoudt de cliëntrelatie en voelt professioneel aan.
De Wwft-identificatie is nu eenmaal verplicht. Dan kunnen we het maar beter zo vriendelijk en efficiënt mogelijk maken, voor je cliënt én voor je kantoor.
De cliënt krijgt:
- een korte toelichting op de Wwft-verplichting;
- meteen te zien hoeveel tijd het invullen kost;
- kan tussendoor pauzeren zonder gegevens te verliezen;
- bij elk onderdeel een vraagteken met extra uitleg;
- bekende gegevens vooraf ingevuld zijn, zodat de cliënt alleen controleert en aanvult.
Schaal mee met het risicoprofiel
De basis van de identificatielink is voor elke cliënt gelijk. Verwacht je een hoog risicodossier? Dan voeg je eenvoudig extra vragen toe, bijvoorbeeld over de herkomst van middelen.
Wordt het dossier pas later als hoog risico beoordeeld? Dan stuur je een aanvullende link. Eerder ingevulde gegevens blijven behouden.
Identificatielink op maat
RegLab is ingericht per kantoor en bevat je eigen logo. Je stelt zelf in na hoeveel dagen een herinnering wordt verstuurd, wie welke rechten heeft en welke aanvullende vragen of documenten in de link staan.
Ook het e-mailtemplate pas je aan naar jullie eigen toon en stijl.
BSN-blocker
Waar Wwft en privacy elkaar ontmoeten
Onder de Wwft ben je verplicht cliënten te identificeren en te verifiëren. Tegelijkertijd vereist de AVG zorgvuldige omgang met persoonsgegevens, zoals het burgerservicenummer (BSN). Hoewel een BSN vaak op identiteitsdocumenten staat, is het opslaan ervan in de meeste gevallen niet vereist.
Het ongeoorloofd opslaan of delen van een BSN kan leiden tot hoge boetes en reputatieschade.
- BSN onleesbaar makenDe BSN-blocker maakt het BSN op een kopie van een identiteitsbewijs onleesbaar.
- Voor cliënt én kantoorDe gratis tool in de RegLab applicatie kan door zowel de cliënt als het kantoor worden gebruikt.
- Wwft en AVG samenCombineer de BSN-blocker met intern beleid en voldoe aan zowel de Wwft als de AVG.
AMLR: one step ahead
De AMLR verandert het speelveld
Laten we samen bekijken wat dit voor jouw kantoor betekent.
“Zeker 70% van onze cliënten beantwoordt binnen twee dagen de link die wij hen sturen.”
Veelgestelde vragen over de identificatielink
Staat je vraag er niet tussen? Stel hem gerust tijdens het kennismakingsgesprek.
Wat is een Wwft-identificatielink?
Een beveiligde link die je vanuit RegLab naar je cliënt stuurt. Via een stappenplan levert de cliënt alle gegevens en documenten aan die nodig zijn voor de Wwft-identificatie. Alles wordt direct aan het dossier gekoppeld.
Welke informatie levert de cliënt aan?
Dat hangt af van het dossier. Denk aan:
- een KvK-uittreksel;
- een organogram van de aandeelhoudersstructuur;
- gegevens over de vertegenwoordiger, de UBO en eventuele PEP's;
- legitimatiebewijzen van betrokkenen.
Kan de cliënt tussendoor stoppen?
Ja. De cliënt kan tussendoor pauzeren zonder gegevens te verliezen, en ziet vooraf hoeveel tijd het invullen kost.
Kan ik extra vragen stellen bij een hoog risicodossier?
Ja. Je voegt eenvoudig extra vragen toe aan de identificatielink, bijvoorbeeld over de herkomst van middelen. Wordt het dossier later als hoog risico beoordeeld, dan stuur je een aanvullende link. Eerder ingevulde gegevens blijven behouden.
Wat doet de BSN-blocker?
De BSN-blocker maakt het BSN op een kopie van een identiteitsbewijs onleesbaar. Zo verwerk je alleen de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn. De tool is gratis en kan door zowel de cliënt als het kantoor worden gebruikt.
Kan ik de identificatielink aanpassen aan ons kantoor?
Ja. De link bevat je eigen logo en je stelt zelf in wanneer herinneringen worden verstuurd, wie welke rechten heeft en welke vragen of documenten worden opgevraagd. Ook het e-mailtemplate pas je aan.
Klaar voor de AMLR begint met één gesprek
Vrijblijvend · 30 minuten · via Microsoft Teams