Responsabilidad legal frente a operativa
Desde una perspectiva legal, la firma como entidad es responsable de cumplir con la legislación PBC. Sin embargo, en la práctica, es el personal —como el abogado encargado— quien gestiona los asuntos, evalúa riesgos y evalúa a clientes o inversores. Esta división entre responsabilidad interna y externa es inevitable. La firma debe asegurarse de que existan procesos y políticas claras, pero el profesional individual sigue siendo responsable del cumplimiento dentro de sus propios expedientes.
Esto significa que, en caso de incumplimientos, tanto la empresa como el individuo pueden rendir cuentas. Desde una perspectiva regulatoria, la responsabilidad recae en la firma; desde una perspectiva disciplinaria, recae en el profesional. A continuación detallamos ambas cosas.
Responsabilidad firme: la importancia de una política clara y firme
La empresa es responsable de garantizar que los empleados dispongan de las herramientas y el apoyo necesarios para cumplir con sus obligaciones PBC. Esto incluye, entre otras cosas:
Por tanto, la firma es responsable de establecer un marco de cumplimiento claro y viable. Dicho marco previene prácticas ad hoc. La ambigüedad sobre el papel conduce a ambigüedad en la práctica, y esa incertidumbre aumenta el riesgo de errores y de escrutinio regulatorio.
Un proceso bien diseñado determina quién da qué pasos durante la incorporación del cliente. Esto incluye identificar quién recopila y verifica la información necesaria, quién evalúa esa información y quién finalmente aprueba el expediente.
Dentro de los despachos de abogados: el abogado que gestiona sigue siendo central en este proceso, dado su conocimiento sustantivo del asunto.
Cuanto más grande es la empresa, más complejo es el proceso. En empresas medianas y grandes, a menudo se incluyen múltiples etapas de aprobación, por ejemplo a través de responsables de cumplimiento o controles internos. Sin embargo, las empresas más pequeñas también harían bien en documentar cuidadosamente sus procesos.
Un punto importante a recordar: no hagas que la política del despacho sea demasiado compleja. No intentes describir todas las excepciones — de lo contrario, la excepción corre el riesgo de convertirse en la norma.
Responsabilidad individual
Aunque la empresa es legalmente responsable, esto no exime al profesional individual de su propia responsabilidad. El empleado debe evaluar de forma independiente si el asunto cumple con los requisitos de PBC Recuerda: la ausencia de una política interna en PBC no te exime de esta responsabilidad.
Cuando existe una política AML —como debería ser el caso de cualquier organización regulada por PBC— todos deben cumplirla. Por ejemplo, si la política exige que el abogado apruebe el expediente, esa tarea no puede delegarse al personal de apoyo.
En términos generales, las responsabilidades individuales incluyen:
El papel del responsable de cumplimiento
El responsable de cumplimiento desempeña un papel central en la protección del cumplimiento de la ley PBC. Es esencial que las responsabilidades asociadas a este puesto estén claramente definidas. Simplemente nombrar a un responsable de cumplimiento no es suficiente. Debe estar claro qué hace esta persona, cómo se implementa la política y quién es responsable de qué.
En la práctica, a veces se nombran responsables de cumplimiento sin un marco claro. Esto conduce a ineficiencias y aumenta el riesgo de errores. Un papel bien definido garantiza el control sobre los procesos y fortalece la organización interna.
Por ejemplo, dentro de las firmas de inversión, la responsabilidad de un proceso y una política de PBC clara y eficaz suele recaer en los responsables de cumplimiento o en un equipo central de cumplimiento. Estas personas no solo gestionan la incorporación y la documentación, sino que también son responsables del seguimiento de riesgos y del cumplimiento total de las obligaciones en PBC. Durante las inspecciones regulatorias, el responsable de cumplimiento suele ser el principal punto de contacto.
Por favor, ten en cuenta: la obligación de nombrar a un responsable de cumplimiento varía según el sector y depende del tamaño y la naturaleza de la organización. Puedes leer más sobre este tema.
Centralización dentro de empresas internacionales
Algunas empresas internacionales operan con estructuras centralizadas de cumplimiento, donde un equipo en un solo país es responsable del KYC. A partir de ahí, se desarrollan procesos y se redactan políticas. Esto es posible, pero hay que tener en cuenta las diferencias en la legislación nacional sobre PBC.
Una entidad que opera en una jurisdicción no puede confiar en una política desarrollada en otra jurisdicción si no cumple con los requisitos legales locales. La legislación local sobre PBC sigue siendo pionera, y los procesos locales adecuados deben alinearse en consecuencia.
Cabe señalar que se espera que las diferencias nacionales en la legislación en PBC disminuyan en los próximos años debido a la creciente armonización europea, incluyendo la introducción del Reglamento contra el Blanqueo de Capitales (AMLR) y la Autoridad Antiblanqueo de Capitales (AMLA), que buscan crear una supervisión más uniforme en todos los Estados miembros de la UE.
Supervisión y sus consecuencias para la empresa y el individuo
La supervisión del cumplimiento en PBC se realiza mediante auditorías, muestreos e inspecciones continuas por parte de reguladores o órganos profesionales de supervisión. Como se ha discutido anteriormente, se distingue entre la supervisión de la empresa y la supervisión del individuo.
La supervisión de la firma se centra en el diseño de procesos, políticas y el funcionamiento del marco de cumplimiento. Examina hasta qué punto la empresa en su conjunto cumple con las obligaciones en PBC.
La supervisión del individuo se centra en el cumplimiento personal de los procedimientos y en el grado de alerta para identificar transacciones sospechosas.
Se puede imponer una multa o una sanción regulatoria a la parte que comete o co-comete un incumplimiento. Tanto las personas físicas como las personas jurídicas pueden ser responsables. Además de la empresa (que está sujeta a supervisión), también puede sancionarse a una persona que ejerza control efectivo o responsabilidad directiva.
La forma en que se gestionan los errores internos en el proceso KYC varía según la organización. En muchas empresas, los errores conducen a una revisión de los procedimientos. En la práctica, esto suele resultar en enmiendas a las instrucciones de trabajo, formación adicional o incluso medidas disciplinarias.
Cuando las inspecciones revelan deficiencias en la incorporación o documentación, el responsable de cumplimiento o el abogado de gestión suele ser el primero en ser atendido. En los procedimientos disciplinarios, esta distinción es cada vez más evidente: el incumplimiento de las directrices internas puede conllevar responsabilidad personal, especialmente en casos de deficiencias reiteradas o graves.
Concienciación y desarrollos europeos en la supervisión de la PBC
La concienciación entre las profesiones reguladas por la normativa de PBC contribuye a un cumplimiento efectivo. La conciencia sobre las obligaciones,está aumentando, en parte debido a la atención mediática y a casos de aplicación de alto perfil. No obstante, aún queda un progreso significativo por lograr. La supervisión y la aplicación desempeñan un papel clave en este sentido.
La nueva legislación europea, como la AMLA y la AMLR, reforzará aún más la supervisión y reducirá las diferencias entre los Estados miembros.
Las evaluaciones del GAFI también contribuyen a una mayor concienciación. Una evaluación negativa puede ejercer presión sobre los responsables políticos y las autoridades supervisoras. Esto suele conducir a una mayor supervisión y revisiones de los marcos nacionales, que en última instancia afectan a instituciones individuales y grupos profesionales.
