Kunt u mij uw AML-adminstratie laten zien?

Drie onderdelen van de AML-controle 

Bij een controle bekijkt de toezichthouder uw AML-administratie op drie onderdelen: 

1. Beoordeling van enkele cliëntdossiers
2. Meldplicht en cliëntenonderzoek
3. Opdrachtbevestiging

Deze drie onderdelen zijn hieronder verder toegelicht. 

#1: Beoordeling van enkele cliëntdossiers 

Tijdens de controle moet u minimaal twee dossiers aanleveren. Tot op heden kon u deze dossiers van tevoren voorbereiden. In de praktijk betekende dit vaak: met man en macht ad hoc werken aan het up to date krijgen ervan. Maar toezichthouders kiezen steeds vaker zelf, ter plekke, enkele willekeurige zaken. Dat betekent: álle dossiers moeten te allen tijde op orde zijn. 

 
Tijdens een controle wordt gekeken hoe u binnen de AML uw dossiers administreert. Gebeurt dit in een fysieke map of aan de hand van ondersteunende software zoals RegLab? Uit recente controles blijkt dat het steeds belangrijker wordt om als kantoor uniform en consistent een AML-administratie te voeren. Dit betekent dat elke advocaat of medewerker, in elke sectie, op dezelfde manier te werk moet gaan. Als tijdens een controle blijkt dat sectie A de AML-beoordeling anders vastlegt dan sectie B, kan dat aanleiding zijn voor nader onderzoek door de toezichthouder. 

#2: Meldplicht en cliëntenonderzoek 

Waar wordt bij een controle dan vooral naar gekeken? De kern van elke AML-controle is uw cliëntendocumentatie. Dit houdt ook in dat onderliggende documentatie actueel moet zijn. Om aan te tonen dat dossiers continu worden gemonitord, zijn oude uittreksels en ID’s binnen een doorlopend dossier niet wenselijk. Een risicoprofiel en vastlegging van het type onderzoek zijn noodzakelijk en de omschrijving van die profielen in het beleid onmisbaar. 

Startpunt voor cliëntonderzoek en de meldplicht is het AML-beleid: het document waarin u vastlegt hoe uw kantoor met de AML omgaat. Hierin staat vermeld welke type cliënten uw kantoor heeft, wat de ‘risk appetite’ is en hoe het AML-proces verloopt. Ook staan er zaken in vermeld zoals: welke informatie er per cliënt wordt opgevraagd en met welke regelmaat en wanneer welke type onderzoek wordt opgestart. Denk ook aan de omschrijving van de risicoprofielen en wanneer vereenvoudigd of verscherpt onderzoek nodig is. In het volgende artikel behandelen we, aan de hand van vraag drie, het belang van een beleid in meer detail. 

Er is in veel gevallen wel een goed kantoorbeleid aanwezig, maar vraagt de toezichthouder u dit in de praktijk te laten zien, dan laten veel kantoren verstek gaan. Juist bij een controle, en specifiek op dit onderdeel, wil de toezichthouder zien hoe u uw beleid in de praktijk brengt. Dat doet hij onder andere door de omgang met de meldplicht en het praktisch cliëntonderzoek te controleren. 
 
Kantoren hebben nu eenmaal te maken met mogelijke ongebruikelijke transacties inzake de AML. Is er een vermoeden van een dergelijke transactie dient u melding te maken bij de CFI. Uit uw AML-administratie moet u kunnen aantonen dat u een serieuze afweging heeft gemaakt. Dit is voor standaard zaken niet moeilijk, maar wat als u te maken heeft met een Politiek Prominent Persoon? U dient ook in deze gevallen uitvoerig vast te leggen waarom het geen probleem is om de dienstverlening voort te zetten — of juist te stoppen. Ook dat hoort in uw administratie te staan. 

#3: Opdrachtbevestiging 

Veel advocaten sturen een opdrachtbevestiging uit per mail. Deze verzonden opdrachtbevestiging en het akkoord per e-mail van cliënten, belanden dan vaak in de persoonlijke mailbox. In veel gevallen is er geen centrale plek waar deze worden opgeslagen. Laat staan of er iemand is die bijhoudt of de opdrachtbevestiging überhaupt getekend retour gekomen is. 

Onze tip: zorg ervoor dat deze opdrachtbevestigingen centraal worden opgeslagen. Wijs iemand aan die dit controleert en beheert. Dit kunt u handmatig inrichten, maar met de AML-software van RegLab automatiseert u het hele proces — inclusief opvolging. 
  

Tip uit de praktijk 

Hans Urlus (Shareholder en advocaat Greenberg Traurig LLP) zegt het volgende: "Vergis u ook niet in het belang van menselijke bewustwording. Een beleid en de tools zijn onmisbaar, maar het is de advocaat zelf die de afweging moet maken op basis van de mogelijke risico’s van een transactie of zaak. Daarom staan educatie en bewustwording bij ons hoog op de agenda. Met interne opleidingen, minimaal iedere zes maanden, geven wij concrete invulling aan de open norm: AML. Software helpt bij het creëren van deze bewustwording. Het maakt mensen bewust van het AML-proces en de AML-check. Maar het belangrijkste blijft ons motto: 'De AML-instelling; dat is de advocaat'." 

Lees het gehele interview met Hans Urlus.   

Conclusie 

Niet ad hoc maar consequent bijhouden en monitoren is het sterke advies om van een nood een deugd te maken. Het komt niet sterk over als u, net voor een controle, al uw dossiers op orde moet brengen. Niet alleen ziet de toezichthouder dat alles de week ervoor in orde is gemaakt, ook betekent dit dat er ineens veel resources moeten worden vrijgemaakt. Of u het AML-proces automatiseert of niet, maak AML onderdeel van uw werkproces. Zorg dat u niet pas begint als u een brief ontvangt, begin vandaag nog. Dat kan heel simpel door samen te gaan zitten met een specialist en de eerste stappen samen te formuleren.