Incluez-vous un paragraphe sur la lutte contre le blanchiment de capitaux dans votre lettre de mission ?

La lettre de mission : une obligation légale pour l'avocat

Depuis la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l'activité et l'égalité des chances économiques, qui a modifié l'article 10 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971, l'avocat est tenu de conclure une convention d'honoraires écrite avec son client.

Cette obligation ne connaît que de rares exceptions : l'urgence, la force majeure, ou l'intervention de l'avocat au titre de l'aide juridictionnelle totale ou de l'aide à l'intervention de l'avocat dans les procédures non juridictionnelles. Encore faut-il préciser qu'en cas d'urgence ou de force majeure, la dispense n'est que temporaire : une fois la situation d'urgence passée, l'obligation de conclure une convention reprend tous ses effets.

La convention d'honoraires doit préciser l'objet de la mission ainsi que le montant ou le mode de calcul des honoraires, déterminés selon des critères objectifs. À cet égard, l'article 11.2 du Règlement intérieur national de la profession d'avocat (RIN) dispose que l'honoraire est fixé en tenant compte notamment des huit critères suivants :

• le temps consacré à l'affaire ;
• le travail de recherche ;
• la nature et la difficulté de l'affaire ;
• l'importance des intérêts en cause ;
• l'incidence des frais et charges du cabinet ;
• la notoriété, l'ancienneté, l'expérience et la spécialisation de l'avocat ;
• les avantages et le résultat obtenus au profit du client, ainsi que le service rendu ;
• la situation de fortune du client.

L'avocat doit en outre indiquer les modalités de détermination de l'honoraire et les conditions de son évolution.

Un processus à maîtriser

Le principe est donc clair : la lettre de mission est obligatoire. Sa mise en œuvre pratique l'est beaucoup moins.

Dans de nombreux cabinets, le circuit est le suivant : un(e) assistant(e) prépare la lettre de mission et la transmet à l'avocat, qui doit la valider puis l'adresser au client. Plusieurs écueils apparaissent alors. L'avocat peut oublier de l'envoyer, ou ne pas vérifier que le client l'a bien retournée signée. Et lorsque la lettre signée est reçue, est-elle archivée dans un emplacement adapté et centralisé ? Les informations qu'elle contient sont-elles exactes, à jour et adressées à la bonne entité ?

Autant de questions qui montrent la nécessité d'un processus structuré et efficace.

La dimension LCB-FT de la lettre de mission

La lettre de mission doit-elle également aborder la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT) ? La réponse est oui. Elle doit aujourd'hui comporter un paragraphe précisant notamment :

• que l'avocat est soumis aux obligations réglementaires en matière de LCB-FT ;
• que, pour cette raison, certaines informations et pièces justificatives sont demandées au client ;
• les modalités selon lesquelles la confidentialité des données est garantie.

Les principaux défis

La rédaction de la lettre de mission n'est pas, en soi, la principale difficulté : il existe de nombreux modèles, et le Barreau de Paris met notamment à disposition des modèles de conventions d'honoraires sur son site internet. Pour y accéder, cliquez sur le lien suivant.

Le véritable enjeu réside dans le suivi et la mise à jour des conventions, en particulier pour les dossiers de longue durée. Comment procéder lorsque les conditions générales évoluent ? Beaucoup de cabinets peinent à gérer ce processus de manière rigoureuse.

Ce que permet le logiciel LCB-FT de RegLab

• l'envoi automatique de la lettre de mission ;
• la centralisation des informations et des pièces transmises par le client ;
• le suivi du statut de chaque lettre ;
• l'envoi de relances automatiques en cas de réponse incomplète ;
• l'édition de rapports sur l'état des lettres de mission ;
• la diffusion et le suivi centralisés des nouvelles versions des conditions générales ;
• la mise à disposition, en un clic, d'une piste d'audit complète pour le superviseur.