AML-verplichtingen bij samenwerking tussen kantoren: wie moet u identificeren?

Wie is in zo’n situatie eigenlijk uw cliënt? 

Grote vraag in relatie tot de Wwft is: als jij via een ander kantoor een opdracht krijgt, wie is dan de uiteindelijke cliënt? Wie identificeer je? 

• Niemand? 
• Het verwijzende kantoor? 
• Of de echte cliënt, voor wie het dossier loopt?

Geen contact met eindcliënt, wat nu?  

U krijgt de stukken, schrijft een advies, maar u hebt geen direct contact met de eindcliënt. Dan is het vreemd om uit het niets AML-gerelateerde informatie bij de cliënt op te vragen, dat snappen wij ook.  

Wat we vervolgens in praktijk zien gebeuren is dat kantoren aan het verwijzende kantoor vragen om de stukken die zij hebben aan te leveren en het er verder bij te laten. Helaas is dat volgens de wetgeving niet voldoende. 

U blijft verantwoordelijk 

Misschien voelt het ongemakkelijk om via-via om een kopie ID of bedrijfsdocumenten te vragen. Toch moet u het AML-cliëntenonderzoek zelf uitvoeren. U mag gebruikmaken van de informatie die het andere kantoor verzamelde, maar U moet:

• controleren of de gegevens compleet, actueel en correct zijn; 
• beoordelen of er risico’s zijn bij de dienstverlening; 
• zelf vastleggen dat u de check hebt gedaan. 

Ons advies: stuur de mail met alle aan te leveren stukken aan het verwijzende advocatenkantoor toe. Uw contactpersoon kan vanuit daar alle informatie die u nodig heeft voor uw AML-check uploaden of toesturen. Mist er iets, dan kan hij of zij de cliënt vragen om de ontbrekende informatie.  

U blijft hierbij als kantoor wel zelf verantwoordelijk voor de volledigheid en actualiteit. U mag gebruikmaken van het onderzoek van het andere kantoor, maar moet zelf controleren of de gegevens kloppen en een risico afweging maken op basis van de geleverde diensten voor de uiteindelijke cliënt. 

Veelgehoorde excuses

Goed, zo zou het moeten gaan. In de praktijk krijgen we vaak deze argumenten c.q. excuses: ‘We hebben een samenwerking met dit kantoor, schrijven snel een advies en vergeten dat we ook AML-onderzoek moeten doen.’ Of: ‘Maar de factuur en opdrachtbevestiging staan op naam van dat kantoor, dan is dat toch mijn cliënt?’  

Helaas, dat is de engagement partij en volgens de Antiwitwaswet niet de uiteindelijke cliënt die u behoort te identificeren en te screenen. Geloof ons, in de praktijk gebeurt dit heel vaak. Schaam u dus vooral niet als u het ook zo doet. Soms weegt het AML-werk gewoon echt niet op tegen bijvoorbeeld het uurtje werk dat u levert of het advies dat u heeft geschreven of gegeven. Ook die begrijpen we. 
 
Toch blijft het feit dat u zonder de AML-gegevens niet voor die cliënt mag werken. Het is daarom belangrijk om u van deze verplichting bewust te zijn en de kantoren waarmee u samenwerkt hierop te wijzen. Hierbij kunt u de schuld bij de wetgeving neerleggen en als het een kantoor is dat is gevestigd in de EU, zouden zij dezelfde verplichtingen moeten hebben.  

Hoe vaker u samen een AML-proces doorloopt, hoe vlotter het zal gaan. Begin altijd met een vooraankondiging. Geef aan dat u moet voldoen aan de Antiwitwaswet en dat u het kantoor binnenkort om alle informatie vraagt. Strikt genomen mag u pas aan de slag als de AML-controle is afgerond. 

AML-software maakt het makkelijker

Gelukkig kunt u gebruikmaken van AML-software zoals RegLab. Voordeel daarbij is dat u niet via de mail uw KYC-documenten hoeft op te vragen, te controleren op volledigheid en hoeft op te slaan of over te typen. Via RegLab stuurt u een link met informatie naar het verwijzende kantoor. Vervolgens uploadt zij alle informatie naar één centraal beveiligde plek. Dit is een erg vriendelijke en efficiënte manier om binnen de AML-sfeer samen te werken met andere kantoren. Twijfelt u of het werken met AML-software iets voor uw kantoor is? Vraag dan gerust eens een demo aan.   

De enige uitzondering

Er is één uitzondering. Schrijft u een algemeen advies voor het verwijzende kantoor? Bijvoorbeeld over de werking van het Belgisch belastingstelsel dat het verwijzende kantoor voor diverse cliënten wil gebruiken. Dan mag u het verwijzende kantoor zelf als cliënt beschouwen. Maar: dit geldt alleen als uw advies níet voor een concrete cliënt of entiteit bedoeld is. 

Dat is dan ook echt de enige uitzondering… En een uitzondering kan niet de standaard worden.