Política de Modelo Personalizado
Al redactar una politica de PBC, muchos despachos utilizan un modelo estándar. Aunque esto es un excelente punto de partida, por sí solo no es suficiente. Una buena politica de riesgos debe adaptarse a tu práctica específica y reflejar el carácter y las operaciones de tu despacho. Cuanto más personalizada y práctica sea la politica, mejor podrá integrarse en tus procesos de trabajo diarios.
¿Cómo se logra esto? A continuación, se presentan tres componentes esenciales para redactar una politica de riesgo de PBC sólida y personalizada.
1. Definir el apetito de riesgo de tu despacho
Tu politica de PBC debe incluir el apetito de riesgo y el nivel de tolerancia al riesgo de tu despacho. Esto queda documentado en la evaluación de riesgos a nivel de empresa. Describe los tipos de riesgos que enfrenta tu empresa y cómo los evalúas. Analiza los sectores en los que se centra tu firma y los niveles de riesgo asociados a esos sectores o tipos de clientes. Una vez identificados y descritos claramente estos riesgos, resulta más fácil detectarlos y discutirlos internamente. Esto transforma tu política de LPBC de una obligación teórica en una herramienta práctica y activa dentro del lugar de trabajo.
2. Documentar el proceso de trabajo AML
Es importante documentar todo el proceso, desde la incorporación e identificación del cliente hasta la notificación de transacciones inusuales. Esto incluye explicar cómo gestionar excepciones y clientes complejos. ¿Qué medidas se toman cuando un cliente es una empresa extranjera, especialmente de un país de alto riesgo? ¿Cuál es su procedimiento para informar de transacciones inusuales? ¿Cómo se monitorizan los clientes existentes? Asegúrate de incluir cómo se garantiza el principio de los cuatro ojos y qué papel puede desempeñar un responsable de cumplimiento.
En nuestro cuarto artículo, exploraremos con más detalle los procedimientos de la LPBC, lo que puede ayudarte a perfeccionar aún más tu politica.
3. Aclarar el proceso de calificación de riesgos
El método para calificar los riesgos del cliente debe establecerse claramente como parte del proceso de trabajo de PBC documentado. Indica cómo categorizas a los clientes: ¿qué califica como de bajo, medio o alto riesgo? Puedes definir qué constituye un perfil de alto riesgo dentro de tu firma incluyendo una lista de verificación de indicadores de riesgo en tu politica.
La legislación de PBC se refiere tanto a indicadores objetivos como subjetivos. Para los indicadores subjetivos, debes hacer tu propia evaluación sobre si hay motivos para sospechar que el cliente puede estar vinculado al blanqueo de capitales o a la financiación del terrorismo. Estas evaluaciones deben estar registradas en tu politica. Asegúrate también de describir cómo se gestiona la escalada y cómo se aplica el principio de los cuatro ojos en estos casos.
La importancia de una politica de riesgos según KC Legal
Preguntamos al abogado y asesor fiscal Friggo Kraaijeveld por qué es importante para su firma una politica de riesgos por escrito. Friggo explicó: "Por un lado, estamos legalmente obligados a tener uno. Por otro lado, el proceso de redacción de esta política nos ha hecho mucho más conscientes de los riesgos que asumen nuestros negocios. Hemos formalizado nuestros procesos internos, lo que nos permite trabajar de forma coherente y estructurada. Se ha convertido en una forma de pensar y en una gran base para trabajar de forma más sistemática. Además, prefiero evitar una multa." Cuando le preguntaron un consejo para otras empresas, Friggo añadió: "Utiliza el conocimiento de otros. Trabaja con una parte especializada que pueda apoyarte con el formato y el contenido de la politica. Al mismo tiempo, asegúrate de que el contenido se mantenga fiel a la naturaleza de tu propio despacho. Para nosotros, desarrollar la política se convirtió en una especie de “control de coherencia".
Consejo de oro: visualiza tu proceso
Una vez que los tres componentes estén claramente descritos en tu politica. Un consejo de oro es visualizar tu flujo de trabajo. En lugar de escribir varias páginas de texto, puedes hacer un boceto o diseñar una representación visual, como una infografía, que describa claramente tus procedimientos de PBC y el proceso de escalada. Si necesitas ayuda con esto, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Como parte de nuestra oferta 'Cumplimiento como Servicio', creamos regularmente estas visualizaciones para las empresas.
Cuatro consejos finales para una política
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Asegúrate de que la política refleje realmente el enfoque de tu despacho. Hazlo tuyo, incluyendo la gestión de excepciones específicas de cada empresa.
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Mantén la politica actualizada. Revísalo regularmente y comprueba si está alineado con la legislación y las prácticas internas más recientes.
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Hazlo accesible. Asegúrate de que todo el personal pueda encontrar fácilmente la politica. Guárdalo en tu intranet o, si procede, en el centro de conocimiento de tu software de PBC como RegLab.
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Asegúrate de que la política se cumpla en la práctica. Debe ser una parte viva de tu organización. Organiza sesiones de conocimientos internos y formaciones periódicas.
Nota final
Durante una inspección, el regulador puede pedirte que apliques tu política de PBC a unos pocos archivos seleccionados al azar. Si no puedes rastrear la aplicación de la politica en esos archivos, corres el riesgo de recibir una advertencia o incluso una multa. Pero si sigues los consejos de este artículo, no solo podrás responder con confianza, sino que también demostrarás que te tomas en serio tus obligaciones de PBC las aplicas de forma constante.
