Quels documents dois-je demander lors d'un contrôle LCB-FT ?

Un malentendu fréquent

L'identification d'un nouveau client donne parfois lieu à un malentendu. Certains avocats pensent qu'elle ne s'impose que pour les dossiers relevant du dispositif LCB-FT. C'est inexact : en tant qu'avocat, vous devez toujours identifier votre client, y compris un client potentiel. Par ailleurs, chaque client doit être vérifié au regard des listes de sanctions et de gel des avoirs.

Vous trouverez ci-dessous la liste des documents à réunir pour mener à bien l'identification le plus rapidement possible. Comme vous le constaterez, l'identification d'une personne morale est plus exigeante, en raison de sa structure, de ses éventuels actionnaires et de ses bénéficiaires effectifs.

Informations requises

Personne physique

• Nom et prénom
• Adresse
• Copie d'une pièce d'identité
• Déclaration PPE

Personne morale

• Extrait Kbis (ou équivalent pour une entité étrangère)
• Organigramme de la structure actionnariale
• Représentant légal :
  • nom et prénom
  • copie d'une pièce d'identité
  • pouvoir ou délégation de pouvoir
• Bénéficiaire(s) effectif(s) :
  • nom et prénom
  • adresse
  • copie d'une pièce d'identité
• Déclaration PPE

L'organigramme doit remonter la chaîne de détention jusqu'aux bénéficiaires effectifs, en précisant les pourcentages de détention à chaque niveau. Demandez également le nom et l'adresse des personnes habilitées à représenter l'entité, ainsi qu'une copie de leur pièce d'identité. Attention : il ne suffit pas de recueillir ces informations, vous devez aussi vérifier qu'elles sont exactes.

Lorsque le client est une personne morale, il est également essentiel, pour les dossiers LCB-FT, d'obtenir une déclaration PPE (personne politiquement exposée) de la part des personnes concernées. Sans logiciel LCB-FT, cette déclaration doit être remplie manuellement et conservée au dossier. Elle est souvent intégrée au formulaire relatif au bénéficiaire effectif.

Conseil : s'équiper d'un logiciel LCB-FT

Mener l'identification et la vérification manuellement expose à des difficultés, notamment pour le contrôle des listes de sanctions et des pays à haut risque. Compte tenu du nombre de personnes et d'entités visées, il est pratiquement impossible de procéder à ces vérifications de manière exhaustive à la main. Elles n'en restent pas moins obligatoires : quel que soit votre domaine d'intervention, vous ne pouvez pas, en principe, fournir de services à une personne faisant l'objet de sanctions.

Les logiciels LCB-FT apportent une réponse à cette difficulté. Dans l'application RegLab, par exemple, chaque étape du processus est accompagnée d'indications expliquant les actions à effectuer. Vous êtes alerté dès qu'un document ou une information essentielle fait défaut. Certains champs du dossier client sont obligatoires : tant que le client n'a pas transmis les pièces requises, il ne peut pas poursuivre sa démarche. Rien n'est ainsi oublié, y compris la vérification obligatoire des listes de sanctions et des pays à haut risque.

Le rôle de l'autorité de contrôle

Lors d'un contrôle, l'autorité de supervision (pour les avocats, l'Ordre) vérifie que les dossiers sont complets. Chaque lacune constatée constitue un manquement susceptible d'être sanctionné. Il ne suffit d'ailleurs pas de produire les pièces obligatoires : chaque dossier doit également comporter une évaluation des risques propre au client, ou profil de risque. Nous y reviendrons dans un prochain article.

Enfin, l'application RegLab vous donne un accès direct à la piste d'audit, ce qui s'avère précieux lors d'un contrôle. Vous pouvez montrer précisément qui a fait quoi, quand, et quelles actions ont été réalisées dans le dossier. Le contrôle s'en trouve facilité : pouvoir démontrer rapidement votre conformité vous donne toujours une longueur d'avance.