Wie is verantwoordelijk voor KYC binnen het kantoor

Juridische versus operationele verantwoordelijkheid 

Vanuit juridisch oogpunt is het kantoor als entiteit verantwoordelijk voor het naleven van de Wwft. In de praktijk zijn het echter de werknemers, zoals de behandelend advocaat, die dossiers behandelen, risico’s inschatten en cliënten of investeerders beoordelen. Deze verdeling tussen interne en externe verantwoordelijkheid is onvermijdelijk. Het kantoor moet zorgen voor duidelijke processen en beleid, maar de medewerker blijft verantwoordelijk voor de naleving binnen zijn of haar eigen dossiers. 

Dat zorgt ervoor dat bij overtredingen zowel het kantoor als het individu kan worden aangesproken. Bestuursrechtelijk ligt de verantwoordelijkheid bij het kantoor, tuchtrechtelijk bij de professional. Hieronder zetten we de twee uiteen. 

Kantoorverantwoordelijkheid: het belang van een duidelijk kantoorbeleid 

Het kantoor is verantwoordelijk voor het zorgen dat de werknemers de handvatten en ondersteuning krijgen om hun Wwft-verplichtingen na te leven. Daar valt o.a. onder: 

• Kantoorbeleid en proces 
• Risicobeleid 
• Eventuele aanstelling van de compliancefunctie (let op: in sommige gevallen verplicht) 
• Wanneer benodigd, voldoen aan de auditverplichting. 
• Mogelijkheid tot trainingen van werknemers om te voldoen aan de opleidingsverplichting

Het kantoor is dus verantwoordelijk voor een helder en werkbaar kantoorbeleid. Dit beleid voorkomt dat er “maar wat gedaan wordt”. Want, onduidelijkheid op papier leidt tot onduidelijkheid in de praktijk. En die onduidelijkheid vergroot weer de kans op fouten en risico’s bij toezicht. 

Een goed ingericht proces bepaalt juist wie welke stappen neemt bij cliëntacceptatie. Denk daarbij aan wie de benodigde informatie opvraagt en verzamelt, wie de informatie beoordeelt en wie het dossier vervolgens goedkeurt.  

Voor het advocatenkantoor: de behandelend advocaat blijft hierin leidend, gezien zijn of haar inhoudelijke kennis van de zaak. 

Hoe groter het kantoor, hoe complexer het proces. Bij (middel)grote kantoren zijn er vaak meerdere goedkeuringsmomenten ingebouwd, bijvoorbeeld via compliance officers of interne controles. Maar ook kleinere kantoren doen er verstandig aan om hun processen goed vast te leggen. 

Belangrijk om te onthouden: maak het kantoorbeleid niet te complex. Benoem niet elke uitzondering. Daarmee maak je van de uitzondering de standaard. 

Individuele verantwoordelijkheid

Hoewel het kantoor juridisch verantwoordelijk is, ontslaat dat de individuele professional niet van zijn of haar eigen verantwoordelijkheid. De werknemer moet zelf beoordelen of het dossier voldoet aan de Wwft-verplichtingen. Onthoud: het ontbreken van een kantoorbeleid ontslaat je niet van deze verantwoordelijkheid.  

Wanneer er wel een kantoorbeleid aanwezig is — wat bij elke Wwft-plichtige instelling dus zou moeten zijn — moet iedereen zich er wel aan houden. Als het beleid bijvoorbeeld voorschrijft dat de advocaat het dossier moet goedkeuren, dan mag dat niet worden overgelaten aan ondersteunend personeel. 

Het komt dus in grote lijnen neer op de volgende verantwoordelijkheden: 

• Naleving van intern proces 
• Naleving van de Wwft binnen eigen dossiers (o.a. identiteit van cliënt en UBO’s vaststellen en verifiëren, doel en aard van zakelijke relatie vaststellen, screening, risicobeoordeling en goed- of afkeuren) 
• Signaleren en melden van ongebruikelijke transacties (meldplicht) 
• Monitoren van dossiers 
• Voldoen aan de opleidingsverplichting 
• Voldoen aan de bewaarplicht

De rol van de compliance officer

De compliance officer speelt een centrale rol in het waarborgen van naleving. Het is belangrijk dat de verantwoordelijkheden van deze functie duidelijk zijn omschreven. Alleen het aanstellen van een compliance officer is niet voldoende. Er moet helder zijn wat deze persoon doet, hoe het beleid wordt uitgevoerd en wie waarvoor verantwoordelijk is. In de praktijk komt het namelijk weleens voor dat compliance officers zonder duidelijke kaders worden ingezet. Dit leidt tot inefficiëntie en verhoogt het risico op fouten. Een goed gedefinieerde rol zorgt voor grip op processen en versterkt de interne organisatie. 

Bij bijvoorbeeld beleggingsinstellingen ligt de verantwoordelijkheid voor een helder en gangbaar Wwft-proces en -beleid vaak bij de compliance officer(s) of een centraal team. Deze personen regelen niet alleen de onboarding en documentatie, maar dragen ook de verantwoordelijkheid voor het monitoren van risico’s en het volledig naleven van de Wwft-verplichtingen. Bij controle door toezichthouders wordt de compliance officer dan ook primair aangesproken. 

Let op: De verplichting om een compliance officer aan te stellen, verschilt per sector en is afhankelijk van de omvang én aard van de organisatie. Lees hier meer over de verplichting.

Centralisatie bij internationale kantoren

Sommige internationale kantoren hebben te maken met centralisatie en we zien dan vaak dat er één team in één land verantwoordelijk is voor KYC. Vanuit daar worden processen bedacht en beleid geschreven. En dat is zeker mogelijk, maar houdt dan wel rekening met de verschillen in de nationale antiwitwaswetgeving. 

Iemand die in Nederland gevestigd is, kan zich namelijk niet beroepen op een beleid uit bijvoorbeeld het Verenigd Koninkrijk als dat niet voldoet aan de Nederlandse normen. Voor Nederlandse kantoren geldt dat de Nederlandse Wwft leidend blijft. Passende, lokale processen moeten daarop zijn ingericht. 

Let op: de verschillen binnen nationale antiwitwaswetgeving kunnen in 2027 gaan wijzigen door de komst van de Europese AMLR en AMLA. De AMLR vervangt de richtlijnen (zoals AMLD5 of AMLD6) door een direct werkende verordening die in alle EU-lidstaten geldt. 

Toezicht en de gevolgen daarvan voor kantoor en individu 

Toezicht op Wwft-naleving vindt plaats met behulp van audits, steekproeven en structurele controles door de deken of andere toezichthouders. Zoals hierboven besproken, wordt er onderscheid gemaakt tussen toezicht op het kantoor en toezicht op het individu.  

• Toezicht op kantoor richt zich o.a. op de inrichting van processen, beleid en de werking van de compliancefunctie. Hier wordt gekeken naar de mate waarin het kantoor als geheel voldoet aan de Wwft-verplichtingen. 
• Toezicht op het individu richt zich op de persoonlijke naleving van procedures en de mate van alertheid bij het signaleren van ongebruikelijke transacties.

Een boete kan worden opgelegd aan degene die de overtreding pleegt of medepleegt. Zowel natuurlijke personen als rechtspersonen kunnen een overtreding begaan. Naast het kantoor (dat onder toezicht staat), kan ook de feitelijk leidinggevende beboet worden. In dit blogartikel leggen we meer uit over de bestuurlijke boetes. 

Hoe er intern wordt omgegaan met fouten in het KYC-proces verschilt per organisatie, maar in veel kantoren zie je dat fouten aanleiding geven tot herziening van procedures. Dit leidt in de praktijk tot aanpassingen in werkinstructies, extra training of zelfs disciplinaire maatregelen. 

Wanneer bij controle blijkt dat onboarding of documentatie niet op orde is, wordt de compliance officer of behandelend advocaat vaak als eerste aangesproken. In tuchtzaken zie je dat dit onderscheid steeds duidelijker wordt gemaakt: het niet naleven van interne richtlijnen kan leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid, zeker wanneer er sprake is van herhaalde of ernstige fouten.  

Bewustwording en Europese ontwikkelingen in AML-toezicht 

Bewustzijn onder de Wwft-plichtige beroepsgroepen draagt bij aan goede naleving. En het bewustzijn rondom AML zien we groeien, mede door media-aandacht en spraakmakende tuchtzaken. Toch is er nog een flinke weg te gaan. Toezicht en handhaving spelen hierin een grote rol. Nieuwe Europese regelgeving zoals AMLA en AMLR zal het toezicht verder aanscherpen en de verschillen tussen landen verkleinen.  

Ook FATF-beoordelingen dragen bij aan meer bewustzijn. Een negatieve beoordeling kan namelijk druk uitoefenen op de beleidsmakers en toezichthouders. Dit leidt vaak tot verscherpt toezicht en herziening van nationale kaders, wat doorwerkt tot op het niveau van individuele instellingen en beroepsgroepen.