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Rapports pour l’autorité de contrôle | être prêt pour un audit

Il est très important d'enregistrer le processus de lutte contre le blanchiment d'argent et d'en rendre compte, à la fois pour ses propres dossiers, et pour avoir une vue d'ensemble lors d'un audit. Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent, il est important de disposer d'une politique interne adéquate d'enregistrement et de déclaration des activités requises par la loi. 

Rapporter à l’autorité de contrôle

Au cours d'un audit de lutte contre le blanchiment d'argent, le superviseur vous pose plusieurs questions. Par exemple : « Combien y a-t-il d'affaires liées à la lutte contre le blanchiment d'argent par rapport aux affaires non liées à la lutte contre le blanchiment d'argent au sein de votre cabinet ? », « Combien de PPE ont été enregistrées ? » et « À quelle fréquence une vigilance accrue à l'égard de la clientèle a-t-elle été exercée ? ». Il est de plus en plus important d'enregistrer le processus de lutte contre le blanchiment d'argent et d'en rendre compte au superviseur avec des informations détaillées lors d'un audit.   

Le superviseur souhaite avoir une vue d'ensemble rapide et une compréhension claire des différents éléments discutés lors d'un audit. Ce ne sont pas seulement les données elles-mêmes qui sont essentielles, mais aussi le fait de les rendre compréhensibles. Tant à l'échelle du cabinet qu'au niveau de chaque dossier. La possibilité d'établir facilement des rapports rend heureux le superviseur et vous assure une sérénité lors du prochain contrôle. 

Si vous utilisez un processus manuel de lutte contre le blanchiment d'argent, il peut être difficile d'indiquer exactement où se situent les risques et comment ils ont été évalués. Si vous ne disposez pas de données, vous ne pouvez pas non plus fournir de réponses étayées. Les rapports RegLab vous permettent de fournir un état actuel et très précis de vos activités LBC/FT. 

Vous souhaitez imprimer un aperçu des questions de lutte contre le blanchiment d'argent et des profils de risque en un clic lors d'un audit ? C'est possible ; si vos dossiers LBC sont clairs, numériques et structurés. Il s'agit non seulement de présenter le nombre d'affaires de lutte contre le blanchiment d'argent et la manière dont elles ont été évaluées, mais aussi de démontrer comment vous les contrôlez.  

Les rapports de lutte contre le blanchiment d'argent ne fournissent pas seulement les informations de gestion nécessaires, ils sont également utiles en cas d'audit. Un logiciel moderne de lutte contre le blanchiment d'argent, tel que RegLab, vous permet de comprendre rapidement ce que le superviseur vous demande. 

Le rôle des superviseurs lors d'un audit

De qui parlons-nous lorsque nous parlons des superviseurs ? En d’autres termes, à qui devez-vous rendre des comptes lors d'un audit ? Cela dépend du groupe professionnel auquel vous appartenez.    

Lors d'une visite, ces superviseurs se concentrent principalement sur le respect de l'obligation de déclaration et sur la conduite d'enquêtes, approfondies ou non, sur les clients. À cette fin, ils vérifient votre politique de risque et l’enregistrement des données obligatoires. Ils vérifient également si vous signalez les transactions inhabituelles. Si vous ne respectez pas les obligations en matière de LBC, les autorités de contrôle peuvent vous infliger une sanction ou une amende. Dans les cas les plus extrêmes, ils font appel au procureur de la République pour engager des poursuites pénales. En résumé, il est essentiel que vous disposiez des bonnes informations et que vous soyez en mesure de les fournir rapidement. 

Que devez-vous montrer lors d'un contrôle ?

Pour répondre à la question du superviseur sur la manière dont vous, en tant que bureau, déterminez si une affaire relève de la lutte contre le blanchiment d'argent, il est important de prendre en compte les éléments suivants.  

  • Pour répondre à la question du superviseur sur la manière dont vous, en tant que bureau, déterminez si une affaire relève de la lutte contre le blanchiment d'argent, il est important de prendre en compte les éléments suivants.  
    Le superviseur attend de vous que vous évaluiez chaque dossier individuellement. Si vous n'avez pas consigné votre analyse, il est possible que le superviseur vous inflige une amende ou une sanction. Un rapport dans lequel vous montrez rapidement ce qui a été fait est un avantage.   

  • Veillez à ce que l'évaluation fasse partie de la politique LBC/FT  
    Il est essentiel que vous décriviez dans la politique de votre cabinet la manière dont vous prenez en compte la lutte contre le blanchiment d'argent et sur la base de quels critères. Dans un rapport, vous montrez ensuite comment vous avez testé et contrôlé chaque affaire en continu.  

  • Changement de « couleur » du dossier  
    Le superviseur exige de plus en plus un contrôle strict de tous les dossiers en cours. Lors d'un audit, le superviseur veut voir que vous surveillez en permanence le moment où un dossier « change de couleur » et ce que vous faites pour effectuer une enquête LBC/FT en conséquent.  

Rapports dans RegLab

Le superviseur vient pour un audit. Pas de panique ! Quelques rapports suffiront à le convaincre de l’efficacité de votre politique LBC/FT et de sa mise en œuvre. RegLab vous aide non seulement à enregistrer les informations LBC/FT essentielles et à effectuer des contrôles, mais aussi à établir des rapports. Par exemple, à l'aide d'une piste d'audit, vous pouvez rapidement montrer, entre autres, les éléments suivants :  

  • les dossiers à haut risque et les mesures de suivi qui ont été prises ;   
  • le statut des affaires et des transactions en cours ;   
  • le nombre de dossiers de lutte contre le blanchiment d'argent et le nombre de dossiers à haut risque ;   
  • le suivi des dossiers de manière continue ;  
  • les PPE identifiées. 
Check, approve and create an audit trail

Prêt pour un audit par le superviseur

Les questions posées par le superviseur lors d'un contrôle sont décrites dans notre « Knowledge Centre ». Vous y trouverez des informations sur les neuf sujets abordés lors d'un contrôle.     

RegLab

Vos dossiers LBC/FT sont-ils à jour ?

Lors d'un contrôle, le superviseur examinera la manière dont vous gérez vos fichiers LBC. Dans cet article, nous expliquons quelles parties sont contrôlées par le superviseur et comment maintenir votre administration LBC à jour.  

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