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Può mostrarmi la sua documentazione antiriciclaggio?

Domanda no. 2 dell'autorità di vigilanza.

La seconda domanda che il supervisore può farti durante la visita è: "Può mostrarmi la sua documentazione antiriciclaggio?". In un precedente articolo, abbiamo esaminato la prima domanda del supervisore, ovvero "Come determina se una questione è soggetta alla normativa antiriciclaggio?"?

Durante un’ispezione, il supervisore esamina la documentazione antiriciclaggio sulla base di tre componenti fondamentali:

1. Valutazione di due fascicoli
2. Obbligo di segnalazione e adeguata verifica del cliente
3. Conferma dell'incarico (articolo 34a della legge antiriciclaggio).

Andiamo ora a vedere in dettaglio questi tre elementi.


#1: Valutazione di due fascicoli

La prima richiesta del supervisore durante la visita riguarda la presentazione di almeno due fascicoli. In passato, era possibile preparare questi documenti in anticipo, ma oggi i supervisori si concentrano su due fascicoli a caso. Mantenere aggiornati tutti i file è l'unico modo per essere pronti per qualsiasi ispezione.

Durante l'ispezione, il supervisore controllerà se i fascicoli soddisfano i requisiti antiriciclaggio. Il tuo studio utilizza ancora fascicoli cartacei o un software di supporto come RegLab? Gli audit recenti di cui siamo a conoscenza dimostrano che la coerenza è essenziale per il successo di qualsiasi studio legale. Se il team A e il team B documentano le valutazioni antiriciclaggio in modo diverso, ciò potrebbe causare audit più approfonditi.

 

#2: Obbligo di segnalazione e adeguata verifica del cliente (o customer due diligence) 

Ti sarai chiesto quale sia l'aspetto più importante durante un'ispezione. Ebbene, la risposta è la tenuta di registri accurati e consistenti sui clienti, comprensivi di documentazione aggiornata. Per dimostrare la costante supervisione dei fascicoli attivi, evita di inserire estratti e carte d'identità scaduti.

È indispensabile avere un profilo di rischio e registrare il tipo di indagine svolta, specificando i profili nella policy di studio. La policy rappresenta il punto di partenza per l'adeguata verifica e l'obbligo di segnalazione, poiché descrive l'ufficio in termini di processo antiriciclaggio, tipi di clienti presi in carico,  "propensione al rischio" e processo organizzativo.

La policy include anche dettagli come il tipo di informazioni richieste per ogni cliente, il tipo di indagine svolta e la sua frequenza, la descrizione dei profili di rischio e quando è necessaria una adeguata verifica semplificata o rafforzata.

In un altro articolo, discutiamo in modo più dettagliato l'importanza della policy in risposta alla domanda n. 3.

Molti uffici hanno già una buona policy d'ufficio, tuttavia, se il supervisore dovesse richiedere delle evidenze, molti uffici risulterebbero inadempienti. Durante un audit, il supervisore vuole verificare come viene messa in pratica la policy di studio, soprattutto in merito all'obbligo di segnalazione e alla Customer Due Diligence.

In alcuni casi, gli uffici potrebbero essere chiamati a dover gestire operazioni sospette ai sensi della normativa antiriciclaggio. Se sospetti una operazione del genere, è necessario informare la FIU (Financial Intelligence Unit) presso la Banca d'Italia. I tuoi registri antiriciclaggio dovrebbero dimostrare che hai condotto valutazioni adeguate. Questo può non essere difficile per le questioni predefinite, ma se hai a che fare per esempio con una persona políticamente esposta ("Politically Exposed Person" o "PEP"), devi spiegare dettagliatamente, tra le altre cose, perché non sia un problema (dis)continuare i tuoi servizi con questo cliente.

#3: Conferimento dell'incarico

Gli avvocati spesso inviano conferme del conferimento dell’incarico via e-mail ai loro clienti. Tuttavia, queste comunicazioni finiscono spesso dispersi nella casella di posta elettronica, senza essere conservate in un luogo centrale e senza essere monitorate per assicurarsi che le lettere di incarico siano state firmate e restituite.

Per evitare questo problema, è consigliabile archiviare tutte le lettere d'incarico in un luogo centrale e designare una persona responsabile. Puoi gestire questa attività manualmente o con l'ausilio di un software antiriciclaggio come RegLab. In questo modo, potrai garantire che le comunicazioni siano adeguatamente registrate e monitorate, facilitando la tua conformità alle normative antiriciclaggio.

Suggerimento pratico

Secondo Hans Urlus, socio e avvocato di Greenberg Traurig LLP, l'importanza di essere consapevoli non dovrebbe mai essere sottovalutata. Mentre avere una policy e degli strumenti adeguati è certamente essenziale, alla fine è l'avvocato che deve valutare i possibili rischi associati a una transazione o a una questione specifica. Proprio per questo motivo, la formazione e la consapevolezza rappresentano una priorità assoluta. Attraverso sessioni di formazione interne, svolte almeno ogni sei mesi, riusciamo a concretizzare lo standard aperto dell'antiriciclaggio. Il software può contribuire a sviluppare questa consapevolezza, aiutando a far comprendere alle persone l'importanza del processo antiriciclaggio e dell'audit antiriciclaggio. Tuttavia, la cosa più importante di tutte è il nostro motto: "Il processo antiriciclaggio... è tutto merito dell'avvocato"

Conclusione

Per concludere, evita di gestire l'antiriciclaggio in modo occasionale e adotta invece un sistema coerente di monitoraggio e tracciabilità. Non farai una buona impressione se ti ritrovi a dover aggiornare i documenti poco prima di una ispezione: non solo il supervisore capirà che hai rimediato solo all'ultimo momento, ma dovrai anche dedicare molte risorse in fretta e furia. Che tu scelga di automatizzare il processo o meno, fallo diventare una parte integrante del tuo flusso di lavoro, iniziando fin da subito e non solo quando ricevi un incarico. Poni le basi per il tuo sistema antiriciclaggio in collaborazione con un esperto del settore: si tratta di un processo semplice ma essenziale

Dossier tematico: prepararsi al meglio per la visita del supervisore 

Questo articolo fa parte di una serie di articoli e download che ti aiuteranno a prepararti alla visita dell'autorità di vigilanza. Questo contenuto si basa sulle FAQ durante un’ispezione. Vuoi essere al 100% a prova di AML e pronto per la visita del supervisore? Trovi tutte le FAQ nel nostro Knowledge Centre.

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