Welke documenten vraag ik tijdens een Wwft controle op?

Misverstanden bij cliëntidentificatie 

Een veelvoorkomend misverstand is dat identificatie alleen nodig zou zijn bij Wwft-dossiers. Dit klopt niet. Als professional moet je elke (potentiële) cliënt identificeren en screenen tegen sanctielijsten, ongeacht het type dossier. 

Overzicht benodigde documenten 

Om de identificatie snel en correct uit te voeren, zijn de volgende gegevens essentieel: 

Voor natuurlijke personen 

• NAW-gegevens: volledige naam, adres en geboortedatum
• Kopie legitimatiebewijs: geldig identiteitsbewijs
• PEP-verklaring: verklaring over Politically Exposed Persons
   

Voor rechtspersonen 

• Uittreksel handelsregister: recent en officieel
• Organogram aandeelhoudersstructuur: overzicht van alle aandeelhouders tot aan de UBO’s, inclusief aandeelpercentages
• Vertegenwoordiger:
  • Naam en functie
  • Kopie legitimatiebewijs
  • Bewijs van bevoegdheid
• UBO (Ultimate Beneficial Owner):
  • NAW-gegevens
  • Kopie legitimatiebewijs
• PEP-verklaring: voor alle betrokken PEP’s 

Let op: het identificeren van een rechtspersoon is complexer door de structuur en aandeelhouders. Verifieer altijd dat de verstrekte informatie correct en actueel is. 

AVG en Wwft 

Volgens de AVG mag je alleen een kopie van het identiteitsbewijs van een natuurlijk persoon vragen wanneer daar een wettelijke grondslag voor is. Voor Wwft-identificatie is deze grondslag aanwezig. Let er wel op dat sommige gegevens, zoals het BSN-nummer, soms afgedekt moeten worden. 

Als een dossier niet onder de Wwft valt, kun je een verklaring opstellen waarin de belangrijkste gegevens van het identiteitsbewijs worden vermeld: type, nummer en geldigheidsdatum. 

Tip: Wwft-software gebruiken 

Handmatige identificatie en verificatie kan tijdrovend zijn, vooral bij screening van sanctielijsten en risicolanden. Software zoals RegLab ondersteunt alle stappen, waarschuwt bij ontbrekende documenten en zorgt dat verplichtingen niet worden vergeten. 

Voordelen van Wwft-software: 

• Melding bij ontbrekende documenten of cruciale informatie
• Verplichte velden voor cliëntdossiers
• Automatische controle van sanctielijsten en risicolanden
• Efficiënte audit trail voor toezichthouders 

Rol van de toezichthouder 

Tijdens een controle beoordeelt de toezichthouder of het dossier volledig is. Sinds 1 januari 2023 geldt een boetestructuur, waarbij voor elk ontbrekend onderdeel een boete kan worden opgelegd. Het tonen van documenten alleen is niet voldoende; elk dossier moet een risicoprofiel bevatten. 

Binnen RegLab kun je eenvoudig laten zien wie, wat, wanneer heeft gedaan. Dit maakt controles soepel en toont aan dat je volledig compliant bent, wat je een voorsprong geeft bij gesprekken met de toezichthouder.