Las tres partes principales de una auditoría PBC
Durante una inspección, el regulador evalúa tu administración de PBC en función de tres componentes principales:
- Revisión de archivos seleccionados de clientes
- Obligaciones de debida diligencia y reporte del cliente
- Confirmaciones de enfrentamiento
Cada uno de estos se explica con más detalle a continuación.
1. Revisión de asuntos seleccionados de clientes
Durante la inspección, se espera que proporciones al menos dos asuntos al cliente. En el pasado, las empresas podían preparar estos archivos con antelación, lo que a menudo resultaba en una carrera de última hora para actualizarlos. Cada vez más, los reguladores seleccionan asuntos aleatorios en el lugar. Esto significa que todos los asuntos del cliente deben estar en orden en todo momento.
El regulador analizará cómo mantienes tus asuntos PBC. ¿Se hace esto usando papeles o software de soporte como RegLab? Las inspecciones recientes ponen de manifiesto la importancia de mantener una administración de PBC uniforme y coherente en toda la empresa. Cada abogado o miembro del personal, en cada departamento, debe seguir los mismos procedimientos. Si, por ejemplo, los registros de PBC del Departamento A se comprueban de forma diferente al Departamento B, el regulador puede decidir realizar una revisión más detallada.
2. Diligencia debida del cliente y obligaciones de reporte
En el centro de cada inspección de PBC está la documentación de tu cliente. Esto incluye asegurarse de que toda la documentación subyacente esté actualizada. Para demostrar la monitorización continua, documentos de identidad desactualizados o extractos de la empresa no son aceptables en asuntos activos. Debes incluir un perfil de riesgo claro y especificar el tipo de debida diligencia realizada. Las descripciones de estos perfiles deben estar claramente detalladas en la política de tu oficina.
El punto de partida para la debida diligencia y la presentación de informes del cliente es tu política de PBC. Este documento detalla cómo tu despacho gestiona las obligaciones de PBC. Debe incluir:
- Los tipos de clientes con los que suele trabajar tu firma
- El apetito de riesgo de tu empresa
- Cómo funciona el proceso de PBC en la práctica
- Qué información del cliente se recopila y con qué frecuencia
- Cuándo aplicar la debida diligencia simplificada o mejorada
- Definiciones de perfiles de riesgo para clientes
Aunque muchas firmas cuentan con una política de PBC, cuando se les pide que demuestren cómo se aplica en la práctica diaria, muchas no lo logran. El regulador querrá ver cómo se implementa tu política, especialmente en lo que respecta a las obligaciones de reporte y la debida diligencia práctica del cliente.
Las empresas inevitablemente se enfrentan a transacciones potencialmente inusuales. Si sospechas de dicha transacción, estás obligado a informarla a Sepblac. Tus registros de PBC deben demostrar claramente que se realizó una evaluación adecuada. Esto suele ser sencillo en casos rutinarios, pero ¿qué pasa si el cliente es una Persona Políticamente Expuesta (PEP)? En tales casos, debes documentar en detalle por qué has decidido continuar o terminar el compromiso. Esa decisión debe quedar registrada en tu asunto de PBC.
3. Carta de compromiso
Muchos abogados envían confirmaciones de compromiso por correo electrónico. Las confirmaciones y respuestas firmadas suelen quedarse en bandejas de entrada personales. En la mayoría de los casos, no hay un lugar central donde se almacenen. A menudo no está claro si la confirmación fue alguna vez devuelta con firma. Nuestra recomendación es asegurarnos de que todas las confirmaciones de compromiso se almacenen en un lugar centralizado. Asigna a alguien la responsabilidad de gestionar y verificar esto. Puedes hacerlo manualmente o automatizar el proceso usando herramientas de KYC Y PBC como RegLab, que también gestiona los seguimientos.
Consejo práctico de Hans Urlus (Accionista y Abogado, Greenberg Traurig LLP)
"No te equivoques sobre la importancia de la conciencia humana. Contar con una póliza y las herramientas es clave, pero es el propio abogado quien debe realizar la evaluación en función de los posibles riesgos de una transacción o asunto. Por eso la educación y la concienciación son una prioridad. Con sesiones de formación internas, al menos cada seis meses, damos fundamento concreto al estándar abierto. El software ayuda a crear esta conciencia. Hace que la gente sea consciente del proceso de PBC y de la auditoría. Pero lo más importante sigue siendo nuestro lema: "El proceso de PBC... toda gira en torno al abogado".
Conclusión
El consejo más fuerte es monitorizar y actualizar la documentación de PBC de forma consistente, no reactiva. Si solo actualizas tus asuntos la semana antes de una inspección, el regulador se dará cuenta. También supone una presión sobre los recursos internos.
Tanto si decides automatizar tu proceso de PBC como si no, debe integrarse en tu flujo de trabajo diario. No esperes a una carta de inspección. Empieza ya. Incluso dar un pequeño paso, como sentarte con un especialista en PBC para planificar tu enfoque, puede poner a tu firma en el camino correcto.
