Vous êtes recommandé par une autre entreprise. Quelle est votre obligation en matière de LBC/FT?

Aucun contact avec le client

La grande question en matière de LBC/FT est la suivante : si vous obtenez une mission par l'intermédiaire d'un autre cabinet, qui est le véritable client ? Faut-il identifier le cabinet référent, ne rien faire ou demander au cabinet référant d'envoyer toutes les informations dont il dispose sur le client ? La réponse est que le client réel est celui qui a déposé le dossier. Si l'on vous envoie du travail, vous n'avez souvent aucun contact avec ce client. Il est donc étrange de demander au client des informations relatives à la lutte contre le blanchiment des capitaux spontanément sans avoir eu de contact préalable. Ce que je constate ensuite dans la pratique, c'est que les cabinets demandent au cabinet de référence de leur fournir les documents dont ils disposent et s'en tiennent là. Malheureusement, selon la réglementation LBC/FT, cela ne suffit pas. 

Responsabilité personnelle

Vous êtes tenu d'identifier le client, c'est-à-dire la personne à laquelle vous fournissez des conseils ou services juridiques.  

Comment le faire si vous n'êtes pas en contact ? En effet, demander une copie d'une pièce d'identité ou d'autres documents n'est alors pas recommandé. Notre conseil est le suivant : envoyez le mail avec tous les documents à fournir au cabinet juridique référant. Votre contact peut alors télécharger ou vous envoyer toutes les informations dont vous avez besoin pour votre contrôle LBC/FT. S'il manque quelque chose, il peut demander au client les informations manquantes. Toutefois, en tant que cabinet, vous restez responsable de l'exhaustivité et du respect des délais. Vous pouvez utiliser les recherches de l'autre entreprise, mais vous devez vérifier si les données sont correctes et évaluer les risques pour le client final en fonction des services fournis. 

Arguments

Dans la pratique, je reçois souvent les arguments ou excuses suivants : "Nous avons un partenariat avec ce cabinet, nous rédigeons un avis rapide et nous oublions que nous devons également mener des enquêtes en matière de LBC/FT". Ou encore : "Mais la facture et la lettre de mission sont au nom du cabinet, il s'agit donc de mon client, n'est-ce pas ?" Malheureusement, il ne s'agit pas du client que vous êtes censé identifier et filtrer. Dans la pratique, cela arrive assez souvent. Parfois, le travail de lutte contre le blanchiment des capitaux ne l'emporte tout simplement pas sur l'heure de travail que vous avez fournie ou sur les conseils que vous avez rédigés ou donnés. C'est compréhensible.
 
Il n'en reste pas moins que vous n'êtes pas autorisé à travailler pour ce client sans les données en matière de LBC/FT. Il est donc important d'être conscient de cette obligation et d'en informer les cabinets avec lesquels vous travaillez. En suivant un processus de LBC/FT ensemble, vous éviterez les heurts et possibles erreurs. Commencez toujours par une notification préalable. Indiquez que vous devez vous conformer aux règles LBC/FT et que vous demanderez bientôt au cabinet de vous fournir toutes les informations nécessaires. En toute rigueur, vous ne devez pas commencer à travailler tant que l'audit LBC/FT n'est pas terminé. 

Logiciel LBC/FT   

Vous pouvez utiliser un logiciel de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme tel que RegLab. L'avantage est que vous ne devez pas demander les documents nécessaires par mail au client puis vérifier qu'ils sont complets et les enregistrer ou les retranscrire. Par l'intermédiaire de RegLab, vous envoyez un lien contenant des informations au cabinet référant. Celui-ci télécharge ensuite toutes les informations vers un emplacement central sécurisé. Il s'agit d'un moyen facile et efficace de collaborer avec d'autres cabinets dans le domaine LBC/FT. Vous avez des doutes sur le fait de savoir si l'utilisation d'un logiciel LBC/FT peut convenir à votre cabinet ? Si c'est le cas, n'hésitez pas à demander une démonstration de l'application RegLab.

Seule exception

Il existe une exception, à savoir si vous rédigez un avis général pour le cabinet référent. Par exemple, sur le fonctionnement du système fiscal national que le cabinet référent souhaite utiliser pour différents clients. Dès lors que votre travail n'est pas destiné à une personne ou à une entité, vous êtes autorisé à considérer le cabinet comme votre client. Mais il s'agit là de la seule exception et elle ne peut pas être la norme.