Fristen setzen
Wenn Sie eine/-n neue/-n Kunden/-in aufnehmen, führen Sie eine Geldwäsche-Prüfung durch. Oft bleibt es dabei. Nach der GwG-Gesetzgebung müssen Sie jedoch die Kunden/-innen, für die Sie kontinuierlich arbeiten, regelmäßig überwachen. Leider gibt es dafür keine Vorschriften. Und das macht die Sache ziemlich schwierig. Das Gesetz verlangt jedoch, dass Sie Profile mit niedrigem, mittlerem und hohem Risiko definieren und in Ihrer Geldwäsche-Politik die Zeiträume festlegen, in denen Sie sie überprüfen sollten. Jetzt fragen Sie sich wahrscheinlich: Welche Fristen sind üblich und realisierbar? In der Regel sehen wir die folgenden Überwachungsfristen und empfehlen sie auch.
- Hohes Risikoprofil: einmal pro Jahr.
- Mittleres Risikoprofil: einmal alle zwei Jahre.
- Niedriges Risikoprofil: einmal alle drei Jahre.
Was müssen Sie überwachen?
Der Vorteil der Arbeit mit einer Software wie RegLab's besteht darin, dass Sie bei der Eröffnung einer neuen Akte unter dem/der Kunden/-in automatisch eine Auftragsbestätigung mit einem neuen Identifizierungslink einfügen. Alle bekannten Details sind bereits ausgefüllt.
Die Verantwortung für die Überprüfung und Freigabe der Daten liegt bei dem/der Kunden/-in. Wenn sich Daten geändert haben, muss der/die Kunde/-in dies angeben. Sie erhalten dann eine Benachrichtigung darüber. Sowohl die Änderungen als auch die Zustimmung des/der Kunden/-in werden in der Akte vermerkt. Was aber, wenn unter einem/-r bestehenden Kunden/-in keine neue Akte angelegt wird, zum Beispiel weil ein Auftrag über mehrere Jahre läuft?
Unsere Empfehlung
Ehrlich gesagt, sehen wir in der Praxis kaum Büros, die diese Kontrolle strukturell in ihr Unternehmen einbauen. Da sie obligatorisch ist, aber überschaubar bleiben muss, empfehlen wir, einen festen Zeitpunkt im Jahr zu wählen, an dem alle (langfristig) laufenden Akten gesichtet werden. Fertigen Sie einen Ausdruck der Kunden/-innen an, auf dem vermerkt ist, wann das letzte Kundenscreening durchgeführt wurde. Beginnen Sie mit den Hochrisikoprofilen und arbeiten Sie sich zu den Niedrigrisikoprofilen vor. Teilen Sie Ihren Kollegen/-innen Fristen und "Kontrolltermine" mit. Auf diese Weise werden sie darauf aufmerksam gemacht, dass eine weitere Runde der Kundenüberprüfung stattfinden sollte.
Eine andere Möglichkeit ist natürlich, die Überwachung auszulagern. Dies tun wir im Rahmen unseres Compliance-Service für mehrere Büros. Das häufigste Argument von Kanzleien, die die Überwachung auslagern, lautet: "Keine Zeit". Mit unserem Compliance-Service helfen wir den Büros, einen Einblick in ihr Portfolio zu gewinnen und einen Plan für die Überwachung zu erstellen.
Was passiert, wenn sich Kundendaten ändern?
Wenn sich Daten ändern, wird dies sofort in der Datei berücksichtigt. Wenn es vorher keinen PEP gab und jetzt doch, steigt das Risikoprofil von mittel auf hoch. Dies ist ein Zeichen für den/die Anwalt/Anwältin, Nachforschungen anzustellen. Wenn Sie nicht über eine Geldwäsche-Software verfügen, sind Sie verpflichtet, dies ebenfalls zu tun. Die meisten Kanzleien entscheiden sich dann dafür, dies manuell per E-Mail mit einem Formular anzufordern.
Zusätzliche Überwachungsfunktion bei RegLab
RegLab verfügt über eine weitere interessante Funktion. Im Hintergrund werden die Kunden/-innen nämlich ständig daraufhin überprüft, ob sie auf Risiko- und Sanktionslisten stehen. Sie können einfach einen Bericht darüber ausdrucken und bei Bedarf Maßnahmen ergreifen. Angenommen, Russland steht nicht mehr auf der Sanktionsliste, dann haben Sie im Handumdrehen einen Überblick über die Dateien, an denen Russland involviert ist, und können diese entsprechend ändern.
