Skip to content

De RegLab applicatie

Met de software en aanvullende dienstverlening van RegLab werkt ieder kantoor, zowel klein als groot, Wwft en Voda proof. De applicatie automatiseert het volledige Wwft-werkproces. Dat geldt ook voor het cliëntonboardingproces. Het resultaat? Een gestroomlijnde werkwijze voor iedere professional die compliant werken serieus neemt. Hierdoor haal je met meer gemak én met meer plezier cliënten binnen. En, niet geheel onbelangrijk, je voorkomt hoge boetes.

Eenvoudig naleven van wet- en regelgeving

Wwft-compliant werken: het is makkelijker gezegd dan gedaan. Vaak vindt de werkvloer het lastig om invulling te geven aan de open normen vanuit de wetgeving. Onze software helpt je om hier gestructureerd en verantwoord mee om te gaan. Met de RegLab applicatie beschik je over een stabiele, digitale basis die jou en jouw cliënt stap voor stap door het Wwft-proces leidt. RegLab zorgt dat volledig Wwft-proof werken niet als glad ijs aanvoelt, maar zorgt voor een stabiele ondergrond waarop je ‘smooth’ vooruit kunt.

Product
Het binnenhalen van cliënten was nog nooit zo makkelijk én klantvriendelijk. Sanctie-, UBO- en PEP-checks, risicoprofielen bepalen en het versturen van opdrachtbevestigingen: je vindt alles in één workflow. Bye bye handmatige formulieren, welcome efficiënt werken. 
Cliënt onboarding

Cliëntonboarding features

Identificatielink
Niet langer hoef je jouw cliënt ‘lastige’ vragen te stellen. Het is de software die jouw cliënt vriendelijk en veilig door de check heen loodst.
Opdrachtbevestiging
RegLab zorgt dat iedere cliënt de opdrachtbevestiging ontvangt en accordeert.
Algemene voorwaarden en privacy statement
RegLab zorgt dat iedere cliënt de algemene voorwaarden en het privacy statement ontvangt en accordeert. Ook als de algemene voorwaarden wijzigen.
ID-check
De RegLab tool vraagt alle cliëntinformatie op die verplicht is volgens de Wwft, zoals een identiteitsdocument. Met de BSN-blocker kan de cliënt het BSN en de pasfoto eenvoudig afschermen.
UBO-check

Zwaai handmatige UBO-verklaringen uit. Het digitale proces van RegLab voldoet aan alle Wwft-vereisten rondom de UBO-check.

PEP-verklaring
Is er een PEP bij het dossier betrokken? De applicatie vraagt dan automatisch om de PEP-verklaring ter bevestiging en de herkomst van vermogen.
Herkomst van middelen
Bij financiële transacties die onder de Wwft vallen, ben je verplicht om de herkomst van middelen te onderzoeken. RegLab neemt jou dit werk, 100% accuraat en volledig geautomatiseerd, uit handen.
Screening
Beheer het gehele screeningproces vanaf één platform. Van sancties tot negatieve media. Je krijgt automatisch een melding bij een verhoogd risico.
Risicoprofielen vastleggen & onderzoeken
Geef eenvoudig in elk dossier aan met welk risicoprofiel je te maken hebt. Je maakt de keuze voor het risicoprofiel en het type vervolgonderzoek op basis van de informatie die cliënt aanlevert.
Zijn de opdrachtbevestiging en het privacy statement goedgekeurd door cliënt? Voldoet het dossier aan de Wwft-checks en is het risicoprofiel onderbouwd? Hoe fijn is het om op al deze punten met zekerheid ‘ja’ te kunnen zeggen? RegLab maakt van iedereen een ja-knikker.
Dossiervastlegging

Dossiervastlegging features

Cliëntinteractie
Geautomatiseerde identificatielinks zorgen voor een naadloos cliënt onboarding proces. Groot voordeel is dat de software de cliëntidentificatie voor rekening neemt en niet de advocaat zelf.
Wwft-module
Deze module is meer dan een simpele ‘check in the box’. Het is een volledig uitgedachte workflow, die ervoor zorgt dat je 100% Wwft-compliant werkt. Met RegLab leg je niet alleen de uitgevoerde Wwft-checks, maar ook de verrichte controles rondom Wwft vast.
Voda-module
Deze module neemt de identificatie en de verplichte vastlegging voor advocaten uit handen. Je hebt real-time overzicht van het aantal Voda-dossiers ten opzichte van de Wwft-dossiers.
Accorderen van documenten
RegLab zorgt dat iedere cliënt standaard de opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden en het privacy statement ontvangt en accordeert. Ook als in de toekomst de algemene voorwaarden veranderen.
Beveiligde omgeving
Jouw cliënt opent via een link een uiterst veilige omgeving, waar het systeem alle documenten centraal opslaat en beheert volgens de nieuwste ICT-standaarden en AVG-richtlijnen.
Integraties
Van dubbel werk houden we niet. Jij ook niet. Koppelingen met CRM- en dossiermanagementapplicaties voorkomen dat je in twee systemen dossiers aanmaakt.
Hoe screen je eenvoudig lopende dossiers en bestaande cliënten? RegLab zorgt voor geautomatiseerde notificaties. Wijzigt een risicoprofiel? Dan krijg je hiervan een melding.
Sanctiewet-en-de-Wwft

Screening & monitoring features

Sanctie en hoog-risicolanden check
RegLab checkt alle sanctie- en hoog-risicolanden lijsten en informeert je daarover.
PEP-check
Wees als eerste op de hoogte van belangrijke wijzigingen in de risicostatus van de cliënt dankzij onze automatische PEP-check.
Adverse media check
Wanneer je een persoon (vertegenwoordiger, contactpersoon, UBO of PEP) of entiteit toevoegt aan het dossier, start automatisch een grondige controle om eventuele negatieve publiciteit op te sporen.
Tussendoor met één druk op de knop een overzicht van Wwft- en Voda-dossiers en risicoprofielen? Handig voor het management én de toezichthouder. Zo makkelijk kan compliant werken zijn.
Rapportage

Rapportage features

Overzicht van dossiers
Alle documenten worden centraal opgeslagen en gemonitord. Je ziet met één blik de stand van zaken.
Automatische audit trail
Handig zo’n audit trail. Niet alleen als naslagwerk voor jou, maar ook voor de toezichthouder. Je hebt à la minute het laatste overzicht van dossiers en bijbehorend bewijsmateriaal.
Risicoprofielen monitoren
Het systeem signaleert automatisch risicoprofielen en monitort deze voortdurend. Het legt escalaties, acties en onderzoeken vast.
Rapportages management
Krijg inzicht in transacties en statussen. Hoeveel Wwft-dossiers heb je (ten aanzien van Voda) en hoeveel hoog-risicodossiers zijn er? Van vraag naar antwoord.
Rapportage toezichthouder
De toezichthouder komt langs voor een controle. Geen paniek! Met slechts één klik creëer je een rapportage speciaal voor de toezichthouder en overtuig je de toezichthouder van het Wwft-kantoorbeleid en de uitvoering ervan.
Export
Maak eenvoudig van alle dossiers en onderliggende data een exportbestand, waar je gedetailleerd kan filteren en analyses kan maken, zowel op persoonlijk, op team- als op kantoorniveau.

Wwft-compliance dienstverlening

Een Wwft-beleid doorvoeren is geen recht-toe-recht-aan verhaal dat je er ‘even bij doet’. Hoe zorg je ervoor dat het Wwft-proces volledig op orde is en wat wordt er tijdens een controle van je verwacht? Met de Wwft-ondersteuning van RegLab ben je verzekerd van een goede aanpak én uitvoering. Je kunt hierbij denken aan ondersteuning op beleidsgebied, maar ook op uitvoerend vlak zoals reviews, audits, trainingen en volledige outsourcing. Deze professionele compliance ondersteuning is ook beschikbaar voor kantoren zonder Wwft-software. 

Veelgestelde vragen over de RegLab applicatie

Wordt de Wwft-content up-to-date gehouden?

Is de applicatie alleen geschikt voor grote kantoren?

Is de applicatie alleen geschikt voor Wwft- of ook voor Voda-zaken?

Checkt de applicatie ook op sancties?

Genereert RegLab een overzicht voor de toezichthouder?

Hoe werkt het identificatieproces?

Kan ik de opdrachtbevestiging via de applicatie versturen?

Waarin verschilt RegLab ten aanzien van andere Wwft-compliance software?

Hoe veilig zijn mijn gegevens in de RegLab applicatie?

Voldoe ik hiermee ook aan de AVG-richtlijnen?

Welke integratiemogelijkheden biedt RegLab?

Hoe ziet de implementatie en onboarding eruit?

Bieden jullie klantenondersteuning en technische hulp?

Op welke apparaten werkt de RegLab applicatie?

In welke talen is de applicatie beschikbaar?