Chi è responsabile del KYC all’interno dello studio?

Responsabilità legale vs operativa

Dal punto di vista legale, lo studio è responsabile del rispetto della normativa antiriciclaggio. Nella pratica, però, sono i professionisti – ad esempio l’avvocato incaricato – a gestire le pratiche, valutare i rischi e analizzare clienti o investitori. Questa divisione è inevitabile. Lo studio deve garantire processi chiari, ma il professionista resta responsabile della conformità nei propri fascicoli.

In caso di violazioni, possono essere ritenuti responsabili sia lo studio sia il singolo. Dal punto di vista normativo, la responsabilità è dello studio; da quello disciplinare, del professionista.

Responsabilità dello studio

Lo studio deve fornire strumenti e supporto adeguati:

• Policy e procedure di antiriciclaggio
• Valutazione del rischio documentata
• Funzione compliance (se richiesta)
• Eventuali audit
• Formazione obbligatoria

Lo studio è quindi tenuto a definire un quadro di conformità chiaro e applicabile. Tale quadro impedisce l'adozione di pratiche improvvisate. L'ambiguità sulla carta porta all'ambiguità nella pratica, e tale incertezza aumenta il rischio di errori e di controlli da parte delle autorità di regolamentazione.

Un processo ben progettato determina chi compie quali passaggi durante l'onboarding del cliente. Ciò include l'identificazione di chi raccoglie e verifica le informazioni necessarie, chi valuta tali informazioni e chi, in ultima istanza, approva il fascicolo.

All'interno degli studi legali: l'avvocato incaricato rimane centrale in questo processo, data la sua conoscenza approfondita della materia.

Più grande è lo studio, più complesso è il processo. Negli studi di medie e grandi dimensioni, sono spesso previste più fasi di approvazione, ad esempio attraverso i responsabili della conformità o i controlli interni. Tuttavia, anche gli studi più piccoli farebbero bene a documentare attentamente i propri processi.

Un punto importante da ricordare: non rendere la politica dello studio eccessivamente complessa. Non cercare di descrivere ogni eccezione — altrimenti l’eccezione rischia di diventare la regola.

Responsabilità individuale

Sebbene lo studio sia legalmente responsabile, ciò non esonera il singolo professionista dalla propria responsabilità. Il dipendente deve valutare autonomamente se la questione sia conforme ai requisiti antiriciclaggio. Ricorda: l’assenza di una politica antiriciclaggio non ti esonera da tale responsabilità.

Laddove sia in vigore una politica antiriciclaggio — come dovrebbe essere il caso per ogni organizzazione soggetta alla normativa antiriciclaggio — tutti devono attenersi ad essa. Ad esempio, se la politica richiede che sia l'avvocato ad approvare il fascicolo, tale compito non può essere delegato al personale di supporto.

In termini generali, le responsabilità individuali includono:

• Rispetto delle procedure interne
• Rispetto dei requisiti antiriciclaggio nell'ambito delle proprie attività (tra cui l'accertamento e la verifica dell'identità del cliente e dei titolari effettivi finali (UBO), la determinazione dello scopo e della natura del rapporto d'affari, lo screening, la valutazione del rischio e l'approvazione o il rifiuto)
• Identificazione e segnalazione di operazioni sospette (obbligo di segnalazione)
• Monitoraggio continuativo delle attività relative ai clienti
• Adempimento degli obblighi di formazione obbligatoria
• Rispetto degli obblighi di conservazione dei documenti

Ruolo del responsabile compliance

Il responsabile della conformità svolge un ruolo centrale nel garantire il rispetto delle norme antiriciclaggio. È fondamentale che le responsabilità connesse a tale ruolo siano chiaramente definite. La semplice nomina di un responsabile della conformità non è sufficiente. Deve essere chiaro quali siano i compiti di questa figura, come venga attuata la politica e chi sia responsabile di cosa.

Nella pratica, talvolta i responsabili della conformità vengono nominati senza un quadro di riferimento chiaro. Ciò comporta inefficienze e aumenta il rischio di errori. Un ruolo ben definito garantisce il controllo sui processi e rafforza l'organizzazione interna.

Ad esempio, all'interno delle società di investimento, la responsabilità di un processo e di una politica antiriciclaggio chiari ed efficaci ricade spesso sul responsabile della conformità o su un team centrale di conformità. Queste persone non solo gestiscono l'onboarding e la documentazione, ma sono anche responsabili del monitoraggio dei rischi e della piena conformità agli obblighi antiriciclaggio. Durante le ispezioni di vigilanza, il responsabile della conformità è spesso il principale punto di contatto.

Nota bene: l'obbligo di nominare un responsabile della conformità varia a seconda del settore e dipende dalle dimensioni e dalla natura dell'organizzazione. Puoi leggere ulteriori informazioni su questo argomento.

Strutture internazionali

Alcune società internazionali operano con strutture di conformità centralizzate, in cui un unico team in un singolo paese è responsabile del KYC. Da lì vengono sviluppate le procedure e redatte le politiche. Ciò è possibile, ma occorre tenere conto delle differenze nella legislazione nazionale in materia di antiriciclaggio.

Un’entità che opera in una giurisdizione non può fare affidamento su una politica elaborata in un’altra giurisdizione se questa non soddisfa i requisiti legali locali. La legislazione locale in materia di antiriciclaggio rimane prevalente e le procedure locali appropriate devono essere adeguate di conseguenza.

Si noti che le differenze nazionali nella legislazione antiriciclaggio dovrebbero diminuire nei prossimi anni grazie alla crescente armonizzazione europea, compresa l'introduzione del Regolamento antiriciclaggio (AMLR) e dell'Autorità antiriciclaggio (AMLA), che mirano a creare una vigilanza più uniforme tra gli Stati membri dell'UE.

La vigilanza e le sue conseguenze per l’impresa e il singolo

La vigilanza sull’adempimento degli obblighi antiriciclaggio avviene tramite audit, controlli a campione e ispezioni periodiche da parte delle autorità di regolamentazione o degli organismi di vigilanza professionali. Come illustrato in precedenza, si opera una distinzione tra la vigilanza sull’impresa e quella sul singolo.

La vigilanza sull’impresa si concentra sulla progettazione dei processi, sulle politiche e sul funzionamento del quadro di conformità. Essa valuta in che misura l’impresa nel suo complesso rispetti gli obblighi antiriciclaggio.

La vigilanza sul singolo si concentra sul rispetto personale delle procedure e sul grado di attenzione nell’identificazione delle operazioni sospette.

Una sanzione pecuniaria o una sanzione regolamentare può essere imposta alla parte che commette o concorre a commettere una violazione. Possono essere ritenute responsabili sia le persone fisiche che le persone giuridiche. Oltre all’impresa (che è soggetta a vigilanza), può essere sanzionata anche una persona che esercita un controllo effettivo o una responsabilità manageriale.

Il modo in cui vengono gestiti gli errori interni nel processo KYC varia a seconda dell'organizzazione. In molte aziende, gli errori portano a una revisione delle procedure. In pratica, ciò si traduce spesso in modifiche alle istruzioni operative, formazione aggiuntiva o persino misure disciplinari.

Quando le ispezioni evidenziano carenze nelle procedure di inserimento o nella documentazione, il responsabile della conformità o il legale incaricato sono spesso i primi a essere chiamati in causa. Nei procedimenti disciplinari, questa distinzione sta diventando sempre più netta: il mancato rispetto delle linee guida interne può comportare una responsabilità personale, in particolare in caso di carenze ripetute o gravi.

Sensibilizzazione e sviluppi europei nella vigilanza in materia di AML

La sensibilizzazione delle professioni soggette alla normativa antiriciclaggio contribuisce a garantire un'efficace conformità. La consapevolezza degli obblighi in materia di antiriciclaggio è in aumento, in parte grazie all'attenzione dei media e a casi di applicazione della legge di grande risonanza. Tuttavia, resta ancora molto da fare. La vigilanza e l'applicazione della legge svolgono un ruolo fondamentale in tal senso.

La nuova legislazione europea, come l’AMLA e l’AMLR, rafforzerà ulteriormente la vigilanza e ridurrà le differenze tra gli Stati membri.

Anche le valutazioni del GAFI contribuiscono ad aumentare la consapevolezza. Una valutazione negativa può esercitare pressione sui responsabili politici e sulle autorità di vigilanza. Ciò porta spesso a una maggiore vigilanza e a revisioni dei quadri normativi nazionali, che alla fine si ripercuotono sui singoli istituti e sui gruppi professionali.