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Votre bureau dispose-t-il d'une politique écrite en matière de risques ?

Question n° 3 du superviseur  

Disposez-vous d'une politique interne basée sur le risque et, dans l'affirmative, puis-je la consulter ?  

Attendez-vous à cette question lors d'un contrôle. Dans la pratique quotidienne, il s'avère que répondre à cette question de manière satisfaisante peut être un véritable défi. 

Personnaliser la politique interne type 

Lors de la rédaction d'une politique interne en matière de risque, les bureaux utilisent souvent un modèle comme celui du Barreau. Ce modèle constitue une excellente base. Il est encore mieux de le personnaliser. Plus une politique interne est personnalisée, mieux elle peut être intégrée dans les processus de travail existants. Vous vous demandez peut-être "Comment dois-je procéder exactement ?" Vous trouverez ci-dessous trois éléments essentiels pour rédiger votre propre politique interne solide. 

 

#1 : L'appétit pour le risque de votre entreprise  

Incluez dans votre politique l'appétit pour le risque de votre entreprise. Décrivez les risques identifiés par votre service et votre perception de ces risques. En abordant la politique de lutte contre le blanchiment d'argent de cette manière, vous la rendez concrète et moins obscure. Analysez les secteurs que vous ciblez et les risques que ces secteurs ou ces clients présentent. Après avoir identifié et décrit ces risques, vous serez en mesure de procéder plus efficacement, en rendant ces risques plus visibles. 

 

#2 : Le processus de travail en matière de lutte contre le blanchiment d'argent  

Il est important de décrire en détail l'ensemble du processus de travail, depuis l'acceptation et l'identification des nouveaux clients jusqu'au signalement de toute transaction inhabituelle. Cela s'applique également à toutes les exceptions et, par exemple, aux clients "complexes". Comment procéder lorsqu'une entreprise étrangère est impliquée ? En particulier s'il s'agit d'une entreprise d'un pays à haut risque ? Quelles sont les étapes à suivre ? Comment agissez-vous en cas de déclaration de transaction inhabituelle et comment surveillez-vous les clients existants ? N'oubliez pas non plus de noter qui fait quoi, comment vous garantissez le principe des quatre yeux et quel est le rôle d'un responsable de la conformité (le cas échéant). Dans le quatrième blog, nous aborderons plus en détail les procédures de lutte contre le blanchiment d'argent. Il s'agit d'une bonne source d'inspiration.  

 

#3 : Qualification des risques  

La méthode de qualification des risques fait partie du processus de travail mentionné ci-dessus. Comme elle est très spécifique, je l'aborderai séparément dans ce paragraphe. Je conseille à chaque entreprise de déterminer ce qu'est un risque faible, moyen ou élevé et comment agir dans ces cas. C'est vous qui décidez si un client présente un profil de risque élevé. Le moyen le plus simple est d'ajouter une liste d'indicateurs de risque à votre politique interne.   

Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent, vous avez affaire à des indicateurs objectifs et à des indicateurs subjectifs. Dans le cas des indicateurs subjectifs, vous déterminez vous-même, sur la base de vos propres considérations, s'il y a des raisons de penser que le client peut être impliqué dans des actes de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. Vous devez consigner cet examen dans votre politique, c'est-à-dire les conclusions que vous tirez et le moment où vous les tirez. Malheureusement, il n'existe pas de liste fixe d'indicateurs subjectifs. Définissez ici le fonctionnement d'une escalade et garantissez la règle des quatre yeux. 

 

L'importance d'une politique interne basée sur le risque pour KC Legal  

Nous avons demandé à Friggo Kraaijeveld, juriste/fiscaliste, pourquoi une politique de risque est importante pour son cabinet. Friggo : "D'une part, nous sommes légalement tenus de rédiger cette politique. D'autre part, cela nous permet de prendre conscience des risques liés à notre activité. Nous avons formulé des processus et nous pouvons maintenant agir de manière uniforme. C'est devenu une façon de penser et offre un point de départ idéal pour un travail basé sur les processus. En outre, j'aime éviter les amendes.  

Nous avons demandé à Friggo de donner un conseil aux autres cabinets. Voici son commentaire : "Utilisez les connaissances d'autres personnes, comme un spécialiste qui peut vous aider à définir le format et les parties à traiter. Lorsque vous donnez corps à la politique, veillez à rester proche de vous-même en tant que bureau. Pour nous, l'élaboration de la politique de gestion des risques est immédiatement devenue une sorte de "vérification de l'équilibre". 

 

Conseil 

Si vous avez réglé ces trois points, inscrivez-les dans votre politique. Notre conseil pour cela ? Visualisez, c'est-à-dire dessinez, le processus de travail et la procédure d'escalade. Au lieu de les décrire sur plusieurs pages, vous pouvez les esquisser, par exemple dans une infographie (une image formatée montrant le processus). Vous n'y parvenez pas ? N'hésitez pas à nous contacter. Nous réalisons régulièrement ces visualisations dans le cadre de notre service "Compliance".  

Enfin, voici quelques conseils pratiques pour la rédaction, la mise en œuvre et la mise à jour de la politique.  

Veillez à ce que la politique soit personnelle à votre entreprise. Faites-la vôtre et gardez à l'esprit toutes les exceptions propres à votre entreprise. 

  1. Assurez-vous que votre politique est toujours à jour. Vérifiez régulièrement et planifiez ces contrôles. Vérifiez également si la politique est toujours conforme à la législation la plus récente.  
  2. Il est important que la politique soit facile à trouver pour chaque employé. Enregistrez-la dans votre environnement intranet ou, si vous l'utilisez, dans le centre de connaissances de votre logiciel de lutte contre le blanchiment d'argent (par exemple, RegLab).  
  3. Veillez à ce que la politique soit mise en pratique par tout le monde. Elle doit devenir un élément dynamique de votre bureau. Organisez des journées d'information et des sessions de formation internes.  

Le superviseur vous demandera de montrer votre politique sur la base de deux clients (au hasard). Si rien n'est trouvé dans le dossier, une réprimande ou une amende s'ensuivra. Si vous suivez les conseils de cet article, vous éviterez les conversations difficiles avec le superviseur. 

Dossier thématique : bien se préparer à l'audit du superviseur

Cet article fait partie d'une série d'articles et de fichiers à télécharger qui vous aideront à vous préparer à la visite du superviseur. Ce contenu est basé sur les questions fréquentes (FAQ) d'un superviseur lors d'un audit. Vous voulez être sûr à 100 % d'être à l'abri du blanchiment d'argent et prêt pour la visite du superviseur KYC? Retrouvez toutes les questions fréquentes (FAQ) dans notre Centre de connaissances

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