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Mise à jour de la politique de lutte contre le blanchiment de capitaux : les trois erreurs les plus fréquentes

La politique de lutte contre le blanchiment de capitaux est un élément dynamique de votre entreprise. Dans ce domaine, il y a des évolutions et les règles changent régulièrement. Ces changements peuvent avoir une incidence sur votre politique. J'ai remarqué que les entreprises ont du mal à gérer activement cette situation. Dans ce blog, je décris les trois erreurs les plus courantes et je donne quelques conseils pratiques. 

Conformément à la législation en vigueur

Il est important que votre politique corresponde à la législation en vigueur à ce moment-là. Prenons l'exemple du registre des bénéficiaires effectifs. Depuis son introduction, les organisations sont tenues d'effectuer un contrôle des bénéficiaires effectifs. Si les données du registre ne correspondent pas à celles fournies par le client, vous devez en informer le registre. Les questions de ce type, qui sont reflétées dans la législation, doivent également être integreesdans votre politique. 

Dans votre politique, vous ne décrivez pas le rôle de chacun. Une politique est une description générale :   

  • De l'appétit au risque de l'entreprise   
  • Du processus interne de lutte contre le blanchiment de capitaux ;   
  • Des profils de risque associés.  

Vous trouverez plus d'informations sur le contenu de la politique dans un blog précédent sur les éléments essentiels d'une politique basée sur le risque.  

Le point de départ de votre politique de lutte contre le blanchiment de capitaux est la question de savoir si vous devez ou non vous conformer à la législation en la matière. Même si vous avez l'impression de ne pas faire partie de la sphère LBC/FT, un dossier ordinaire peut évoluer au fil du temps. Si vous vous retrouvez dans la sphère de la lutte contre le blanchiment d'argent, il est important que vous puissiez tenir compte de votre politique. 

 

À quelle fréquence devez-vous mettre à jour vos politiques ?  

Ce qui est important dans une politique actualisée, c'est que tous les éléments soient mis à jour périodiquement. Je vous entends maintenant vous demander : "À quelle fréquence dois-je le faire ?" À mon avis, la politique doit être un document vivant. Tous les mois est peut-être un peu excessif, mais assurez-vous de prévoir un moment pour cette opération au moins une fois tous les deux ans. Passez en revue la politique et vérifiez si elle est toujours conforme à la législation actuelle en matière de LBC/FT 

 

Les trois erreurs les plus courantes

Quelles sont les erreurs que je rencontre le plus souvent dans la pratique ? 

  1. Dans le tiroir  
    Ce que je constate le plus souvent, c'est qu'une politique est rédigée, mais qu'elle n'est pas revue. Pourtant, il est de plus en plus important de disposer de ces politiques. La lutte contre le blanchiment de capitaux joue un rôle de plus en plus important et l'autorité de surveillance va exercer un contrôle de plus en plus poussé. Par exemple, des éléments cruciaux peuvent manquer de la politique, tels que l'examen des listes de risques et de sanctions ou que faire en cas d'implication d'une PPE. Vous voulez savoir ce qu'est une PPE et comment les contrôler ? Lisez cet article. 
     
  2. Pas une politique mais une feuille de route 
    Il m'arrive de constater que ce qui devrait être une politique n'en est pas une mais une feuille de route. Un plan d'action qui définit dans les grandes lignes la manière de procéder. Cependant, une politique vient avant cela. L'ensemble du processus de travail doit être détaillé de A à Z. Elle doit également inclure l'analyse des risques et l'appétit au risque de votre entreprise. Souvent, je ne vois pas ces deux parties reflétées, alors qu'elles sont obligatoires. Ici, vous décrivez le type de clients que vous avez, les secteurs dont ils sont issus et le type de dossiers qu'ils vous soumettent. Par exemple : si votre entreprise se spécialise dans la cryptomonnaie, il n'est pas nécessaire de marquer chaque client avec un profil de risque élevé. Après tout, il s'agit de votre spécialisation, mais vous devez inclure cet élément et l'expliquer correctement dans votre politique. Un cabinet qui traite sporadiquement des affaires de crypto-monnaies attribuera à ce type de clients un profil de risque élevé. En résumé, il est important d'examiner attentivement et de consigner votre analyse des risques. 
  3. L'exception devient la norme 
    Dans la pratique, je constate que les entreprises veulent inclure des exceptions. Par exemple, elles souhaitent effectuer des recherches simplifiées sur des dossiers spécifiques. Quand ces entreprises veulent inclure cette exception dans la politique, mon conseil est toujours le suivant : ne le faites pas. J'ai vu tellement de fois que l'exception devient alors la norme. Ne pas faire d'enquête du tout est toujours une erreur et si vous voulez faire une recherche simplifiée, il est presque inévitable que cela devienne rapidement la nouvelle norme. Bien sûr, il y aura toujours des exceptions, mais il ne faut pas que cela devienne la norme car cela ne peut plus être expliqué au superviseur. 

Parlons du superviseur. Une chose est sûre, lors de la visite d'un superviseur, la politique est un élément important et très probablement le point de départ de la conversation. Il ou elle posera certainement la question suivante : "Votre entreprise dispose-t-elle d'une politique écrite en matière de risques et, si oui, puis-je la voir ?" Préparez-vous à répondre à cette question. 

 

In conclusion

Pour conclure, je vous conseille de rédiger une politique et de la mettre à jour au moins une fois par an, conformément à la réglementation LBC/FT.  

Vous avez besoin d'aide pour rédiger ou mettre à jour votre politique LBC/FT ? Dans ce cas, jetez un coup d'œil à notre service de conformité LBC/FT qui vous offre un soutien et des conseils sur votre politique.  

Dossier thématique : bien se préparer à l'audit du superviseur

Cet article fait partie d'une série d'articles et de fichiers à télécharger qui vous aideront à vous préparer à la visite du superviseur. Vous voulez être sûr à 100 % d'être à l'abri du blanchiment d'argent et prêt pour la visite du superviseur KYC? Retrouvez toutes les questions fréquentes (FAQ) dans notre Centre de connaissances. 

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