Kein Kontakt mit dem/der Kunden/-in
Eine wichtige Frage im Zusammenhang mit der Geldwäschebekämpfung ist: Wenn Sie einen Auftrag über eine andere Firma erhalten, wer ist dann der/die eigentliche Kunde/-in? Geben Sie die überweisende Firma an, unternehmen Sie nichts oder bitten Sie die Firma, Ihnen alle Informationen über den/die Kunden/-in zu übermitteln, die sie hat? Nun, der/die eigentliche Mandant/-in ist der-/diejenige, der/die die Angelegenheit eingereicht hat. Wenn Sie sich Arbeit zuschicken lassen, haben Sie oft keinen Kontakt zu diesem/-r Kunden/-in. Es ist ziemlich seltsam, von dem/-r Kunden/-in aus heiterem Himmel Informationen zur Geldwäschebekämpfung anzufordern. In der Praxis stellen wir fest, dass die Firmen die überweisende Firma bitten, die ihnen vorliegenden Dokumente zur Verfügung zu stellen, und es dabei belassen. Leider ist das nach dem GwG nicht genug.
Sie bleiben verantwortlich
Sie sind verpflichtet, den/die Mandanten/-in zu identifizieren, d.h. die Person, für die Sie den Ratschlag verfassen oder für die Sie Rechtsdienstleistungen erbringen. Wie können Sie das tun, wenn Sie keinen Kontakt haben? Das Anfordern einer Kopie des Personalausweises und anderer Dokumente ist ein wenig unangenehm und vielleicht sogar unerwünscht. Unser Rat ist: Schicken Sie die E-Mail mit allen erforderlichen Informationen an die überweisende Anwaltskanzlei. Von dort aus kann Ihre Kontaktperson alle Informationen, die Sie für die Geldwäscheprüfung benötigen, hochladen oder senden. Sollte etwas fehlen, kann er oder sie den/die Kunden/-in um die fehlenden Informationen bitten. Als Kanzlei bleiben Sie jedoch für die Vollständigkeit und Aktualität der Informationen verantwortlich. Sie können die Recherchen der anderen Firma nutzen, müssen aber prüfen, ob die Daten korrekt sind und die Risiken für den/die Endkunden/-in auf der Grundlage der erbrachten Dienstleistungen abwägen.
Argumente
In der Praxis bekommen wir oft diese Argumente oder Ausreden zu hören: "Wir haben eine Partnerschaft mit dieser Firma, schreiben ein kurzes Gutachten und vergessen, dass wir auch Geldwäscheuntersuchungen durchführen müssen." Oder: "Aber die Rechnung und das Auftragsschreiben lauten auf den Namen dieser Firma, das ist doch mein/-e Kunde/-in, oder?" Leider ist das der Auftraggeber und nicht der/die Kunde/-in, den Sie laut GwG identifizieren und überprüfen sollen. In der Praxis kommt dies recht häufig vor. Sie brauchen sich also nicht zu schämen, wenn Sie es auch so machen. Manchmal steht die Geldwäschebekämpfung einfach nicht so sehr im Vordergrund wie beispielsweise die von Ihnen geleistete Arbeitsstunde oder die von Ihnen verfasste oder erteilte Beratung. Auch dafür haben wir Verständnis.
Dennoch bleibt die Tatsache bestehen, dass Sie ohne eine Geldwäscheprüfung nicht für diese/-n Kunden/-in arbeiten dürfen. Daher ist es wichtig, sich dieser Verpflichtung bewusst zu sein und die Firmen, mit denen Sie zusammenarbeiten, darauf hinzuweisen. Sie können die Gesetzgebung dafür verantwortlich machen, und wenn es sich um eine Firma mit Sitz in der EU handelt, sollten sie die gleichen Verpflichtungen haben. Je öfter Sie gemeinsam ein Geldwäscheverfahren durchlaufen, desto reibungsloser wird es ablaufen. Beginnen Sie immer mit einer Vorankündigung. Erklären Sie, dass Sie die GwG-Vorschriften einhalten müssen und dass Sie das Unternehmen bald um Informationen bitten werden. Streng genommen sollten Sie die Arbeit erst aufnehmen, wenn das Geldwäsche-Audit abgeschlossen ist.
Anti-Geldwäsche-Software
Zum Glück können Sie eine Anti-Geldwäsche-Software wie RegLab verwenden. Der Vorteil ist, dass Sie Ihre KYC-Dokumente nicht per E-Mail anfordern, auf Vollständigkeit prüfen und speichern oder neu abtippen müssen. Dank der RegLab-Anwendung senden Sie einen Link mit den Kundeninformationen an das überweisende Unternehmen. Diese lädt dann alle Informationen in eine sichere Umgebung hoch. Dies ist eine sehr freundliche und effiziente Art der Zusammenarbeit mit anderen Firmen im Bereich Geldwäsche. Zögern Sie, ob die Arbeit mit einer Anti-Geldwäsche-Software etwas für Ihr Unternehmen sein könnte? Fordern Sie einfach eine Demo an.
Einzige Ausnahme
Es gibt eine Ausnahme, nämlich wenn Sie ein allgemeines Gutachten für die überweisende Kanzlei schreiben. Zum Beispiel über die Funktionsweise des nationalen Steuersystems, das die überweisende Kanzlei für verschiedene Mandanten/-innen nutzen möchte. Sobald sich Ihre Arbeit nicht an eine Person oder Einrichtung richtet, dürfen Sie das Unternehmen als Mandanten nennen. Aber das ist wirklich die einzige Ausnahme... Und eine Ausnahme kann nicht der Standard sein.
